Chyba w każdej firmie istnieją opisy stanowisk, instrukcje stanowiskowe lub procedury postępowania. Mogą być wykorzystywane do tworzenia jednolitych standardów pracy w różnych oddziałach firmy, czasem są dołączane do pakietu dokumentów, z którymi powinien zapoznać się nowy pracownik. W sytuacjach niestandardowych procedury pozwalają pracownikom sprawdzić sposób postępowania. Ale czy w dostarczonej przez nas procedurze na pewno znajdą oni odpowiedzi? Aby to sprawdzić, wystarczy taką procedurę… narysować! Tu z pomocą przychodzi modelowanie procesów biznesowych i diagramy BPMN.

BPMN – co to takiego?

Business Process Model and Notation, BPMN (Notacja i Model Procesu Biznesowego) to graficzna notacja służąca do opisywania procesów biznesowych. To jedno z podstawowych narzędzi analityków biznesowych oraz przedstawicieli biznesu wspierające analizę i projektowanie procesów w organizacji. Być może brzmi to skomplikowanie, ale postaram się pokazać na prostym przykładzie, że nie takie diagramy straszne, jak je malują. Zacznijmy więc od podstaw i narysujmy swoją procedurę.

Narysuj swoją procedurę

Wizualne przedstawienie procedury jest pomocne w przypadku wielopoziomowych i rozgałęzionych opisów, z wieloma możliwymi ścieżkami postępowania. W przypadku dużego poziomu komplikacji procedury, wizualizacja pozwala zidentyfikować miejsca do poprawy czy rozbudowy. Do tworzenia wizualizacji potrzebne będzie narzędzie do modelowania procesów biznesowych – na rynku jest obecnie dostępnych wiele tego typu narzędzi. Od najprostszych, które pozwalają nam stworzyć diagram BPMN, po bardziej rozbudowane, modułowe, gdzie możemy opisać procesy na różnym poziomie szczegółowości, przykładowo ukazując obraz pracy w firmie. Najpopularniejsze narzędzia BPMN to:

  • Enterprise Architect
  • Visual Paradigm​
  • Bizzagi
  • Aris

Czytaj także: Diagramy UML i BPMN – narzędzia pracy analityczki i analityka

Diagram BPMN w praktyce

Przejdźmy do praktyki. Posłużę się przykładem, procesem, który istnieje w każdej firmie – przyjęcie korespondencji. Wyobraźmy sobie, że firma X posiada procedurę odbioru korespondencji w recepcji i przekazuje instrukcję stanowiskową nowo zatrudnionej osobie. Proces ten możemy opisać za pomocą standardowej, najprostszej i najczęściej spotykanej ścieżki.

1. Uproszczona instrukcja stanowiskowa:

„Gdy przyjdzie listonosz i zostawi listy, zrób wpis w książce korespondencji i potem zanieś korespondencję do odpowiednich osób”

Taką procedurę możemy zobrazować za pomocą poniższego diagramu:

Ze względu na uproszczenie taka procedura nie wnosi jednak wartości dodanej. Osoba, która na co dzień będzie zajmowała się obsługą recepcji, zada już na początku następujące pytania:

  • „Co w przypadku, gdy przychodzi kurier, a nie listonosz? Może z jedną z firm kurierskich mamy podpisaną umowę i takie przesyłki należy traktować inaczej?”
  • „Co się dzieje w momencie odbioru korespondencji? Czy kurier / listonosz dostaje jakieś pokwitowanie odbioru?”
  • „Na czym polega rejestracja przesyłek? Czy jest system do obsługi przesyłek? Jak są rejestrowane paczki?”
  • „Co, jeśli adresata dokumentu nie ma w firmie? Czy rozróżniamy dłuższą nieobecność od chwilowej?”
  • „Czy są pisma, które wymagają specjalnego postepowania? Na przykład dokumenty wymagające odpowiedzi w określonym terminie?”

2. Rozbudowana wersja procesu

Biorąc pod uwagę możliwe scenariusze, tworzymy rozbudowaną wersję instrukcji:

„Obiór każdej przesyłki powinien być pokwitowany, z wyjątkiem kuriera firmy współpracującej, ponieważ zestawienie odebranych przesyłek jest przesyłane od nich raz w miesiącu. Listy są oklejane, skanowane, a następnie rejestrowane w systemie. Paczki są rejestrowane w systemie i odkładane do magazynu. W przypadku nieobecności adresata korespondencja powinna być przekazana osobie zastępującej, czasem jest możliwy kontakt telefoniczny. Listy od priorytetowych klientów są obsługiwane w pierwszej kolejności”.

Diagram uzyskuje zatem bardziej rozbudowaną postać, a dzięki wizualizacji widzimy wszystkie możliwe scenariusze i ścieżki postępowania:

Diagram BPMN

Graficzne modelowanie procesów – korzyści

Jak widać, graficzne przedstawienie nawet prostych procesów pozwala usystematyzować działania i ułatwić pracę. A skoro nawet tak prosty proces można usprawnić z pomocą diagramów BPMN, to wyobraźmy sobie, jak duże korzyści niesie ich wykorzystanie w przypadku bardziej złożonych procesów biznesowych, takich jak np. projekty budowy i rozwoju oprogramowania!

Najważniejsze korzyści dostrzegalne już na pierwszy rzut oka to:

  • Ułatwienie pracy, dzięki jasnemu zdefiniowaniu możliwych scenariuszy
  • Zidentyfikowanie brakujących elementów procesu
  • Możliwość rozbudowy danego procesu o nowe elementy
  • Zapobieganie komplikacjom wynikającym z ograniczeń istniejącego procesu

Podsumowanie

Jako analityczka biznesowa wspieram firmy w realizacji projektów IT. Diagramy i wizualizacje pomagają mi w tworzeniu i optymalizacji procesów, a także łatwiej jest określić cel projektu i priorytety. Pozwalają też dostrzec ścieżkę podstawową procesu i jej poszczególne rozgałęzienia, podzielić projekt na etapy z zachowaniem spójności funkcjonowania. Diagramy BPMN ułatwiają codzienną pracę i z powodzeniem mogą być wykorzystywane w każdej branży. Mam nadzieję, że udało mi się zachęcić do korzystania z nich i przekonać, że nie taka analiza biznesowa straszna, jak ją malują.

Autorem wpisu jest:
Senior Business Analyst

Od 8 lat w analizie biznesowej i systemowej, głównie w branży finansowej – wspiera banki, firmy leasingowe i ubezpieczenia. ​W ramach wdrażanych projektów nieodmiennie i bez ustanku poszukuje logiki i sensu. Prywatnie nie biega.

Dodaj komentarz

Skontaktuj się z nami

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach? Napisz do nas – odpowiemy na każdą wiadomość.

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
• w celach handlowych,
• w celach marketingowych,
• w celach rekrutacyjnych;
• w celach przyszłych rekrutacji.
3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
• w celach handlowych,
• w celach marketingowych,
• w celach rekrutacyjnych;
• w celach przyszłych rekrutacji.
3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.