Automatyzacja działań, usprawnienie procesów, ułatwienie raportowania i zwiększenie kontroli w firmie dostarczającej sprzęt medyczny to wyzwania, którym miał sprostać nowy system ERP.

Decyzja o wdrożeniu nowego systemu informatycznego, wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem została podjęta przez zarząd firmy Medim w 2010 roku. Czynnikami motywującymi tę decyzję były:

  • dynamiczny rozwój firmy w ostatnich kilku latach,
  • zwiększone zapotrzebowanie na szybki dostęp do bieżących i sprawdzonych informacji na temat rentowności podejmowanych przedsięwzięć oraz ogólnej kondycji firmy,
  • potrzeba usprawnienia procesów zarządzania łańcuchem dostaw (czynnik krytyczny dla terminowej realizacji projektów),
  • konieczność zwiększenia kontroli obrotu magazynowego i sprawnego zarządzania magazynem (ze szczególnym uwzględnieniem identyfikacji numerów seryjnych, partii i dat ważności produktów – głównie w obrocie wyrobami medycznymi).

Wybór systemu ERP i partnera wdrożeniowego

Dotychczas stosowany system ERP nie był w stanie sprostać stawianym wymaganiom w świetle dużych zmian zachodzących zarówno w samej organizacji jak i jej otoczeniu. Procedura wyboru nowego systemu również nie była łatwa, a ostateczna decyzja zapadła dopiero na początku 2012 roku. Spośród dostępnych na rynku systemów ERP wybrany został system firmy Microsoft – Dynamics NAV.

Microsoft Dynamics NAV pokonał konkurentów dzięki swojej bardzo obszernej i kompleksowej funkcjonalności dostępnej w standardowej wersji oraz pełnej elastyczności w szerokim zakresie dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb użytkowników. Nie mniej istotny od wyboru właściwego systemu był dobór odpowiedniego partnera – firmy, która byłaby w stanie sprawnie i profesjonalnie przeprowadzić proces wdrożenia systemu. Po długiej i wnikliwej analizie wybrana została firma JCommerce, której specjaliści zostali docenieni za profesjonalne podejście i doskonałą znajomość procesów biznesowych. Zaproponowali oni też bardzo ciekawe rozwiązania w newralgicznych dla Medim obszarach działalności.

Firma JCommerce przedstawiła najbardziej kompleksową ofertę, która obejmowała wiele niezidentyfikowanych wcześniej zagadnień odkrytych dopiero podczas konsultacji poprzedzających wybór właściwej oferty. Wiedza i doświadczenie konsultantów firmy oraz znajomość tzw. „dobrych praktyk” były czynnikami decydującymi o wyborze. Zdawaliśmy sobie sprawę, że tylko współpraca z właściwym partnerem jest kluczem do osiągnięcia sukcesu, którym w tym przypadku było sprawne wdrożenie systemu – zgodnie z przyjętymi założeniami co do zakresu, terminu i budżetu.

Piotr Młynarczyk, Dyrektor Naczelny w Medim

Wdrożenie nowego systemu ERP w 6 miesięcy

Opracowana koncepcja wdrożenia systemu zakładała uruchomienie systemu we wszystkich obszarach działalności firmy i obejmowała:

  • Zakupy
  • Magazyn
  • Sprzedaż
  • Księgowość
  • Zarządzanie zasobami
  • Administrację

Wszystkie zdefiniowane na etapie analizy procesy zostały prawidłowo zmapowane w nowym systemie, a końcowa jego funkcjonalność została oceniona jako w pełni zgodna z przyjętymi założeniami. Dodatkowo, na potrzeby realizacji wdrożenia systemu MS Dynamics NAV w firmie Medim zostały przygotowane liczne modyfikacje i interfejsy dostosowujące standardową funkcjonalność systemu do wymagań zgłoszonych podczas analizy.

Wdrożenie systemu MS Dynamics NAV zostało przeprowadzone zgodnie z przyjętym harmonogramem, który zakładał wykonanie wszystkich zaplanowanych prac w sześć miesięcy. Projekt wdrożeniowy został rozpoczęty w lutym 2012 szczegółową analizą procesów, natomiast uruchomienie produkcyjne systemu nastąpiło w czerwcu, a cały projekt został zamknięty wraz z początkiem sierpnia 2012 (po upływie 2-miesięcznego okresu asysty przy starcie).

Realizacja projektu wdrożeniowego przebiegła wzorcowo. Na każdym etapie wdrożenia wszystko było przewidywalne i jasne, a proces przejścia na nowy system zrealizowany został płynnie i bez niespodzianek.

Marcin Kaszubski, Specjalista ds. Informatyki w Medim

Korzyści biznesowe z wdrożenia MS Dynamics NAV

Zautomatyzowanie działań

  • Procesy importu danych do systemu z plików w formacie .xls/.xml (zapasy, komponenty, cenniki zakupu i sprzedaży, zamówienia)
  • Aktualizacja cen sprzedaży w PLN na podstawie aktualnego kursu i ceny w walucie sugerowanej przez dostawcę
  • Eksport komponentów zestawów DEMO przeznaczonych do wypożyczenia
  • Automatyzacja procesu tworzenia kartotek zapasów, nabywców, dostawców, informacji o numerach seryjnych i partii oraz zestawów komponentów

Łatwość i wygoda raportowania

  • Wielowymiarowa analiza sprzedaży
  • W pełni definiowane przez użytkownika arkusze kont
  • Zestaw gotowych raportów generujących potrzebne zestawienia
  • Wydruki dokumentów w pełni zgodne z wymaganiami użytkownika


Zwiększenie kontroli

  • Śledzenie numerów seryjnych, numerów partii i dat ważności w obrocie wyrobami medycznymi (zakup, sprzedaż, serwis)
  • Obsługa numerów seryjnych, numerów partii i dat ważności dla komponentów zestawów
  • Szczegółowy rachunek wyników z wykorzystaniem wymiarów analitycznych (m.in.: dział, kontrakt, pracownik, nośnik kosztu)
  • Monitorowanie procesu „dopuszczania” produktów medycznych do obrotu
  • Mechanizm kontroli sprzedaży dla klientów zablokowanych przez windykację
  • Szczegółowa ewidencja obrotu towarami


Usprawnienie procesów

  • Ewidencja dokumentów magazynowych
  • Ewidencja umów wieloletnich na dostawę produktów i kontrola ich realizacji
  • Ewidencja wypożyczeń sprzętu (własnego i powierzonego)
  • Obsługa sprzedaży ratalnej
  • Obsługa i rozliczenie sprzedaży towarów „na wymianę” oraz akcji promocyjnych z zastosowaniem cen specjalnych
  • Automatyczne tworzenie zamówień zakupu do dostawców z rezerwacją planowanych dostaw
  • Procedura podziału/przeksięgowania sprzedaży i kosztu własnego na kilku handlowców
  • Interfejs bankowy


Medim Sp. z o.o.

Firma założona w 1990 r. jako jedna z pierwszych polskich prywatnych firm zaopatrujących służbę zdrowia w sprzęt medyczny. Jest wyłącznym przedstawicielem w Polsce kilku światowych liderów w wybranych produktach medycznych. Oferta firmy obejmuje konsultacje i specjalistyczne wsparcie dla klientów, szkolenia aplikacyjne, użytkowe i eksploatacyjne, dostawy sprzętu, instalacje i montaże aparatury oraz serwis techniczny. Medim jest aktywnym członkiem Business Centre Club oraz Ogólnopolskiej Izby Gospodarczej Wyrobów Medycznych POLMED.

Autorem wpisu jest:
Andrzej Krawiec

Od 1995r. związany z projektowaniem baz danych i systemów informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem. W swoim dorobku zawodowym posiada udział w kilkudziesięciu projektach wdrożeniowych systemów klasy ERP, pełniąc funkcje analityka, konsultanta, projektanta, programisty i kierownika projektów.

Dodaj komentarz

Skontaktuj się z nami

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach? Napisz do nas – odpowiemy na każdą wiadomość.

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
• w celach handlowych,
• w celach marketingowych,
• w celach rekrutacyjnych;
• w celach przyszłych rekrutacji.
3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
• w celach handlowych,
• w celach marketingowych,
• w celach rekrutacyjnych;
• w celach przyszłych rekrutacji.
3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.