Nadchodzący rok oznacza dla przedsiębiorców sporo wyzwań, a wszystko dlatego, że Ministerstwo Finansów planuje kolejne zmiany w zakresie przepisów dotyczących kontroli skarbowej. Od 1 stycznia 2017 prawie wszystkie firmy obowiązywać będą przepisy nowelizacji VAT, co oznacza, że podobnie jak duże firmy, mali i średni przedsiębiorcy będą podlegali obowiązkowi comiesięcznego przesyłania w formie elektronicznej pliku Jednolitego Pliku Kontrolnego VAT do urzędów skarbowych. Wyjątkiem są mikroprzedsiębiorstwa, które jednak mają czas jedynie do stycznia 2018 roku na dostosowanie swoich firm do nowych wymogów (w przypadku obrotu wewnętrzwspólnotwego, obowiązują ich jednak te same przepisy co resztę przedsiębiorców). To jednak nie koniec rewolucji, bo w planach Ministerstwa znajduje się także projekt uruchomienia Centralnego Rejestru Faktur pod koniec 2017 roku, a w styczniu 2018 wprowadzenie e-paragonów. Czy nowe przepisy będą korzystne dla przedsiębiorców i ich klientów, czy może okażą się dla nich bardziej kłopotliwe? Jak przygotować swoją firmę?

Zakres gotowych i przygotowywanych zmian można krótko określić jednym słowem: digitalizacja. Inteligentne dokumenty, elektroniczne paragony i centralna baza danych gromadząca wszystkie faktury to dopiero początek. Istotą tych zmian jest bowiem zupełnie nowe podejście w relacji na linii przedsiębiorca – państwowe instytucje kontroli. Elektroniczna forma wymiany danych to z jednej strony wygoda i przyspieszenie realizacji obowiązków podatnika, poprawa ściągalności podatków i efektywniejsze wykrywanie nieprawidłowości i oszustw, ale z drugiej strony to także spore i czasami kosztowne dla mniejszych podmiotów wyzwanie technologiczne. Jednym z najpilniejszych dla małych i średnich przedsiębiorstw wyzwań, jest obecnie dostosowanie wykorzystywanego oprogramowania do potrzeb generowania pliku JPK VAT (czyli elektronicznej deklaracji VAT). Rozwiązanie to ma na celu ułatwienie i zautomatyzowanie części procesów księgowych i podatkowych, może jednak na początku przysporzyć przedsiębiorcom wielu zmartwień zwłaszcza, że brak dochowania elektronicznej formy deklaracji może już od początku roku oznaczać karę do 40 tyś. złotych.

Centralny Rejestr Faktur

Kolejnym wyzwaniem będzie także planowane w 2017 roku uruchomienie Centralnego Rejestru Faktur (CRF). W chwili jego powstania na przedsiębiorców nałożony zostanie obowiązek korzystania z faktur elektronicznych. Należy przy tym pamiętać, że ich klasyczne wersje w formie pliku PDF, czyli jedynie ich obrazy, nie spełniają większości wymogów e-dokumentu. Elektroniczne faktury będą musiały natomiast zawierać metadane (opis, dane sprzedawcy i nabywcy, datę sprzedaży i wystawienia, wartość transakcji), które po wysłaniu faktury do CRF, umożliwią ich automatyczną kontrolę. Pozwoli to fiskusowi na walkę z tzw. luką podatkową, poprzez szybkie wykrywanie przestępstw karuzelowych, wyłudzeń VAT i fałszywych faktur. Digitalizacja ma ułatwić Ministerstwu Finansów namierzenie przedsiębiorców uchylających się od płacenia podatków, jednocześnie może jednak narazić na kontrole uczciwych podatników, którzy będą mieli problemy z dostosowaniem się do zmian.

E-paragonSchemat transformacji i przekazu paragonów papierowych na elektroniczne 

e-Paragon

Nowością, która również może wprowadzić sporo zamieszania, jest pomysł wprowadzenia e-paragonów, które mają zastąpić papierową wersję znanych wszystkim paragonów, drukowanych przez tradycyjne kasy fiskalne. Elektroniczna forma paragonu ma w teorii przynieść korzyści wszystkim stronom – klientom, sprzedawcom, wreszcie fiskusowi. Założenie jest bowiem takie, że nowe kasy fiskalne będą wysyłały klientowi szczegółowe dane o transakcji (na adres mailowy lub do aplikacji w telefonie). Klienci mają zyskać wygodę, prościej im będzie kontrolować wydatki, a problemy ze zgubionym lub wyblakniętym paragonem podczas reklamacji staną się przeszłością. Z kolei właściciele firm zyskają dostęp do monitoringu transakcji, dzięki któremu otrzymają cenne informacje, umożliwiające szczegółową analizę biznesową w poszczególnych placówkach. Czyli wiedzę na temat tego, jak zwiększyć sprzedaż, obniżyć koszty czy zminimalizować straty. Dane zbierane w ten sposób będą także przesyłane do chmury Ministerstwa, a tam analizowane i archiwizowane. Ministerstwo zakłada, że ten typ plików będzie anonimowy, a dane kupujących nie będą ujawniane. Staną się jedynie źródłem wielu cennych danych statystycznych, a także umożliwią skuteczniejszą kontrolę skarbową.

W parze z udogodnieniami idą również trudności. Zmiany te będą wymagać wymiany wszystkich kas fiskalnych na takie, które będą miały dostęp do Internetu i możliwość wysyłania danych zgodnych z wymogami systemu. To oznacza koszty, które będą musieli pokryć w dużej mierze przedsiębiorcy. Zastanawiające jest także to, jak rozwiązane zostaną takie problemy jak trudności osób starszych, czy niepełnosprawnych, z obsługą komputera? Przecież nadal nie wszyscy posiadają bankowość elektroniczną, skrzynkę mailową czy telefon wyposażony w Internet, na którym można zainstalować odpowiednia aplikację.

Jak się przygotować na nieprzewidywalne?

Kolejne zmiany będą wprowadzane w ciągu najbliższych miesięcy. W przypadku części z nich nie jest znany ostateczny kształt przepisów i wynikających z nich obowiązków. Ponadto, trzeba przygotować się również na to, że po wdrożeniu zmian, z biegiem lat, poszczególne przepisy mogą się zmieniać. Żeby więc zapewnić swojej firmie bezpieczeństwo, dobrze jest uzbroić ją w narzędzia, które będą w stanie sprostać kolejnym wymaganiom, a także elastycznie dostosowywać się do nieuniknionych zmian prawnych. Jak? Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie warunków licencyjnych systemu księgowego lub ERP, które aktualnie wykorzystywane są w firmie. Czy gwarantują dostęp do aktualizacji? Czy system jest rozwijany pod kątem zmian w polskim prawie?

NAV PL w systemie Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamic NAV, dzięki stale rozwijanemu i aktualizowanemu modułowi polskich funkcjonalności NAV PL, umożliwia elastyczne dostosowanie systemu, w taki sposób, żeby zmieniające się przepisy nie paraliżowały funkcjonowania firmy. System umożliwia automatyczne generowanie pliku JPK w formacie XML, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, e-faktur, w przyszłości pozwoli także na obsługę e-paragonów. W najnowszej wersji systemu, Microsoft Dynamics NAV 2017, znajduje się również nowy moduł E-everything, dzięki któremu elektroniczne dokumenty można połączyć z usługą płatniczą, przez co kontrahenci uzyskają możliwość bezpośredniego uregulowania należności za fakturę, np. dzięki usłudze PayPal. Zaletą dobrych systemów ERP jest również moduł bankowości elektronicznej usprawniający tworzenie i wysyłanie przelewów do aplikacji bankowej, import pliku z wyciągami bankowymi do NAV oraz ich automatyczne rozliczanie. Wszystko to usprawnia i w dużej mierze automatyzuje realizację obowiązków płatnika, dzięki integracji z takimi narzędziami jak deklaracje VAT, dzienniki i księga główna. System ERP to również wsparcie w przygotowywaniu skonsolidowanych sprawozdań, narzędzia monitorujące daty obowiązku VAT, arkusze przygotowywania i elektronicznego składania deklaracji VAT-UE, VAT-27, VAT-7, deklaracje Intrastat i mechanizm wsparcia do obliczania deklaracji podatku od opakowań, a także skuteczne zarządzanie księgowością i zapasami, wyciągami bankowymi, wielowalutowością, czy dokumentami inwentaryzacji.

Podsumowanie

Nowe przepisy budzą dużo obaw i mogą wiązać się z utrudnieniami dla polskich przedsiębiorców, jednak faktem jest, że są to rozwiązania potrzebne i w ostatecznym rozrachunku – mogą przynieść więcej korzyści niż strat. Część z nich dobrze funkcjonuje w innych krajach, na których wzorowali się ustawodawcy. Oczywiście wszystko zależy od tempa, sposobu przeprowadzenia i poziomu przygotowania przedsiębiorców, a także samych instytucji państwowych. Na pierwsze efekty zmian wprowadzonych w 2017 roku, zapewne będzie trzeba poczekać do połowy przyszłego roku.

Autorem wpisu jest:
Szymon Pociask

Konsultant systemów ERP, na co dzień związany z technologią Microsoft. Specjalizuje się w projektach wdrożeniowych systemu Microsoft Dynamics NAV. Posiada doświadczenie w implementacji systemu u klienta końcowego oraz jego kastomizacji.

Dodaj komentarz

Komentarze:

Skontaktuj się z nami

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach? Napisz do nas – odpowiemy na każdą wiadomość.

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
• w celach handlowych,
• w celach marketingowych,
• w celach rekrutacyjnych;
• w celach przyszłych rekrutacji.
3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.