Choć temat rozliczeń transakcji wielowalutowych wydaje się dość prosty i oczywisty, w życiu konsultanta systemu ERP pojawia się on dość często i niejednokrotnie powoduje duże komplikacje. Z czego to wynika?

Jednym z możliwych czynników decydującym o takim stanie rzeczy może być ograniczona funkcjonalność programów księgowych, często jeszcze wykorzystywanych w organizacjach. Niejednokrotnie spotykamy się z sytuacją, w której programy księgowe „starej daty” nie oferują obsługi transakcji walutowych, a rozrachunek księgowany jest tylko w walucie PLN – pomimo, że fakturę wystawiono wcześniej w obcej walucie. Jednak to nie sposób zapisania (zaksięgowania) transakcji jest problemem, ale sposób księgowania rozliczeń rozrachunków walutowych, a w szczególności rozrachunków wyrażonych w różnych walutach.

Typowe transakcje walutowe w obrocie gospodarczym

Wyjaśnienie tych kwestii wymaga w pierwszej kolejności doprecyzowania, o jakich transakcjach mowa, a następnie szczegółowego omówienia sytuacji, w których najczęściej pojawiają się wątpliwości, problemy i komplikacje. Zatem na samym początku zdefiniujmy przypadki, w których spotykamy się z transakcjami walutowymi w obrocie gospodarczym, a są to:

  • transakcje sprzedaży (faktury, korekty, zapłaty)
  • transakcje zakupu (faktury, korekty, zapłaty)
  • operacje na walutowych rachunkach bankowych
  • operacje w kasie walutowej.

Każda z w/w operacji wymaga zwykle specjalnej uwagi już na etapie jej ewidencjonowania (księgowania), a to głównie ze względu na konieczność ustalenia właściwego kursu wymiany waluty, w której wyrażona jest dana transakcja. Zazwyczaj nie stanowi to większego problemu. Komplikacje pojawiają się wówczas, gdy zachodzi konieczność wyliczenia i właściwego zaksięgowania różnic kursowych w momencie:

  • księgowania zapłaty i/lub kompensaty należności/zobowiązań
  • ustalaniu wyceny środków na rachunku bankowym i/lub w kasie walutowej
  • wyceny bilansowej.

Różnice kursowe od kwoty VAT

Zwykle w przypadku typowych transakcji walutowych wyrażonych w tej samej walucie obcej (faktura i zapłata w tej samej walucie), właściwe naliczenie i zaksięgowanie zrealizowanych różnic kursowych nie stanowi większego problemu. W takim przypadku niezbędne jest jedynie zastosowanie kursu wymiany ustalonego dla rozliczanych transakcji oraz wyliczenie i zaksięgowanie różnic kursowych. Problemy mogą się pojawić w sytuacji gdy na fakturze wystawionej w walucie obcej wystąpił podatek VAT, ponieważ różnice kursowe naliczone od kwoty VAT z dokumentu nie mogą być ujęte przy kalkulacji podatku dochodowego (zwykle określane jako różnice kursowe NKUP – przychody/koszty nie uwzględniane do celów podatkowych). Przy rozliczaniu faktur walutowych zawierających VAT konieczne jest ustalanie, w jakiej części rozliczana jest należność dotycząca kwoty netto i VAT, a następnie właściwe wyliczenie i zaksięgowanie różnic kursowych (oddzielnie od kwoty netto oraz od kwoty VAT z faktury).

Przeprowadzenie takiej operacji zwykle jest technicznie niemożliwe, gdyż większość systemów księgowych nie udostępnia takiej funkcjonalności. Jednym ze sposobów sprawdzających się w praktyce jest zaksięgowanie rozrachunku walutowego z faktury zawierającej podatek VAT w dwóch pozycjach: netto i kwota VAT.

Rozrachunki wielowalutowe

Kolejnym, zdecydowanie częstszym i poważniejszym problemem jest rozliczanie rozrachunków wielowalutowych (np. zapłata za fakturę w walucie innej niż faktura lub kompensata rozrachunków wyrażonych w różnych walutach), a w szczególności księgowanie zapłat złotówkowych za faktury walutowe. W takich przypadkach często spotykamy się ze stanowiskiem, że rozrachunek wynikający z faktury wystawionej w walucie obcej jest dwuwalutowy (PLN i waluta obca). W celu uregulowania swojego zobowiązania kontrahent może wpłacić kwotę równą wartości faktury w walucie obcej lub w złotówkach (przeliczona po kursie obowiązującym w dniu wystawienia faktury) i w takim przypadku nie może być mowy o jakichkolwiek różnicach kursowych. Niestety, trudno się z tym zgodzić.

Szukając kontrargumentów sięgnijmy do przykładu odwrotnego. Wystawiliśmy fakturę w PLN i kontrahent chce uregulować swoje zobowiązanie w walucie obcej. Czy w takiej sytuacji możemy zastosować kurs z dnia wystawienia faktury i przy wpłacie tak wyliczonej kwoty w walucie obcej uznać zobowiązanie za uregulowane w całości? Tutaj odpowiedź przecząca jest prawie oczywista. Kontrahent powinien wpłacić równowartość kwoty PLN faktury przeliczonej na walutę obcą po kursie obowiązującym w dniu zapłaty. Z czego zatem wynika taka rozbieżność? Możliwe, że przyczyną tego stanu rzeczy jest przedstawienie rozrachunku walutowego w kwocie PLN. Jeśli dopuścimy taką możliwość, to jakie zastosowanie może mieć choćby wycena bilansowa rozrachunków? Bardziej pożądanym wydaje się być traktowanie rozrachunku walutowego jako zapisu wyrażonego tylko w walucie, w której został zaksięgowany. Kontrahent może uregulować swoje zobowiązanie (walutowe lub złotówkowe) w dowolnej walucie, przeliczając wartość zobowiązania po kursie obowiązującym w dniu zapłaty. W przypadku zapłaty w walucie zgodnej z walutą zobowiązania powinniśmy naliczyć i zaksięgować różnice kursowe wynikające z kursów zobowiązania i zapłaty. Analogicznie powinniśmy postępować przy zapłacie w PLN za fakturę wystawioną w walucie obcej, przeliczając w pierwszej kolejności kwotę wpłaconą na walutę zobowiązania po kursie obowiązującym w dniu zapłaty. Identycznie należałoby postąpić w sytuacji, gdy rozliczamy/kompensujemy zapisy wyrażone w 2 różnych walutach obcych, tj. najpierw przeszacować rozliczane zapisy po kursie obowiązującym w dniu księgowania rozliczenia, a następnie skalkulować i zaksięgować różnice kursowe. Zastosowanie takich jednolitych zasad dla wszystkich rozliczeń walutowych zdecydowanie upraszcza całość zagadnienia, jednak nie wszystkie systemy księgowe oferują tak kompleksową funkcjonalność.

Pozostałe operacje walutowe

Zdecydowanie mniej problematyczne okazują się być pozostałe operacje związane z wyliczeniem i księgowaniem różnic kursowych związanych z operacjami walutowymi.

W przypadku walutowych rachunków bankowych i kasy walutowej pojawia się konieczność wyliczenia różnic dla operacji według metody FIFO i choć problem wydaje się raczej trywialny, zdarza nam się spotkać z sytuacją, gdy te czynności wykonywane są ręcznie (np. w arkuszu Excel) ze względu na brak (lub niewłaściwe działanie) takiej funkcjonalności w systemie księgowym. Należy również podkreślić fakt, że z uwagi na występowanie różnic kursowych na walutowych rachunkach bankowych, należy unikać pełnego księgowania niektórych operacji (np. lokat typu OVERNINGHT), które powodują zakłócenie kolejki FIFO. W takich przypadkach zaleca się księgowanie tylko zmiany wartości na rachunku (w przypadku lokat OVERNIGHT księgujemy tylko kwotę odsetek).

Ostatnią kategorię operacji stanowi wycena bilansowa aktywów i pasywów (należności, środków pieniężnych i zobowiązań). Pomimo, że trudno tutaj doszukiwać się zagadnień kłopotliwych, nie wszystkie systemy księgowe dostarczają pełną funkcjonalność umożliwiającą naliczanie i księgowanie niezrealizowanych różnic kursowych w dowolnym momencie, na życzenie użytkownika oraz ich automatyczne odwrócenie w momencie księgowania zapłaty/rozliczenia. Natomiast, pomijając kwestię dostępności takich funkcjonalności, należy zawsze rozważyć zasadność przeprowadzania wyceny bilansowej na poziomie szczegółowych zapisów. W przypadku przeceny na potrzeby przygotowania bilansu na koniec okresu obrachunkowego jako alternatywne rozwiązanie warto rozważyć zaksięgowanie niezrealizowanych różnic kursowych jedną kwotą na odpowiednim koncie.

Autorem wpisu jest:
Andrzej Krawiec

Od 1995r. związany z projektowaniem baz danych i systemów informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem. W swoim dorobku zawodowym posiada udział w kilkudziesięciu projektach wdrożeniowych systemów klasy ERP, pełniąc funkcje analityka, konsultanta, projektanta, programisty i kierownika projektów.

Dodaj komentarz

Komentarze:

Skontaktuj się z nami

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach? Napisz do nas – odpowiemy na każdą wiadomość.

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
• w celach handlowych,
• w celach marketingowych.
3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.