Outsourcing IT może wnieść ogromny potencjał do Twojej firmy. Ale tylko z przemyślaną, świadomą strategią. Jak w każdej branży, także w przypadku outsourcingu IT istnieją elementy, które niosą ze sobą ryzyko niepowodzenia. Aby dobrze przygotować się na wdrożenie i czerpać korzyści ze współpracy outsourcingowej, bądź jak strateg, który myśli kilka ruchów do przodu.

Bądź świadomy

„W outsourcingu chodzi o oszczędność kosztów”. „Wynajmę zespół specjalistów i nie będę musiał inwestować w wyposażenie biura”. Spotkałeś się z takimi stwierdzeniami? Zgadzasz się z nimi? Według danych firmy Deloitte w 43% to wcale nie niższe koszty są kluczowym elementem umowy outsourcingowej, ale zapewnienie przez wynajmowany zespół innowacyjności. Aby zyskać świadomość na temat potencjału outsourcingu, niezbędne będzie rozeznanie rynku i umiejętność odpowiedzenia sobie na pytania: „Jaki jest mój cel biznesowy i jaką chcę przyjąć strategię?”. Tylko świadomy klient w pełni skorzysta z zalet outsourcingu IT. Ryzykiem jest zbytnie koncentrowanie się na kosztach i oszczędnościach. Dlaczego? Kierowanie się wyłącznie redukcją kosztów, a nie jakością i innowacyjnością w kluczowych dla funkcjonowania firmy obszarach, może skutkować utratą przewagi na rynku.

Partner, a nie dostawca

Chcesz rozwijać biznes, więc szukasz. No właśnie: kogo? Dostawcy IT realizującego zapisy w umowie? A może zaufanego partnera, na którego zawsze możesz liczyć? Jeśli poszukujesz wyłącznie dostawcy usług, a nie partnera outsourcingowego – nie wchodź w to, bo nic z tego nie wyjdzie. Pominięcie roli współpracy w outsourcingu niesie ze sobą ryzyko braku elastyczności w projekcie i pogorszeniem komunikacji. Outsourcing bez współpracy jest jak podążanie w górach za przewodnikiem mówiącym w języku, którego nie znasz. Czy chcesz przejść całą drogę w obawie, że przewodnik nie wie, jaki jest Twój cel? Czy nie lepiej jest, gdy obie strony świetnie się rozumieją i w każdej chwili mogą wspólnie zastanowić się nad zmianą kierunku?

Agile outsourcing

Postaw na bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo w outsourcingu to kolejny element, który bywa wiązany z ryzykiem. Ale czy rzeczywiście? W powszechnym mniemaniu pozostawienie sfery IT u siebie minimalizuje całe ryzyko związane z cyberbezpieczeństwem, jednak to właśnie skorzystanie z usług zewnętrznego dostawcy tak naprawdę zapewnia dostęp do specjalistycznej wiedzy z obszaru bezpieczeństwa. Firmy outsourcingowe mają wypracowane procedury bezpieczeństwa, know-how i wielobranżowe doświadczenie zbudowane dzięki współpracy z różnymi gałęziami biznesu. Jest jeszcze kwestia bezpieczeństwa danych – Inspektor Ochrony Informacji (IOD) powinien być po Twojej stronie. Warto spojrzeć na temat bezpieczeństwa danych szeroko, biorąc pod uwagę nie tylko ochronę danych osobowych w kontekście RODO, ale także zagrożenia dla tajnych danych, takie jak ataki hackerskie czy złośliwe oprogramowanie. Połączone siły Twoje i partnera IT dają szansę na wypracowanie najlepszych praktyk w zakresie zapobiegania ryzyku.

Bądź świadomy procesów

Zanim zdecydujesz się na współpracę outsourcingową, zapoznaj się z procesami związanymi z outsourcingiem. Brak świadomości w tym zakresie niesie ze sobą ryzyko wydłużenia czasu trwania projektu.

  • Zastanów się wcześniej, jakie będą role projektowe. Wiele ułatwia – robiący w ostatnich latach karierę – outsourcing w modelu Agile. Wówczas po Twojej stronie osobą odpowiedzialną za komunikację potrzeb i zlecanie prac będzie Product Owner, czyli właściciel Produktu.
  • Zastanów się, jaki sposób komunikacji z partnerem outsourcingowym będzie dla Ciebie najbardziej odpowiedni i w jaki sposób chcesz przekazać wiedzę (tzw. knowledge transfer).
  • Czy istnieją jakieś niejasne procedury lub luki w wiedzy, którą chcesz przekazać partnerowi? W jaki sposób możesz je uzupełnić? Wszystkie te aspekty warto wziąć pod uwagę, aby zapewnić płynny start projektu.
  • Zastanów się także czy przygotowałeś swój zespół na przyjęcie osób z zewnątrz. Odpowiednie przygotowania, np. spotkanie przed startem projektu, minimalizuje ryzyko dłuższej aklimatyzacji pracowników firmy zewnętrznej. Dobre przygotowanie zaowocuje większą wydajnością osób zasilających szeregi ukształtowanej już struktury.

Wybierz odpowiednią firmę

Załóżmy, że kluczowe dla funkcjonowania Twojej firmy kompetencje chcesz pozyskać od dostawcy. Przykład: planujesz przenieść infrastrukturę do chmury i chcesz zatrudnić zespół DevOps). Warto zrobić wstępne rozeznanie na rynku, by przekonać się, że specjaliści DevOps i kompetencje w tym zakresie są trudno dostępne. W przeciwnym razie łatwo wpaść w pułapkę pośpiechu i wyboru nieodpowiedniej firmy. Zachowaj ostrożność, jeśli trafisz na firmę, która na każde zapytanie będzie odpowiadać z przesadnym entuzjazmem, bez względu na to, czy posiada danych specjalistów i doświadczenie. Tak naprawdę może się za tym kryć chęć pozyskania klienta za wszelką cenę, w myśl: „Jakoś to będzie”. Odpowiedzialny i zaufany partner zapyta Cię o Twoje potrzeby i pomoże nakreślić odpowiednią strategię, sam także nie będzie unikał zadawania pytań.

Czytaj także: Modele współpracy z partnerem outsourcingowym

Skalowalność w outsourcingu

Outsourcing IT pozwala minimalizować ryzyko utraty kluczowych zasobów, ale tutaj warto wziąć pod uwagę odpowiednie rozdysponowanie prac w projekcie pomiędzy poszczególne osoby po stronie partnera. W przypadku projektów outsourcingowych dobrą praktyką jest powiększanie zespołów i powierzanie większego zakresu prac partnerowi IT o kolejnych specjalistów, w miarę jak rośnie nasze zaufanie lub projekt ewoluuje. Lepiej rozpocząć współpracę z małym zespołem po stronie klienta (2-3 osoby) lub nawet skorzystać z pomocy jednego eksperta, aby przekonać się, czy outsourcing faktycznie się sprawdza. Wiele firm po takim początkowym etapie angażuje kolejnych specjalistów (często nawet z różnych firm outsourcingowych). Odbywa się to naturalnie, w miarę jak rośnie zaufanie do firm zewnętrznych i specjalistów spoza firmy.

Outsourcing IT: przejmij stery i złap wiatr w żagle

Ostatnim, ale kluczowym dla powodzenia całej operacji elementem, jest odpowiednie zarządzanie procesem outsourcingu IT. Partner przejmuje pewne procesy i usługi, ale stery pozostają w Twoich rękach. Na zarządzanie procesem składają się trzy elementy, o których już wspominałem wyżej. Podejmując kluczową dla firmy decyzję, musisz mieć pewność, że:

1. Jesteś świadomym partnerem biznesowym i zachowujesz kontrolę na każdym etapie trwania projektu,

2.  Znasz potencjał swojej firmy i jesteś organizacyjnie otwarty na współpracę z partnerem IT,

3. Znasz rynek, jego potencjał i ograniczenia w obszarze, który chcesz rozwijać z pomocą partnera outsourcingowego.

Jeżeli podejdziesz do całego procesu świadomie, nastawiając się na współpracę – usługi firmy outsourcingowej będą dla Twojej firmy jak podmuch w żagle.

Podsumowanie

Wiele pisze się o zaletach outsourcingu, jednak tym, co mnie zawodowo interesuje, jest właśnie ryzyko kontrolowane w outsourcingu i świadomość całego procesu. Być może dla niektórych są to podstawy. Mam jednak nadzieję, że dzięki pokazaniu w obiektywny sposób możliwych przeszkód i sposobów minimalizowania ryzyka w outsourcingu udało mi się rozwiać wszelkie obawy. Liczę, że ta wiedza pozwoli bardziej zdecydowanie wkroczyć na rynek i podjąć decyzję o zaangażowaniu firmy zewnętrznej. Pracuję w jednej z firm outsourcingowych od wielu lat i wiem, że „świadomy klient” i „partnerska współpraca” to klucz do sukcesu w procesie outsourcingu IT.

Autorem wpisu jest:
Maciej Smulczyk

W JCommerce odpowiedzialny za rozwój biznesu w regionie centralnym. Posiada wieloletnie doświadczenie w doradztwie w obszarze procesów edukacyjnych, rekrutacyjnych i outsourcingu procesów biznesowych. Prywatnie fan koszykówki, hokeja i baseballu zza oceanu.

Dodaj komentarz

Komentarze:

Skontaktuj się z nami

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach? Napisz do nas – odpowiemy na każdą wiadomość.

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
• w celach handlowych,
• w celach marketingowych,
• w celach rekrutacyjnych;
• w celach przyszłych rekrutacji.
3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.