Podczas rozmów z moimi klientami wiele razy słyszałam, że rekrutacja prowadzona samodzielnie przez firmę jest znacznie bardziej efektywna, ponieważ pozwala na znalezienie właściwych kandydatów i generuje mniej kosztów niż systematyczny outsourcing specjalistów. Ale czy na pewno? Na postawie doświadczenia i analizy przypadków, w których pomagałam klientom, wyrobiłam sobie w tej kwestii odmienne zdanie. Uważam, że wynajęcie wyspecjalizowanego pracownika lub zespołu projektowego może usprawnić proces wytwarzania oprogramowania czy też rozwój i utrzymanie firmowej aplikacji, bądź systemu informatycznego, a w konsekwencji ułatwić prowadzenie biznesu. Oczywiście nie zawsze i nie w każdej firmie. Przyjrzyjmy się więc tej kwestii nieco bliżej.

Przygotowałam listę najważniejszych korzyści płynących z outsourcingu specjalisty, ale także – dla równowagi – listę ryzyk i zagrożeń, które musimy wziąć pod uwagę, decydując się na taką usługę. Zanim więc przejdę do zaprezentowania korzyści, jakie zauważają nasi klienci korzystający z wiedzy i umiejętności naszych specjalistów, zatrzymajmy się na chwilę przy analizie ewentualnych zagrożeń. Jeszcze na etapie przygotowania własnej firmy do skorzystania z usług dostawcy outsourcingu IT, warto rozważyć ryzyka, jakie mogą wystąpić podczas takiej współpracy. Poniżej lista wybranych, najczęściej występujących zagrożeń, które przedstawiam wraz z możliwymi sposobami ich ograniczania, zarówno po stronie dostawcy, jak i Klienta.

Ryzyko w outsourcingu it tabela miniatura

Do możliwych zagrożeń, jakie dodatkowo warto przeanalizować samemu lub wspólnie z wybranym dostawcą, możemy zaliczyć również brak akceptacji i wsparcia części kierownictwa liniowego i pracowników dla wydzielania zadań dla pracownika zewnętrznego, a także problemy z komunikacją czy możliwość utraty wiedzy. Jeśli zdajemy sobie sprawę z tych zagrożeń i otwarcie rozmawiamy o tym z dostawcą, jesteśmy w stanie je zminimalizować, a nawet wykluczyć. Niezbędne jest jednak przygotowanie po obydwu stronach, wzajemne zaufanie i poznanie oraz zaplanowanie działań i stały monitoring efektywności wykonywanych, zlecanych na zewnątrz działań.

Przygotuj firmę na outsourcing

Outsourcing w pewnej skali, np. kiedy angażujemy cały zewnętrzny zespół developerski, może stać się procesem o charakterze strategicznym, głęboko przebudowującym strukturę przedsiębiorstwa i wpływającym na funkcjonowanie procesów w nim zachodzących. Z tego powodu decyzja o powierzeniu części zadań zespołowi outsourcowanemu musi być poprzedzona odpowiednim przygotowaniem, na które składają się następujące kroki:

  • analiza potrzeb i sytuacji wymagającej zaangażowania specjalisty zewnętrznego;
  • zaplanowanie procedury współpracy z dostawcą, wymagające wyznaczenia osób decyzyjnych w kwestii współpracy, które będą odpowiedzialne za operacyjne kontakty z dostawcą, a także przygotowania odpowiedniej komunikacji wewnętrznej, która zapobiegnie ewentualnym konfliktom czy niezrozumieniu roli zewnętrznego specjalisty;
  • zaplanowanie procesu wyboru odpowiedniego dostawcy;
  • zaplanowanie procesu wdrożenia zewnętrznego pracownika lub zespołu;
  • monitorowania efektywności usługi i realizacji powierzonych zadań.

Korzyści z outsourcingu

Jeśli więc dostawca jest w stanie zagwarantować minimalizację wystąpienia ryzyk po swojej stronie i ograniczyć ewentualne skutki ich wystąpienia, a klient odpowiednio zaplanuje proces wprowadzenia usług outsourcingowych, przedsiębiorstwo stosunkowo szybko odczuje korzyści płynące z zaangażowania zewnętrznego specjalisty lub zespołu. Przemyślany i uporządkowany proces nawiązania współpracy z dostawcą oraz późniejszy etap wdrożenia pracownika zewnętrznego w nasz projekt, zwolni nasze wewnętrzne zasoby lub pozwoli skierować pracowników do innych zadań. Ponadto model outsourcingu pozwoli Ci w krótkim czasie odczuć następujące korzyści:

  • brak kosztów rekrutacji – to firma outsourcingowa ponosi koszty pozyskania pracownika w zamian za późniejszą możliwość stałego zysku z outsourcingu;
  • szybki dostęp do potrzebnych specjalistów, dzięki posiadanym zasobom i ugruntowanej bazie kandydatów firmy outsourcingowej;
  • elastyczność czasową kontraktu – natychmiastowa reakcja na zwiększenie lub zmniejszenie zapotrzebowania na pracowników;
  • dopasowanie kompetencji do potrzeb danego projektu oraz możliwość wsparcia merytorycznego w projekcie ze strony dostawcy w razie nieprzewidzianych sytuacji;
  • outsourcing nie zwiększa stałych kosztów Twojej działalności;
  • fakturę otrzymaną od firmy outsourcingowej możesz zaliczyć jako koszt projektowy;
  • brak kosztów urlopów i L4;
  • za uzgodnionym z dostawcą okresem wypowiedzenia możliwość wymiany pracownika, którego jakość wykonywanej pracy jest niezadowalająca;
  • oszczędność kosztów i czasu poświęconego na poszukiwania i selekcję kandydatów;
  • zmniejszenie ryzyka związania się z niedopasowaniem kandydatem;
  • brak kosztów obsługi kadrowo – płacowej pracownika.

Outsourcować czy nie outsourcować

Teraz warto zastanowić się, kiedy na pewno warto skorzystać z usług outsourcingu kadry IT. Oto lista takich sytuacji:

  • do firmy nadsyłana jest duża ilość aplikacji kandydatów, jednak efektywność procesu rekrutacyjnego jest niska;
  • kandydaci rezygnują z rozmów rekrutacyjnych już na wczesnym etapie rekrutacji;
  • nie posiadamy odpowiednio rozpoznawalnej marki, jako pracodawca zatrudniający specjalistów IT;
  • obserwujemy stałą rotację i częste odejścia pracowników w projekcie;
  • potrzebujemy terminowo zrealizować projekt i/lub w krótkim czasie (np. do tygodnia) rozpocząć prace nad projektem;
  • nie mamy wystarczającej liczby zadań do powierzenia specjalistom IT, aby zapewnić efektywny czas pracy lub występuje sezonowość w naszych projektach;
  • chcemy w stosunkowo krótkim czasie zbudować nowy zespół lub dział.

Firma outsourcingowa będzie od nas lepsza w wykonaniu niektórych zadań rekrutacyjnych, m.in. dzięki stałej i intensywnej obecności na rynku kandydatów, rozpoznawalności marki pracodawcy. Zapewni nam również terminowy i elastyczny dostęp do fachowych zasobów, zawsze wtedy kiedy są rzeczywiście potrzebne, a nie dopiero wtedy, kiedy uda się pozyskać odpowiednich specjalistów. Outsourcing kadry IT to przede wszystkim wybór strategii działania, która umożliwia firmie szybko dostosowywać się do otoczenia biznesowego, potrzeb wewnętrznych i oczekiwań klientów.

Autorem wpisu jest:
Justyna Mikołajczyk

Wspiera i doradza europejskim firmom, które poszukują specjalistów IT w modelu outsourcingowym, pomagając tym samym w budowie kompetentnych zespołów programistycznych.

Dodaj komentarz

Komentarze:

Skontaktuj się z nami

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach? Napisz do nas – odpowiemy na każdą wiadomość.

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
• w celach handlowych,
• w celach marketingowych,
• w celach rekrutacyjnych;
• w celach przyszłych rekrutacji.
3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.