Usprawnienie działania wdrożonego wcześniej systemu ERP Microsoft Dynamics AX oraz poprawa procesów w dziale księgowym to wyzwania, przed którymi stanęła firma Skanska.

W ostatnich latach firma Skanska przeżywa intensywny rozwój swojej działalności, który wiąże się ze zmianami nie tylko w samej organizacji, ale również w wykorzystywanych rozwiązaniach informatycznych. W 2012 roku pojawiła się istotna potrzeba usprawnienia działania wdrożonego wcześniej w organizacji systemu ERP Microsoft Dynamics AX i rozbudowania rozwiązania o kolejne dedykowane moduły. Ze względu na strukturę organizacyjną firmy, która swoją obsługę informatyczną posiada w innej lokalizacji niż reszta oddziałów, wdrożenie narzędzia powierzone miało zostać firmie zewnętrznej.

Wybór narzędzia i partnera biznesowego

Kierownictwo firmy Skanska pomimo wielu napotkanych problemów z istniejącym systemem wierzyło, że można na tyle zmodernizować istniejące oprogramowanie, by sprostać oczekiwaniom wciąż ewoluującej organizacji. W związku z tym poszukiwano wykwalifikowanego partnera biznesowego, który posiada doświadczenie w obszarze wdrożeń i rozwoju systemów ERP Microsoft oraz konsekwentnie dąży do osiągnięcia maksymalnego potencjału zastosowanych narzędzi. Wysokie wymagania przedsiębiorstwa spełniła firma JCommerce, której powierzono rozwój systemu.

Rosnące potrzeby organizacji

Firma Skanska odczuwała pilną potrzebę usprawnienia procesów w dziale księgowym obsługującym 28 spółek projektowych. Do tej pory działający w firmie system ERP Microsoft Dynamics AX był znacznie ograniczony i przestał spełniać oczekiwania jego użytkowników – pojawiały się błędy i problemy związane m.in. z raportowaniem bieżących danych księgowych, rozliczaniem delegacji i wydatków. Nowy system miał poprawić raportowanie danych, zlikwidować tzw. „wąskie gardła” w procesowaniu dokumentów zakupowych, usprawnić zarządzanie delegacjami i wydatkami, skorygować istniejące błędy w oprogramowaniu oraz zoptymalizować wydajności całego rozwiązania. Konieczność rozbudowy, modyfikacji i adaptacji do procesów dynamicznie rozwijającej się firmy stała się faktem.

Korzyści z modyfikacji i rozbudowy systemu MS Dynamics AX

Niewykorzystywany w pełni system Microsoft Dynamics AX okazał się najbardziej optymalnym zestawem zintegrowanych i adaptowalnych aplikacji. Jego do tej pory „uśpione” funkcjonalności pozwoliły specjalistom JCommerce na szeroki rozwój istniejącego oprogramowania. Oto, jakie korzyści uzyskała firma Skanska na wielu płaszczyznach:

Unifikacja procesu księgowego dla wszystkich spółek w grupie:

  • Usprawnienie procesu raportowania, księgowości i kontrolingu dzięki łatwemu eksportowi danych z systemu gotowych do przygotowania raportów grupowych
  • Wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów związanego z rozliczeniem delegacji poprzez zaprojektowanie i wdrożenie aplikacji mobilnej na telefony pracowników


Zautomatyzowanie procesów mających istotny wpływ na wydajność pracy zespołów księgowych:

  • Wprowadzenie automatycznego rejestrowania kosztów na podstawie danych dostarczanych przez systemy OCR, które skanują i rozpoznają faktury kosztowe
  • Automatyzacja rozliczeń kart kredytowych oraz automatyczne generowanie rozliczeń pracowników
  • Automatyczne księgowanie zatwierdzonych rozliczeń pracowników zgodnie z polskimi przepisami bez konieczności udziału działu finansów
  • Automatyzacja przepływu pracy związanej z procesowaniem dokumentów zakupowych w powiązaniu z informacjami o absencji pracowników
  • Automatyzacja przepływu i archiwizacji dokumentacji papierowej oraz mailowej
  • Stworzenie mechanizmów importu danych w wielu układach do kilku kluczowych funkcjonalności w systemie
  • Wdrożenie raportowania kart czasu pracy zespołu księgowego
  • Wdrożenie nowej nakładki na interfejs usprawniającej rozliczenia kosztów zbiorczo dla wszystkich spółek obsługiwanych w systemie.
  • Wdrożenie modułu automatycznego księgowania oraz rozliczeń wewnętrznych pomiędzy spółkami z grupy

Usprawnienie cash flow:

  • Zaprojektowanie i wdrożenie dedykowanych narzędzi do płatności, co umożliwiło likwidację części zatorów płatniczych i sprawniejszą obsługę zespołu ds. skarbca
  • Uporządkowanie danych wymiarów finansowych, środków trwałych i numeratorów

Oprócz korzyści dla działu finansowego osiągnięto następujące cele:

  • Zaprojektowano i wdrożono moduł usprawniający zarządzanie wynajmem i sprzedażą budynków
  • Zaprojektowano i wdrożono moduł do planowania strategicznego, który dzisiaj stanowi fundament pod aplikację kontrolingową dla całej organizacji Skanska CDE
  • Stworzono moduł „Video manual” mający na celu usprawnienie pomocy dla użytkowników w codziennej obsłudze funkcjonalności w systemie
  • Przyśpieszono działanie systemu poprzez wprowadzenie wielu technik optymalizacji (w konfiguracji serwerów i w programowaniu aplikacji)

Głównym wyzwaniem projektowym okazała się wzmożona ilość zadań w okresach rozliczeń, podczas zamykania miesięcy i lat księgowych. Co więcej, w trakcie prac napotkano bariery architektury w module projektów, które zlikwidowano poprzez optymalizację kluczowych funkcjonalności.

“Poszczególne procesy wdrożenia jak np. zarządzanie wydatkami oraz wdrożenie banków skróciły czas pracy z kilku godzin dziennie do kilku minut lub wyeliminowały w ogóle potrzebę ingerencji działu finansów w proces. Wszystkich zmian i usprawnień nawet nie jestem w stanie wyliczyć. To pozwoliło nam zmniejszyć obciążenie zespołów oraz przyspieszyć naszą pracę.”

Kamil Lubiejewski, Kierownik Działu Finansów i Kontrollingu w Skanska Property Poland Sp. z o.o.

Podsumowanie współpracy

Modyfikacje i rozwój systemu ERP to nie pierwszy wspólny projekt firmy Skanska i JCommerce. To kolejny obszar współpracy między firmami. Zdobyte już wcześniej doświadczenie, znajomość specyfiki firmy, wypracowane sposoby komunikacji oraz solidna wiedza specjalistów JCommerce pozwoliły odnieść kolejny sukces. Piotr Łuków vel Broniszewski – specjalista Microsoft Dynamics AX w JCommerce – tak określił pełną wyzwań współpracę: „Doświadczenie i wiedza to dwie największe wartości jakie wynieśliśmy ze współpracy ze Skanska Property Poland. Zadowolenie Klienta daje nam satysfakcję z tego, że praca zespołowa oraz dzielenie się umiejętnościami naprawdę przynoszą wymierne korzyści.

Autorem wpisu jest:
Piotr Łuków vel Broniszewski

Od 2008 roku zawodowo zajmuje się systemem Microsoft Dynamics AX, jednak z branżą IT związany od 15 lat. Absolwent Inżynierii Oprogramowania na Śląskiej Wyższej Szkole Zarządzania im. Gen. Jerzego Ziętka i Informatyki na Uniwersytecie Śląskim, ponadto ukończył Finanse i Księgowość na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. W JCommerce zajmuje stanowisko specjalisty Microsoft Dynamics AX od 2011 roku, pełniąc także funkcję team leadera kierującego działaniami zespołu ERP.

Dodaj komentarz

Komentarze:

Skontaktuj się z nami

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach? Napisz do nas – odpowiemy na każdą wiadomość.

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
• w celach handlowych,
• w celach marketingowych.
3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.