Słowniczek podstawowych pojęć Business Intelligence

Business Intelligence

Business Intelligence (analityka biznesowa) jest pojęciem o bardzo szerokim znaczeniu. Najczęściej są to systemy definiowane jako „zintegrowany zestaw narzędzi, technologii oraz produktów programowych do zbierania danych z różnych rozproszonych źródeł, ich integrowania, analizowania i udostępniania”. Dzięki możliwości łączenia i analizowania danych obejmujących cały obszar działania przedsiębiorstwa, zgodnie z przyjętymi procesami biznesowymi, pozwalają one odpowiednio zarządzać wiedzą w organizacji, symulować i prognozować skutki przeprowadzanych działań oraz usprawniają proces podejmowania decyzji dzięki interaktywnym raportom oraz kokpitom menadżerskim. W systemach ERP sposób przechowywania danych jest zoptymalizowany do obsługi bieżących działań operacyjnych, jednak w przypadku zapytań analitycznych może to powodować znaczące wydłużenie czasu przetwarzania. Generowane wyniki przedstawiane są najczęściej w postaci dwuwymiarowej tabeli, która w przypadku zaawansowanych analiz zawierających większą ilość zmiennych może nie być wystarczająca do dokładnych analiz (zobacz więcej: System Business Intelligence – narzędzie do efektywnego zarządzania).

Logika asocjacyjna

Analiza asocjacyjna naśladuje prace umysłu człowieka – kojarzy elementy, łączy w jedną całość i znajduje wzajemne związki. Na tym właśnie bazuje unikatowa technologia, która umożliwia dokonywanie wszystkich obliczeń w czasie rzeczywistym, w momencie klikania przez użytkownika. Wyszukiwanie informacji jest więc tak proste jak w popularnej przeglądarce Google. Analizy można prowadzić wyjątkowo szybko, elastycznie, bez konieczności ich ograniczania do predefiniowanych ścieżek zapytań, widząc zawsze wszelkie zależności pomiędzy danymi.
Budując natomiast klasyczny system BI konieczne jest zdefiniowanie powiązań między danymi, w szczególności hierarchii. Tworząc model danych, prawie zawsze wszystkie połączenia muszą zostać po kolei przeanalizowane, rozważone i skonfigurowane. Dopiero w kolejnym kroku dodawane są potrzebne, wynikłe z wcześniejszej analizy hierarchie, które zapewniają możliwość drążenia. Każda nowa potrzeba pociąga zatem za sobą zmiany w modelu i ręczne dodawanie połączeń i hierarchii. Logika asocjacyjna różni się tym, że wszystkie dane są automatycznie od razu ze sobą powiązane. Jeżeli jakieś powiązanie jest niepotrzebne lub niepoprawne, zostaje usunięte. Znacząco przyspiesza to prace podczas modelowania danych w celu zaprezentowania ich w raportach.
Jak widać na powyższym schemacie, między wybranymi obiektami są zdefiniowane wszystkie możliwe połączenia, dzięki czemu użytkownik, wybierając np. określone województwo, automatycznie uzyskuje informacje o regionach, jakie się w nim znajdują, o produktach, które są w nich sprzedawane, oraz dane przedstawicieli handlowych, którzy pracują na tym obszarze.

Kokpity menedżerskie

Kokpity menedżerskie (Dashboards) prezentują kluczowe dane dotyczące działania organizacji. Posiadają wiele interaktywnych elementów graficznych, m.in. takich jak suwaki, rozwijane menu, widgety (kontrolki), które zapewniają rozbudowane możliwości analizy danych, umożliwiając tym samym np. analizę najważniejszych KPI przedsiębiorstwa.
Narzędzia tego typu umożliwiają sprawną analizę przedsiębiorstwa, pozwalają zwiększyć trafność podejmowanych przez menedżerów decyzji, ułatwiają zarządzanie przepływem informacji w firmie oraz pozwalają monitorować na bieżąco wyniki firmy, dzięki czemu zwiększona jest efektywność działania całej organizacji.

KPI

KPI (Key Performance Indicators) to wskaźniki pozwalające mierzyć stopień realizacji procesów biznesowych (np. sprzedaż) oraz ocenić efektywność ich realizacji (koszt, czas, jakość). KPI pozwalają na sprawną interpretację wyników, dzięki czemu można m.in. szybko reagować na pojawiające się problemy (np. spadek sprzedaży) czy też śledzić efekty wprowadzanych zmian.
KPI najczęściej mają postać wskaźników bądź ukierunkowanych strzałek, co widać na poniższych przykładach.

Proces ETL

Proces ETL (ang. Extraction, Transformation and Loading) polega na integracji danych pochodzących z różnych źródeł w celu zapewnienia wysokojakościowych i spójnych danych. Proces ten ma kluczowe znaczenie w budowie i utrzymaniu hurtowni danych, ponieważ tylko odpowiednio zintegrowane i przekształcone dane będą użyteczne w analizach biznesowych.

Hurtownia danych

Hurtownia danych (DWH – Data Warehouse) – baza, w której dane są przechowywane w sposób umożliwiający wykonywanie w sposób szybki i wydajny zaawansowanych zapytań analitycznych, których wyniki można wykorzystać w procesie decyzyjnym.

OLAP

OLAP (Online Analytical Processing) – klasa systemów informatycznych do wspomagania działalności organizacji o zakresie taktycznym i strategicznym, w przeciwieństwie do systemów transakcyjnych, wspierających bieżącą działalność operacyjną. W praktyce zastosowanie znajdują różne odmiany OLAP. Najpopularniejszą implementacją tego typu systemu jest hurtownia danych często nazywana relacyjnym OLAP – ROLAP. Hurtownia danych opiera się fizycznie na tym samym rozwiązaniu, co bazy transakcyjne w bardziej zdenormalizowanej strukturze pod postacią, np. gwiazdy czy też płatka śniegu. Celowa denormalizacja pozwala na wydajne odpytywanie dużych zbiorów danych, np. na potrzeby raportowe. Rozwiązaniem typu OLAP jest również kostka wielowymiarowa (Multidimensional OLAP – MOLAP), która najczęściej jest kolejną warstwą abstrakcji osadzoną na hurtowni, gdzie dane są przechowywane w plikach o specjalnej wielowymiarowej strukturze. MOLAP posiada swój własny silnik przetwarzania, umożliwiający odpytywanie danych we wspomnianych plikach w intuicyjny i szybki sposób. Warty odnotowania jest fakt, iż oprócz danych w strukturach wielowymiarowych przechowywane są również wcześniej obliczone agregacje, dzięki czemu silnik bazodanowy nie musi przetwarzać danych o najwyższym stopniu szczegółowości, a już na wstępnie przetworzonych danych. W praktyce skrót OLAP często utożsamia się właśnie z wielowymiarową kostką analityczną. Wiele narzędzi jak, m.in. SQL Server umożliwia tworzenie wersji hybrydowej pomiędzy OLAPem relacyjnym a wielowymiarowym.

In-memory

In-memory jest jedną z wiodących technologii jeżeli chodzi o rozwój systemów informatycznych. Dotychczas tradycyjne narzędzia informatyczne, zarówno te związane z bazami danych, jak i z szeroko pojętym Business Intelligence opierały się na pobieraniu danych z plików znajdujących się na dysku twardym. Na przestrzeni lat zwiększano szybkość wspomnianego odczytu, m.in. za pomocą indeksów oraz poprzez wprowadzenie nośników SSD, jednakże dopiero In-memory dało drastyczny wzrost wydajności. W podejściu tym dysk służy jedynie do przechowywania danych, nie przetwarza ich. Podczas odczytu z dysku całość danych ładowana jest do pamięci i dopiero tam następuje późniejsze jej przetwarzanie i inne działania. Pamięć operacyjna RAM jest wielokrotnie szybsza od wszystkich dostępnych w tym momencie dysków twardych, między innymi poprzez wyeliminowanie narzutu czasowego stwarzanego przez nośnik, co sprawia, że dane są generowane dużo szybciej. Przy używaniu narzędzi opartych o technologię In-memory zwiększone jest użycie pamięci RAM, a co za tym idzie maszyny na których działa aplikacja muszą być wyposażone w odpowiednią jej ilość. W praktyce technologia jest szeroko wykorzystywana, m.in. w Qlik View, Microsoft Power Pivot czy też SAP HANA.

Tradycyjne Business Intelligence, a podejście „Self-Service”

Podstawową różnicą pomiędzy tymi podejściami jest miejsce przechowywania i przetwarzania danych. Tradycyjne podejście zakłada istnienie centralnego repozytorium danych w postaci fizycznego serwera/serwerów, do którego mają dostęp narzędzia klienckie. Tego typu obiekt wyposażony jest zazwyczaj w bardzo wydajne zasoby sprzętowe mogące obsłużyć dane wymagania analityczno-raportowe.
Self-Service BI (często nazywany również Personal BI) jest podejściem nieco innym. Nie wymaga ono centralnego obiektu w swojej architekturze, a uwydatnia role narzędzi klienckich, na których mogą być budowane i użytkowane modele analityczne. Ponadto użytkownik może modyfikować istniejące rozwiązania, a nawet samodzielnie je tworzyć bez długotrwałego procesu angażującego wiele osób. Self-Service BI w przeciwieństwie do podejścia tradycyjnego nie wymaga kosztownych inwestycji w sprzęt, ale również nie gwarantuje tego co poprzednik, a mianowicie „jednej wersji prawdy” i płynnego współdzielenia dokumentów.
Istnienie kilku rozwiązań dotyczących tego samego obszaru biznesowego może różnić się między sobą, co stwarza realny problem implementacyjny. Jednakże oba podejścia mogą istnieć równolegle, dając możliwość wyeliminowania wad każdego z podejść i uwypuklenia zalet. Jednym z tego typu rozwiązań hybrydowych jest osadzenie modelu Power Pivot na portalu serwera SharePoint, dzięki czemu wielu użytkowników końcowych może korzystać z gotowego modelu, ale również modyfikować go i współdzielić z innymi.
Aktualnie wielu czołowych dostawców oprogramowania umożliwia tworzenie rozwiązań Self-Service BI jak, np.: Microsoft Self-Service BI czy też QlikView.
Koncepcja Self-Service BI w technologii Microsoft opiera się o MS Excel.

Funkcjonalności narzędzi Business Intelligence

Czy za pomocą systemów Business Intelligence można odwzorować pewne wymogi sprawozdawcze, np. raporty giełdowe, standardy MSSF itp.?

We wszystkich systemach klasy Business Intelligence możliwe jest odwzorowanie wymogów sprawozdawczych tego typu. Jednakże, aby je otrzymać, konieczne jest dostarczenie próbek i szablonów takich raportów. Poza zawartością merytoryczną, spora część narzędzi Business Intelligence udostępnia także mechanizmy tworzenia raportów „pixel perfect” (np. PIT).

Czy wyniki analiz można oglądać w wersji mobilnej na telefonie/iPadzie

Coraz więcej producentów systemów Business Intelligence dostrzega potrzeby użytkowników w zakresie rozwiązań mobilnych. Część z nich realizuje te wymagania, udostępniając dedykowane aplikacje do przygotowania rozwiązań mobilnych, a część dostosowała już narzędzia BI do funkcjonowania na urządzeniach z dużą (komputery, laptopy), jak i małą rozdzielczością ekranu (smartfony). Dzięki temu użytkownicy mogą mieć stały dostęp do aktualnych wyników przedsiębiorstwa i przeprowadzonych analiz, niezależnie od tego, z jakiego urządzenia dostępowego korzystają w danej chwili.

Czy system Business Intelligence pozwala tworzyć dynamiczne analizy?

Systemy Business Intelligence mają strukturę przystosowaną do tworzenia dynamicznych analiz. Użytkownicy w prosty i szybki sposób mogą wydobyć z hurtowni danych (zobacz więcej: hurtownia danych) potrzebne informacje i dokonać na nich szeregu operacji pozwalających uzyskać konkretną wiedzę niezbędną do szybkiego podjęcia decyzji biznesowej.

Wybór dostawcy i narzędzia BI

Jak wybrać dostawcę oprogramowania Business Intelligence?

Decyzja o wyborze dostawcy oprogramowania jest bardzo złożonym zadaniem, ponieważ wdrożenie nowego systemu w firmie będzie miało znaczący wpływ na jej funkcjonowanie pod względem organizacyjnym. Wybór dostawcy oprogramowania powinien być więc poprzedzony gruntowną analizą potrzeb firmy. Muszą zostać określone zarówno kluczowe wymagania funkcjonalne systemu, jak i rola jaką ma on spełniać w organizacji. Dopiero po tych działaniach można opracować zapytanie ofertowe oraz mechanizm oceny ofert. Jednakże docelowo rozwiązanie może składać się z narzędzi różnych producentów oprogramowania. Przykładowo, hurtownia danych może być zbudowana z wykorzystaniem narzędzi firmy Microsoft, a oparte na niej kokpity menadżerskie mogą zostać stworzone przy pomocy platformy QlikView. Dlatego, podczas wyboru odpowiednich narzędzi, najlepszym rozwiązaniem jest skonsultowanie się z doświadczonymi specjalistami Business Intelligence, którzy pomogą dobrać optymalny i dobrze zintegrowany zestaw komponentów.

Jak wybrać system Business Intelligence?

Rynek IT jest bardzo dynamiczny i ciągle pojawiają się na nim coraz to lepsze i wydajniejsze systemy Business Intelligence, dlatego ciężko jednoznacznie wskazać, który system jest najlepszy. Problem doboru odpowiedniego dostawcy i narzędzi został szerzej przedstawiony w pytaniu powyżej: Jak wybrać dostawcę oprogramowania Business Intelligence?

Czy są gotowe rozwiązania/scenariusze/modele Business Intelligence dopasowane do wybranej branży?

Część dostawców systemów Business Intelligence dysponuje gotowymi modelami dostosowanymi do konkretnych branż i zastosowań biznesowych, co znacznie skraca czas ich wdrożenia. Przeważnie specjaliści BI prezentują przykłady wdrożeń w formie ich opisów oraz case study klientów.

Czy systemy Business Intelligence to rozwiązania webowe czy desktopowe?

Większość systemów Business Intelligence posiada narzędzia zarówno webowe jak i desktopowe. Narzędzia skierowane do analityków, służące raportowaniu i analizie danych, prawie w każdym wypadku posiadają interfejs webowy. Jednakże większość narzędzi skierowanych do osób zajmujących się integracją czy modelowaniem danych należy do narzędzi desktopowych.

Koszty systemów Business Intelligence

Ile kosztuje system Business Intelligence?

Koszt wdrożenia systemu Business Intelligence zależy od wielu czynników. Przede wszystkim od skali całego wdrożenia (obszary merytoryczne, liczba użytkowników, liczba źródeł danych – stopień ich integracji między sobą itd.), a także od wyboru konkretnego narzędzia (producent/sposób licencjonowania). W celu optymalizacji kosztów można wziąć pod uwagę, poza firmą wdrożeniową, wykorzystanie zasobów własnych organizacji: zarówno IT, jak i pracowników biznesowych, którzy mogą przygotować raporty (byliby oni i tak zaangażowani merytorycznie w przygotowanie ich specyfikacji).

Czy jest wersja demo systemu Business Intelligence?

Większość systemów klasy BI nie oferuje wersji demo ze względu na ogrom całego rozwiązania. Systemy te skrojone są na potrzeby przedsiębiorstwa, w którym są wdrażane, dlatego też rzadko udostępniane są ich dema. W przypadku niektórych narzędzi istnieją wyjątki od tej reguły.
Jeżeli potencjalny zleceniodawca nie jest pewien możliwości danego oprogramowania, rozważyć można przygotowanie tzw. Proof of Concept (PoC). PoC ma na celu przygotowanie swoistego dema narzędziowego oraz rozwiązanie postawionego problemu biznesowego w oparciu o wycinek danych. Należy też mieć świadomość, że PoC może stanowić punkt wyjścia do przygotowania kompletnego wdrożenia rozwiązania klasy BI.

Jaki jest koszt szkolenia pracowników z systemów Business Intelligence?

Szkolenia pracowników najczęściej wchodzą w skład całego wdrożenia, zatem ich koszt stanowi niewielką składową całej wyceny prac wdrożeniowych i wynika z wcześniejszej analizy. Oczywiście istnieje możliwość zorganizowania niezależnych od wdrożenia, dedykowanych szkoleń. Koszt takiego szkolenia uzależniony jest od zakresu, dostarczanych materiałów, liczby osób oraz dni szkoleniowych.

Zaangażowanie specjalistów IT/BI

W jakim celu potrzebni są specjaliści Business Intelligence, jeśli firma posiada własne zasoby, tj. dział IT?

Projektowanie i wdrażanie systemów BI jest złożonym procesem, dlatego wymaga od zespołu zajmującego się jego implementacją dużych zasobów wiedzy z zakresu budowy systemów informatycznych, ogromnego doświadczenia przy tego typu projektach oraz praktycznej znajomości narzędzi analitycznych. Nie zawsze wewnętrzny dział IT firmy posiada tak dogłębną wiedzę i umiejętności jak zewnętrzni specjaliści BI, którzy dzięki dokładnej znajomości tematyki i nieustannym poszerzaniu umiejętności na profesjonalnych szkoleniach, z sukcesem wdrożyli wiele systemów Business Intelligence. Niemniej jednak współpraca z działem IT jest istotna, ponieważ w zależności od przyjętego sposobu realizacji prac, zespół zleceniodawcy może zostać znacząco zaangażowany w realizację prac wdrożeniowych.

Jakiego zaangażowania ze strony zleceniodawcy oczekują specjaliści Business Intelligence?

Wdrożenie systemu Business Intelligence to zaawansowany proces. Kluczowym elementem sukcesu tego przedsięwzięcia jest współpraca na przestrzeni całego projektu. Są jednak etapy bardziej i mniej wymagające. Najważniejszą częścią wdrożenia jest przeprowadzenie analizy wymagań raportowych/biznesowych, które ma spełnić system BI. Na tym etapie konieczne jest szczegółowe doprecyzowanie wymagań z osobami merytorycznie odpowiedzialnymi za projekt ze strony zleceniodawcy (wskazanymi na etapie inicjowania projektu). Ponadto istotne jest ustalenie kwestii związanych z infrastrukturą oraz dostępem do systemów źródłowych, które nieodzownie wymagają współpracy z wewnętrznym działem IT zleceniodawcy. Oczywistą częścią projektu, przy której wymagana jest bliska współpraca obu stron, jest etap odbioru rozwiązania. Warto również pamiętać o kluczowej części wdrożenia, czyli szkoleniach dla użytkowników końcowych i administratorów rozwiązania.

Jakie prace partner wdrożeniowy jest w stanie wykonać bezpośrednio u zleceniodawcy?

Specjaliści BI mogą wykonać komplet prac w siedzibie zleceniodawcy. Niemniej jednak możliwie jak najwięcej prac starają się przeprowadzać w siedzibie swojej firmy, aby nie obciążać zleceniodawcy dodatkowymi kosztami, związanymi z udostępnieniem stanowiska pracy na dłuższy czas. W zależności od przyjętej metodyki, wykonane prace przenoszone są etapami na serwery zleceniodawcy lub też od początku praca wykonywana jest na serwerach zdalnie. W siedzibie firmy zleceniodawcy przeprowadzana jest natomiast analiza wymagań oraz zazwyczaj odbywają się szkolenia użytkowników.
Specjaliści BI rozumieją konieczność przestrzegania wymogów bezpieczeństwa, które w pewnych sytuacjach obligują do pracy w siedzibie zleceniodawcy (zależnie od poziomu bezpieczeństwa danych). Nigdy natomiast nie jest to wymóg ze strony dostawców rozwiązań Business Intelligence.

Źródła danych systemów Business Intelligence

Jakie źródła danych można podpiąć pod system Business Intelligence?

Narzędzia ETL wchodzące w skład systemów Business Intelligence pozwalają zintegrować dane pochodzące z wielu źródeł. Wykorzystują w tym celu najczęściej dedykowane sterowniki, dzięki którym mogą bezpośrednio łączyć się z innymi systemami informatycznymi (np. ERP, CRM), bazami danych oraz plikami zewnętrznymi (np. plikami programu Excel, CSV). W sytuacji, gdy pojawia się potrzeba integracji danych ze źródeł, dla których nie ma predefiniowanego sterownika, możemy skorzystać z interfejsu ODBC bądź OLE DB.

Wybór narzędzia ETL jest bardzo istotnym elementem w trakcie projektowania systemu Business Intelligence, dlatego warto skorzystać tu z doświadczenia specjalistów, mających za sobą szereg wdrożeń, a także rozeznanie w narzędziach tego typu.

Czy można importować dane bezpośrednio z Excela do systemu Business Intelligence?

Wszystkie wdrażane systemy klasy Business Intelligence pozwalają na importowanie i eksportowanie danych z Excela – zarówno ze starszych wersji, jak i tych najnowszych. Przeważnie narzędzia służące do obsługi ETL mają predefiniowany sterownik do obsługi plików .xls oraz .xlsx, ponieważ jest to bardzo często spotykane źródło danych.

Czy do systemu Business Intelligence można sukcesywnie dodawać nowe systemy źródłowe?

Jednym ze sposobów budowy systemów Business Intelligence jest podejście przyrostowe, które zakłada rozszerzanie systemu o dane z nowych źródeł i nowe funkcjonalności. Podejście takie umożliwia w pierwszej kolejności wdrożenie priorytetowych elementów systemu, dzięki czemu użytkownicy mają dostęp do kluczowych funkcji i najistotniejszych danych, a następnie rozbudowywania go o dodatkowe komponenty. Rozbudowa systemu dotyczy również przypadków pojawienia się nowych źródeł danych, co wiąże się z przebudową procesów ETL, dzięki którym możemy skorzystać z wielu różnorodnych źródeł danych.

Należy zwrócić uwagę na możliwość wymiany jednego systemu źródłowego na drugi bez konieczności przebudowywania całego rozwiązania klasy BI, jedynie korygując pewne procesy ETL (raporty i kokpity menedżerskie w znakomitej większości przypadków mogą pozostać niezmienne). Jest to bardzo ważna cecha systemu BI, zapewniająca ciągłość raportowania w organizacji.

Czy użytkownik biznesowy poradzi sobie z wymianą danych?

Wysoka jakość danych ma kluczowe znaczenie dla analiz przeprowadzanych w systemach Business Intelligence, dlatego na rynku pojawia się coraz to więcej rozwiązań wspierających proces zarządzania jakością danych (jak np. Microsoft SQL Server Data Quality Services). Pomagają one użytkownikowi rozwiązywać problemy kompletności, dokładności, unikatowości i integralności danych.

Tworzenie raportów i analiza danych

Jaka jest różnica pomiędzy tworzeniem raportów a ich drążeniem?

W trakcie tworzenia raportu przewidywane/oprogramowywane są najczęstsze kierunki jego drążenia (poza najnowszymi narzędziami BI, które wykorzystują, np. logikę asocjacyjną. Drążenie raportu jest jednym ze sposobów efektywnego powiązania danych w systemie BI (uzyskanie danych bardziej szczegółowych – drill down, bardziej ogólnych – drill up lub analizowanych pod innym względem na temat badanego zjawiska).

Jak szybko systemy Business Intelligence generują raporty/analizy?

W zależności od tego jaka ilość danych jest analizowana, wygenerowanie raportu trwać może od ułamków sekundy do kilkunastu minut (szczegółowy, detaliczny raport za długi okres czasu). Idea narzędzia klasy BI opiera się na tym, że dane źródłowe, pobierane z systemu źródłowego są przygotowywane niemalże „pod raport” – stąd istnieje szereg „best practices” pozwalających na minimalizację czasu wygenerowania raportu. Z drugiej strony – jeśli nawet żadna z tych praktyk nie może być zastosowana w konkretnym przypadku (niezmiernie rzadko), dzięki zastosowaniu narzędzi do harmonogramowania, raport, którego wygenerowanie trwa relatywnie długo, można przygotować wcześniej tak, aby użytkownik końcowy miał gotowy i najbardziej aktualny raport w momencie, w którym będzie go potrzebował.

Czy można analizować trendy za pomocą systemów Business Intelligence?

Raporty tworzone za pośrednictwem systemów BI pozwalają, m.in. właśnie na analizę trendów. Zaawansowane narzędzia BI, poza prezentacją trendów historycznych, pozwalają również na predykcję – na bazie mniej lub bardziej złożonych modeli matematycznych.

Czy istnieje możliwość eksportowania raportów z systemów Business Intelligence do formatu PDF?

Większość dostarczanych rozwiązań klasy Business Intelligence pozwala na bezproblemowe wyeksportowanie raportów do formatu PDF.

Co można analizować za pomocą systemu Business Intelligence?

Za pomocą systemu Business Intelligence wykonywać można analizy wielu obszarów firmy, np.:

– obszar finansowy – koszty i przychody sprzedaży, analiza rentowności
– obszar marketingowy – przychody z reklam, marże, czas zamówień
– obszar obsługi klientów – rentowność klientów
– obszar produkcji – porównywanie wyników, identyfikacja problemów i opóźnień
– obszar danych płacowych – wynagrodzenia, dane osobowe

Jak wygląda proces wdrożenia narzędzi Business Intelligence?

Jak długo trwa wdrożenie systemu Business Intelligence?

W zależności od wielkości przedsięwzięcia, wdrożenie systemu Business Intelligence może trwać od kilku tygodni do kilkunastu miesięcy. Warto zauważyć, że większość przedsiębiorstw, po wdrożeniu systemu widząc szereg korzyści i zalet z zaimplementowanego rozwiązania, zaczyna dostrzegać nowe możliwości rozwoju i decyduje się na rozszerzenie systemu o kolejne obszary i funkcjonalności.

Od którego obszaru biznesowego najlepiej rozpocząć wdrożenie systemu Business Intelligence?

Systemy Business Intelligence należy wdrażać zgodnie z priorytetami, zaczynając od implementacji najważniejszych dla organizacji funkcji. Jednym z częściej wybieranych obszarów wdrożenia jest obszar sprzedaży i moduł finansowy.

Jak przygotować dane w hurtowni danych, żeby szybko i sprawnie wdrożyć system Business Intelligence?

Zapewnienie wysokiej jakości danych w systemie Business Intelligence ma kluczowy wpływ na dalsze procesy analityczne. Przygotowanie danych jest procesem bardzo złożonym, ponieważ dane pochodzące z wielu systemów źródłowych muszą zostać odpowiednio wyczyszczone oraz zintegrowane. Oczyszczenie danych polega na standaryzacji formy zapisów oraz typów danych, proces integracji polega z kolei na scalaniu uprzednio oczyszczonych danych – eksperci wykonują te czynności poprzez budowę procesów ETL / DQ.

Jak skutecznie wdrożyć narzędzia Business Intelligence w firmie?

Wdrażanie systemu Business Intelligence to złożony proces. Skuteczność jego implementacji zależna jest od wielu czynników. Kluczową kwestią jest doświadczenie zespołu, rzetelna analiza wymagań oraz odpowiedni dobór technologii, a także przeszkolenie przyszłych użytkowników systemu.

Jakie są czynniki sukcesu przy wdrażaniu narzędzi Business Intelligence?

Wdrożenie nowego systemu Business Intelligence poprzedzać powinna gruntowna analiza potrzeb firmy oraz określenie celów, które mają być osiągnięte. Należy wykonać dokładną specyfikację oczekiwań przyszłych użytkowników końcowych systemu. Przyszli użytkownicy muszą być też przygotowani na zmiany w organizacji i świadomi, dlaczego system jest wdrażany i w czym może im pomóc.

Z jakim ryzykiem i zagrożeniami wiąże się wdrażanie Business Intelligence?

Typowe zagrożenia jakie mają miejsce podczas wdrażania systemów klasy Business Intelligence to:

– źle oszacowane koszty i czas realizacji
– źle zdefiniowane cele wdrożenia
– brak zaangażowania ze strony Klienta
– brak osób odpowiedzialnych za wdrożenie wyznaczonych po stronie Klienta
– brak świadomości zmian i poparcia projektu na poziomie osób zarządzających
– problemy komunikacyjne
– brak akceptacji systemu przez pracowników (zrozumienia potrzeb jego wdrożenia, zasady działania)

Problemy o największym znaczeniu i wpływie na projekt pojawiają się zwykle już w początkowych etapach jego realizacji. Skutkują one odsuwaniem się w czasie zakładanych korzyści, a co za tym idzie, mogą negatywnie wpłynąć na zaangażowanie w projekt i jego realizację.

Użytkownicy systemów Business Intelligence

Czy systemy Business Intelligence są narzędziem dla analityków, menedżerów, czy dla działu IT?

Narzędzia Business Intelligence warstwy prezentacyjnej są przeznaczone dla użytkowników biznesowych. Łatwość obsługi, przejrzysty wygląd, wysoka szybkość działania i intuicyjny interface sprawiają, że analitycy i menedżerowie mogą sprawnie wyszukiwać potrzebne informacje i dokonywać analizy danych. Jednakże warto pamiętać, że prawidłowe wdrożenie takiego systemu wymaga odpowiedniej specjalistycznej wiedzy z zakresu Business Intelligence. W szczególności dotyczy to warstwy czyszczenia danych, integracji oraz ich przygotowania w strukturach hurtowni danych (celem ułatwienia i przyspieszenia raportowania).

Czy użytkownik biznesowy poradzi sobie ze stworzeniem raportu w systemie Business Intelligence?

System klasy Business Intelligence z założenia nie wymaga wiedzy programistycznej i jest przeznaczony właśnie dla użytkowników biznesowych. W systemach BI można tworzyć raporty o różnym poziomie złożoności. Firmy IT oferują szkolenia pozwalające zapoznać się z podstawami tworzenia raportów, jak i zaawansowanymi technikami niezbędnymi do budowy bardziej złożonych raportów. Ponadto w przypadku jakichkolwiek problemów chętnie służą specjalistyczną pomocą.

Czy do tworzenia analiz niezbędna jest wiedza informatyczna?

Systemy Business Intelligence są przeznaczone dla użytkowników biznesowych. Producenci oprogramowania starają się dostarczyć jak najprostsze i najbardziej intuicyjne narzędzia dla użytkowników. Systemy te oferują wiele możliwości analizy danych – od najprostszych operacji po rozbudowane funkcje statystyczne i predykcyjne, niemniej jednak ich użycie, z założenia, nie wymaga zaawansowanej znajomości programowania.

Czy do raportów mają dostęp tylko użytkownicy, dla których zakupiona jest licencja?

Producenci systemów Business Intelligence stosują różne formy zarządzania licencjami, dlatego pomagamy wybrać odpowiedni system, jego wersję oraz w miarę możliwości sposób licencjonowania. Część z proponowanych na rynku narzędzi pozwala wykorzystać licencje per server (bez limitu użytkowników) lub licencje per user (limitowana liczba nazwanych lub równolegle aktywnych użytkowników), co daje duże możliwości w doborze licencji. Niezależnie od tego wiele systemów Business Intelligence oferuje eksport danych do różnych formatów (np. pdf, xls), dzięki czemu raporty mogą być udostępnione większej grupie użytkowników, o ile licencja tego nie zabrania.

Jakie umiejętności są niezbędne podczas używania systemów Business Intelligence?

Do używania systemów Business Intelligence niezbędna jest podstawowa wiedza dotycząca obsługi komputera. Główny nacisk należy położyć na wiedzę merytoryczną (czego oczekuję od raportu?), a nie na wiedzę techniczną (jak zrobić raport?).

Sposób korzystania z narzędzi Business Intelligence prezentowany jest w prosty i dokładny sposób podczas szkoleń, w trakcie których użytkownicy, wykonując ćwiczenia praktyczne, uczą się sprawnie korzystać z systemu.

Możliwość integracji dotychczasowych narzędzi z systemem klasy Business Intelligence

Czy warto implementować osobny system klasy Business Intelligence w sytuacji, gdy organizacja posiada już systemy bazodanowe i raportujące?

Systemy Business Intelligence stanowią znakomite dopełnienie istniejących systemów bazodanowych i raportowych. Raporty w systemach ERP często są niewystarczające i nie pozwalają na zaawansowane oraz przekrojowe analizy, szczególnie w sytuacji, gdy raport powinien obejmować dane z wielu źródeł. Integracja obecnych narzędzi w systemie Business Intelligence umożliwia dostęp do wszystkich danych organizacji, co pozwala na zobrazowanie pełnej sytuacji przedsiębiorstwa. Tak ujednolicone dane stają się źródłem dla raportów i dashboardów, które w łatwy sposób mogą być dystrybuowane do wielu odbiorców. Niezbędna jest współpraca z profesjonalnym partnerem biznesowym, który pomoże zidentyfikować wszystkie atrybuty i miary kluczowe dla wskazanych analiz oraz zaprezentuje je w systemie w czytelny i przejrzysty sposób. Ułatwi to podejmowanie decyzji na poziomie całego przedsiębiorstwa, dając wgląd w kluczowe informacje operacyjne i pozwalając na szybsze określenie krytycznych problemów.

Czy należy modyfikować obecnie wykorzystywane systemy informatyczne, aby zintegrować je z systemem Business Intelligence?

Wdrożenie systemu Business Intelligence najczęściej nie wymaga żadnej ingerencji w obecnie wykorzystywane systemy. Jednakże zdarza się, że może być wymagana dodatkowa konfiguracja systemów w celu połączenia ich z narzędziami systemu BI.

Czy systemy Business Intelligence zintegrują się z aktualnie wykorzystywanymi systemami?

Dostawcy systemów Business Intelligence doskonale zdają sobie sprawę z tego, jak ważna jest integracja danych pochodzących z różnych systemów, dlatego wychodzą naprzeciw temu wymaganiu umożliwiając bezproblemowe połączenie z różnymi systemami. Najczęściej korzystają przy tym z wielu dedykowanych sterowników, dzięki którym mogą bezpośrednio łączyć się z innymi systemami czy bazami danych. Lista dostępnych sterowników stale się powiększa z każdą nową wersją danego systemu Business Intelligence. Należy jednak mieć na uwadze, że lista ta zależy od konkretnego rozwiązania.

Zalety systemu Business Intelligence

Poznaj zalety systemu Business Intelligence, w czym może pomóc narzędzie tej klasy?

Systemy klasy BI składają się z szeregu narzędzi zapewniających efektywne przetwarzanie danych oraz udostępnianie wyników pracownikom na różnych szczeblach organizacji. Narzędzia klasy BI pozwalają, m.in. na:

– łatwy dostęp do danych pochodzących z różnych źródeł
– analizę trendów oraz monitorowanie wszelkich rozbieżnych wartości
– podejmowanie kluczowych decyzji w czasie rzeczywistym
– analizę efektów pracy poszczególnych pracowników
– usprawnienie pracy kierowników, managerów oraz osób na stanowiskach decyzyjnych
– analizę danych na różnym poziomie szczegółowości, w różnym okresie czasu
– usprawnienie metod otrzymywania informacji poprzez szybkie i łatwe dostarczanie raportów osobom podejmującym decyzje
– gromadzenie wiarygodnych danych w jednym miejscu

Czy platforma Business Intelligence pomoże konsolidacji spółek?

Ze względu na rozproszenie danych pochodzących często z niezintegrowanych systemów, przeprowadzenie konsolidacji spółek przy pomocy, np. arkusza kalkulacyjnego jest zadaniem trudnym. System klasy Business Intelligence może znacząco wspomóc ten proces automatyzując sporządzanie sprawozdań i zmniejszając ryzyko popełnienia błędu. System BI, gromadząc dane z całej grupy kapitałowej, zapewnia spójne, poprawne oraz wiarygodne sprawozdania i raporty. Co więcej, wdrożone rozwiązania rozwinąć można o dodatkowe moduły wpierające najbardziej zaawansowane procesy konsolidacji.

Jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie narzędzi Business Intelligence?

Wdrożenie narzędzi Business Intelligence to same zalety, niosące za sobą ogromne korzyści dla całej organizacji. Do najważniejszych z nich należą:

– konsolidacja danych i możliwość ich analizy na różnym poziomie szczegółowości
– sprawne prowadzenie analiz sprzedażowych i finansowych
– usprawnienie procesów planistycznych
– zwiększenie efektywności zarządzania
– wspieranie realizacji założonych celów biznesowych
– graficzne przedstawienie danych za pomocą wykresów
– skrócenie czasu analizy i podejmowania istotnych decyzji strategicznych

Business Intelligence a arkusz kalkulacyjny Excel

Czym jest Excel BI?

Analizy BI są możliwe w Excelu od momentu wydania przez Microsoft Power Query jako dodatku do programu w 2013 roku (aktualnie jest to integralna część Excela). Analitycy otrzymali narzędzie, które pozwoliło w znacznym stopniu uprościć i zautomatyzować generowanie raportów. W 2020 roku na ekosystem BI Excel składają się kilka dodatków:

Power Query (odpowiada za procesy ETL tj. pobieranie i przekształcanie danych),
Power Pivot (tworzenie modelu danych)
Tabele przestawne i Power Map
Umiejętne wykorzystanie dodatków BI – Excel pozwala rozbudowane i bardzo szybkie analizy danych. Braki Excela są najbardziej odczuwalne w wizualizacji danych, braku możliwości budowania pulpitów menadżerskich a poprawna wizualizacja danych jest kluczowym elementem analizy biznesowej.

Czy narzędzia Business Intelligence działają podobnie jak Excel?

Systemy Business Intelligence przeważnie oferują o wiele więcej możliwości niż Excel. Pozwalają wykonywać bardziej zaawansowane analizy, łatwo wyszukiwać informacje oraz prezentować wyniki w sposób bardziej efektywny i przejrzysty. Zapewniają działanie na zintegrowanych danych z całego przedsiębiorstwa oraz dbają o wysoki poziom ich bezpieczeństwa. Korzystając z systemu Business Intelligence przedsiębiorstwo posiada wszystkie dane w jednym miejscu, a nie w rozproszonych niezintegrowanych plikach.

Czy można zapisać obiekty z systemu Business Intelligence do Excela?

Wiele systemów Business Intelligence pozwala zapisać wynik raportu do pliku programu Excel. Zaznaczyć tu jednak należy, iż niektóre systemy pozwalają wyeksportować nie tylko cały raport, ale również jego poszczególne elementy, takie jak zakładki, tabele, wykresy itp. Należy jednak postawić sobie tutaj pytanie – po co? Jeśli w celu udostępnienia danych użytkownikom zewnętrznym, to ma to uzasadnienie, w innym wypadku eksport jest zbędny, ponieważ system BI efektywnie zastępuje funkcjonalność Excela i często ma bardziej zaawansowane możliwości prezentacji danych niż program Excel.

Czy można w łatwy sposób wyeksportować wyniki z systemu Business Intelligence do Excela?

Wszystkie wdrażane systemy klasy Business Intelligence pozwalają na importowanie i eksportowanie danych oraz wyników z/do Excela. Zarówno ze starszych wersji, jak i tych najnowszych. Przeważnie narzędzia służące do obsługi ETL mają predefiniowany sterownik do obsługi plików .xls oraz .xlsx z racji, iż jest to bardzo często spotykane źródło danych.

Excel BI vs Power BI – czym się różnią?

Dodatek do Excel odpowiadający za wizualizację danych (Power View) nie był udanym rozwiązaniem i Microsoft postanowił stworzyć niezależne oprogramowanie służące do analizy i wizualizacji danych (Power BI), które w zasadzie zastępuje pozostałe dodatki. Podobnie jak Excel korzysta z Power Query oraz modeluje dane w języku DAX (Power Pivot), jednak na tym podobieństwa się kończą. Wizualizacja danych, interaktywne raporty i pulpity menadżerskie to nie jedyne przewagi Power BI nad Excel BI. Dane mogą być pobierane z różnych źródeł w czasie rzeczywistym, Microsoft usprawnił tworzenie relacji między tabelami, uzupełnił obsługiwane źródła danych oraz umożliwił dostęp do raportów online (w wersji PRO z możliwością edycji poziomu uprawnień dla różnych osób.

Power BI to narzędzie samoobsługowe, czas implementacji jest bardzo szybki (w porównaniu z innymi narzędziami BI), pozwala na samodzielną analizę danych, tworzenie atrakcyjnych wizualizacji i raportów i nie wymaga specjalistycznych umiejętności. Dzięki licznym automatyzacją i spójnym z pozostałymi programami z rodziny Office 365 interfejsowi nauka podstawowych analiz nie wymaga wiele pracy.

Chcesz wiedzieć więcej?

    Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
    Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
    Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
    Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
    W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że:

     

    1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
    2. Podane przez Panią/ Pana dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
      • w celach handlowych;
      • w celach marketingowych,
      • w celach rekrutacyjnych;
      • w celach przyszłych rekrutacji.
    3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu .
    4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
    5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom, osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, jak również spółkom w ramach grupy kapitałowej, w tym Inetum Polska Sp. z o.o. – ich pracownikom i współpracownikom, przez których realizowany jest cel przetwarzania. W niektórych przypadkach Pani/ Pana dane osobowe mogą być przekazywane naszym klientom, dla których realizujemy projekty.
    6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
    7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
    8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
    9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
    10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.