Praca zdalna – skuteczna strategia dla twojej organizacji

Anna Valkenburg, Paulina Materna, Joanna Martynowska, Tomasz Winiarczyk | | 25 marca 2020

Wiele firm w obecnej sytuacji jest zmuszonych przejść na pracę zdalną. Jednak czy „zmuszony” to rzeczywiście odpowiednie słowo? Branża IT od dawna stawia na pracę z domu, a model ten doskonale sprawdza się w przypadku współpracy z zespołami i pracownikami rozproszonymi po całym świecie. Home office nie jest jednak zarezerwowany wyłącznie dla firm z branży IT.  Zastanawiasz się, jakie kroki podjąć, aby umożliwić pracownikom pracę  zdalną? Na jakie aspekty techniczne i sprzętowe zwrócić uwagę? Bazując na naszym doświadczeniu, wyjaśniamy w artykule.  

1) Skonfigurowany VPN  

Pierwszym krokiem do pracy zdalnej jest zapewnienie bezpiecznego, szyfrowanego połączenia, dzięki któremu pracownicy będą mogli mieć z domu dostęp do firmowych zasobów (aplikacji, wykorzystywanych systemów, dysków współdzielonych). W tym celu dział IT konfiguruje VPN, czyli Virtual Private Network. Jest wiele firm, które w ramach współpracy pomogą stworzyć bezpieczne środowisko do pracy zdalnej. Usługi VPN mogą być dostarczone za pomocą sprzętu (jak np. Sonic Wall firmy Dell czy Cisco) lub jako usługa systemu Windows Server. W wielu przypadkach sprawdzają się także darmowe narzędzia takie jak Open VPN. Samo wdrożenie VPN-a zajmuje kilka godzin. Następnie należy dokonać odpowiedniej konfiguracji na urządzeniach użytkowników  

Jeśli korzystasz w firmie ze sprzętu klasy PC lub potrzebujesz dostępu do urządzeń mobilnych, możesz wykorzystać programy takie jak Ultra VNC czy TeamViewer. Ten drugi to popularne rozwiązanie, dostępne także w wersji bezpłatnej. Pozwala uzyskać dostęp do zasobów firmowych, jest także wykorzystywane przez działy IT do administrowania sprzętem pracowników podłączonych do sieci VPN. 

2Aplikacje wspierające pracę zdalną

Czyli narzędzia, które pozwolą stworzyć naszą przestrzeń do pracy, wirtualne biuroPraca zdalna nie powinna wpływać na komunikację twoim zespole i wymianę informacji. Wymiana dokumentów powinna być łatwiejsza dzięki takim dostępnym rozwiązaniom jak Google Dysk, Google Documents czy Dropbox, za pomocą których można łatwo współdzielić pliki firmowe. Popularnym rozwiązaniem jest również Microsoft Office 365. 

Prawdą jest, że osoby pracujące przez długi czas w domu mo skarżyć się na poczucie izolacji, szczególnie jeśli reszta zespołu pracuje z biura. Z pomocą przychodzą programy ułatwiające komunikację. Najbardziej popularne rozwiązania to Skype for Business, Slack czy Microsoft Teams. Ten ostatni tylko w ciągu jednego tygodnia odnotował wzrost liczby użytkowników o 12 mln.

Rozwiązanie od Microsoft łączy w sobie funkcje ułatwiające komunikację i współdzielenie plików, jest intuicyjne i nie wymaga prowadzenia szkoleń dla pracowników. Oto najważniejsze możliwości, jakie daje: 

  • Przestrzeń w chmurze – dzięki przestrzeni chmurowej łatwo można dzielić się ze współpracownikami plikami oraz pracować wspólnie na udostępnianych dokumentach,
  • Współpraca online – organizacja wideokonferencji, czat,
  • Integracja z innymi aplikacjami – MS Teams zapewnia pełną integrację z wykorzystywanymi w firmie aplikacjami z pakietu Office czy Dynamics 365. Można też zintegrować program z takimi programami ułatwiającymi planowanie pracy jak Trello, Jira czy Confluence,
  • Ochrona prywatności – funkcjonalności, które pomagają chronić prywatność pracownika, np. rozmycie tła w trakcie połączeń czy opcja „nie przeszkadzać”.

3Odpowiedni sprzęt i narzędzia ułatwiające administrację 

Jeśli wykorzystujesz sprzęt z oprogramowaniem Windows, warto zaopatrzyć się w aplikacje umożliwiające zdalne zarządzanie sprzętem. Możliwości takie daje System Center Configuration Manager. To narzędzie pozwala zarządzać każdym urządzeniem wpiętym do sieci także tym, które wykorzystuje oprogramowanie Apple, gdy połączenie jest nawiązywane za pomocą VPN). Dział IT może wykorzystać SCCM do aktualizacji systemu, aktualizacji bazy wirusów, zapewnić użytkownikom aktualizacje Office 365 wszystko to odbywa się bez wiedzy i angażowania użytkowników. SCCM to ważne narzędzie dla administratorów IT umożliwia zarządzanie serwerami, pocztą, systemami bazodanowymi w firmie na potrzeby systemów ERP i CRM). Microsoft SCCM jest dostępny w ramach partnerstwa z firmą Microsoft. 

Innym rozwiązaniem jest aplikacja TeamViewer. Pozwala ona zapewnić wsparcie dla pracowników, którzy uzyskują dostęp do zasobów firmowych, łącząc się za pomocą VPN. W 90% przypadków umożliwia działowi IT rozwiązanie problemów pracowników pracujących zdalnieUżytkownik, który potrzebuje wsparcia, generuje za pomocą aplikacji numer ID i przekazuje go działowi IT, który przejmuje zdalnie jego komputer. 

W przypadku sprzętu od Apple ważne jest posiadanie w firmie narzędzia umożliwiającego zdalne zarządzanie urządzeniami. Jeśli korzystasz ze sprzętu Apple, warto rozważyć skorzystanie z systemu takiego jak Jamf Pro, który pozwala na sprawny nadzór nad posiadanymi przez pracowników urządzeniami iOS i macOSNajważniejsze możliwości, jakie daje: 

  • Ograniczenie kontaktu fizycznego – zarządzanie urządzeniami i monitorowanie ich na bieżąco nie wymaga w ogóle kontaktu fizycznego.
  • Wdrożenie „zero touch” – przydatne w przypadku przyjęcia nowego pracownika, który rozpoczyna pracę nawet setki kilometrów od siedziby firmy lub takiego, który ma otrzymać nowy, skonfigurowany i zabezpieczony komputer MacBook Pro lub iPada.
  • Zdalna administracja – administratorzy Jamf Pro zdalnie instalują niezbędne programy, aplikacje, wgrywają konfiguracje i rozwiązują problemy techniczne użytkowników bez angażowania ich. W przypadku gdy potrzebna jest aktualizacja oprogramowania, za pomocą Jamf Pro można ją przekazać do wszystkich urządzeń.
  • Samoobsługowy portal – pracownicy mogą skorzystać z samoobsługowego portalu, aby pobrać jednym kliknięciem oprogramowanie zatwierdzone przez firmę do użytku, a nawet samodzielnie skonfigurować VPN.
  • Bezpieczeństwo – polityka bezpieczeństwa gwarantuje niezmienny poziom zabezpieczeń na komputerach, jak uruchomiony firewall. Z systemem takim jak Jamf Pro łatwo wprowadzimy ograniczenia związane z dostępem do USB czy zasobów sieciowych.

Mac w biznesie

4) Kultura organizacyjna sprzyjająca pracy zdalnej

Sprzęt i infrastruktura to jednak nie wszystko, żeby model pracy zdalnej był w firmie efektywny. Oto, co na ten temat mówi Joanna Martynowska z JCommerce, Team Manager w branży IT: „Branża IT jest – a przynajmniej powinna być – w pełni przygotowana do opuszczenia biur przez pracowników z jednoczesnym zachowaniem ciągłości biznesowej. Samo posiadanie odpowiedniej infrastruktury nie jest jednak gwarancją sukcesu. Z perspektywy Team Managera czy jakiegokolwiek przełożonego praca w pełni zdalna to wiele wyzwań. Wielu kierowników zadaje sobie pytanie: Jak kontrolować pracownika? Jak podtrzymywać relacje? Czy można zaufać, że wykonuje swoje obowiązki, a jeśli nie – jak egzekwować poprawę? Podstawą jest odpowiednie podejście i zaufanie, że nasze zespoły składają się z odpowiedzialnych profesjonalistów. Obdarzmy ich zaufaniem, na które zasługują. Dla podtrzymania relacji organizujmy natomiast od czasu do czasu telekonferencje, ale nie przesadzajmy z kontrolą. Możliwości kontaktu obecnie jest mnóstwo”.

Podsumowanie

Pracownikom początkowo może być trudno odnaleźć się w zdalnej rzeczywistości. Jako pracodawca możesz zadbać o odpowiednią infrastrukturę, niezbędne narzędzia i obdarzyć swój zespół zaufaniem. Pracownikowi, który pracuje z domu, pozostaje przygotować sobie odpowiednie, sprzyjające skupieniu miejsce do pracy oraz dostęp do Internetu. Przy podejściu pełnym odpowiedzialności i zaangażowania praca zdalna przyniesie korzyści nie tylko pracownikowi, ale też całej organizacji.


Rozwiązanie Jamf Protect

Jamf Protect to nowe narzędzie dla administratorów Apple, które pozwala im chronić firmowe urządzenia Mac. 
Maki są uznawane za najbezpieczniejsze urządzenia, jednak użytkowane w sposób nieostrożny, mogą stać się celem ataków. Jak chronić urządzenia z systemem macOS w trakcie pracy zdalnej? Poznaj możliwości, jakie daje w tym zakresie system Jamf Protect.

Przeczytaj artykuł

Autorami wpisu są:

International Business Development Manager

International Customer Development Manager z bogatym doświadczeniem w obszarze sprzedaży i Human Resources. Płynnie posługuje się 3 językami obcymi, ma doświadczenie we współpracy z klientami zagranicznymi.

Business Unit Managerbusiness development manager

W branży IT od ponad 13 lat. W JCommerce odpowiedzialna za sprzedaż rozwiązań klasy ERP i BI, tym samym – za doradzanie klientom najlepszych rozwiązań. Służbowo i prywatnie interesuje się nowymi technologiami. Wolny czas aktywnie spędza z rodziną.

Team Manager z doświadczeniem we wdrożeniach projektów IT dla nowych klientów, zwłaszcza z rynku holenderskiego. Miłośniczka pracy z ludźmi i stawiania sobie nowych wyzwań. Prywatnie cukiernik amator.

IT Manager z ponad 15-letnim doświadczeniem w obszarze infrastruktury IT, dostarczaniu rozwiązań IT, w tym również rozwiązań ERP. W JCommerce odpowiedzialny za prowadzenie działu ITI oraz rozwój procesów biznesowych. Prywatnie miłośnik astrofizyki, wędkarstwa oraz spędzania wolnego czasu w zaciszu natury wraz z rodziną.

Dodaj komentarz: