Narzędzi do zarządzania projektami jest bardzo dużo. Czy jednak wiesz, że jedno z nich jest dostępne w twoim systemie ERP? Wykorzystaj cały potencjał narzędzia Business Central dzięki wbudowanym modułom ułatwiającym zarządzanie projektami, jak Moduł Zlecenia. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak planować zadania bardziej efektywnie i łatwiej zarządzać budżetem. Zyskaj większą kontrolę i zapewnij rentowność swoim projektom!

Moduł Zlecenia w MS Dynamics 365 Business Central

Moduł Zlecenia w MS Dynamics 365 Business Central obsługuje zadania związane z zarządzaniem projektami. Dzięki niemu możemy utworzyć karty poszczególnych projektów, zaplanować zużycie zasobów oraz na bieżąco otrzymywać informacje niezbędne do zarządzania budżetem i monitorowania postępu prac. Aby rozpocząć pracę ze zleceniami, należy najpierw utworzyć kartotekę zlecenia. Podajemy na niej informacje o nabywcy, metodę obliczania robót w toku, grupy księgowe zlecenia itp.

Moduł Zlecenia Business Central

Lista zleceń

Karty czasu pracy

Czas pracy pracowników, jak również wykorzystywanych maszyn, możemy rejestrować za pomocą kart czasu pracy. Funkcjonalność ta umożliwia nie tylko weryfikację pojedynczych projektów, lecz także alokację zasobów we wszystkich zleceniach. Temat funkcjonalności karty czasu pracy zasługuje na osobny artykuł i również pojawi się on w ramach serii JPro.

Karty czasu pracy w Business Central

Karty czasu pracy

Najważniejsze z punktu biznesowego informacje, czyli wszystkie koszty i przychody związane ze zleceniem, znajdziemy w kartotece zlecenia. Wszystkie interesujące nas informacje będą rejestrowane właśnie tam. Moduł Zlecenia daje również możliwość weryfikacji postępów na podstawie śledzenia przewidywanego zużycia oraz zebranie danych do wystawienia faktury dla nabywcy. Możemy wybrać model rozliczenia odpowiednio do naszych potrzeb: program obsługuje zlecenia typu Fixed Price oraz Time & Material.

System ERP Microsoft Dynamics Business Central pozwala na:

  • Tworzenie zlecenia w walucie obcej,
  • Kopiowanie danych z innego zlecenia lub definiowanie szablonów,
  • Przeksięgowanie RWT (robót w toku),
  • Tworzenie harmonogramu i budżetu dla projektu z podziałem na zadania i wiersze planowania zlecenia.

Czytaj także: 7 zalet Microsoft Dynamics Business Central on cloud

Planowanie zlecenia

Planowanie zlecenia odbywa się w dwóch etapach.

  1. Pierwszy, mniej szczegółowy, obejmuje zadania zlecenia. Jest on odzwierciedleniem umowy z nabywcą. Zanim przejdziemy dalej, konieczne jest posiadanie co najmniej jednego zdefiniowanego zadania zlecenia.
  2. Drugi etap obejmuje wiersze planowania zlecenia. Dzięki wierszom planowania możemy szczegółowo określić zużycie zapasów, zasobów oraz innych wydatków księgowanych również bezpośrednio w księdze głównej.

Przyjrzyjmy się bliżej warstwie drugiej. Będzie ona dla nas interesująca, gdyż to na tym poziomie ustalamy poziom szczegółowości. To od nas zależy stopień szczegółowości, z jakim chcemy kontrolować postęp prac. Dzięki wierszom zadań zlecenia możemy, w zależności od potrzeb, podzielić projekt na etapy lub np. ze względu na rodzaj kosztów.

Wiersze zadań zlecenia są widoczne bezpośrednio w kartotece zlecenia i pokazują zsumowane wartości wierszy planowania zlecenia. Ich struktura jest podobna do planu kont. Możemy dowolnie tworzyć strukturę syntetyczną i analityczną. Możemy tu zdefiniować konta syntetyczne (czyli konta główne) oraz konta analityczne (czyli pomocnicze do kont głównych).

Kartoteka Zlecenia w Business Central

Kartoteka zlecenia

Przy użyciu kartoteki zlecenia w wierszach planowania zlecenia precyzujemy zasoby, zapasy i konta księgi głównej związane z odpowiednim zadaniem zlecenia. Wszystkie zapisy dotyczące planowanych kosztów i przychodów związanych z fakturowaniem powinny zostać określone na samym początku, aby potem w miarę upływu czasu móc sprawdzać status realizacji planowanego zużycia i fakturowania.

Mamy do wyboru 3 typy wierszy:

  • Budżet – oznacza szacowane zużycie i koszty. Ten typ wiersza nie podlega fakturowaniu.
  • Fakturowane – oznacza szacowaną kwotę do zafakturowania, zazwyczaj przy umowach w modelu Fixed Price.
  • Zarówno budżet i fakturowane – oznacza wiersz do bezpośredniego zafakturowania poniesionych kosztów.

Wiersze planowania zlecenia Business Central

Wiersze planowania zlecenia

Integracja z Modułem Sprzedaży

Dzięki integracji z Modułem Sprzedaży możemy zdefiniować ceny dla sprzedawanych zapasów i zasobów, a fakturowanie na podstawie zlecenia odbywa się analogicznie jak w przypadku zamówień sprzedaży, z tym że w wypadku zleceń naszymi wierszami będą wiersze planowania zlecenia.

Za pomocą faktur zakupu oraz dzienników głównych możemy zaksięgować koszty bezpośrednio powiązane ze zleceniem oraz łączyć zapisy zużycia z dziennika zleceń i wiersze zakupu z wierszami planowania zlecenia, podając podczas księgowania numer zlecenia oraz numer zadania zlecenia.

Automatyzacja procesów

System ERP Business Central to liczne ułatwienia dla użytkowników w obszarze księgowania dzięki funkcjonalnościom pozwalającym na automatyzację pewnych procesów. Aby ułatwić księgowanie zużycia i fakturowanie bezpośrednio ze zlecenia na podstawie zaplanowanych wierszy, Business Central daje możliwość zautomatyzowania tego procesu za pomocą funkcji „Utwórz dziennik zlecenia” oraz analogicznie „Utwórz fakturę sprzedaży”. System daje nam też możliwość automatycznego utworzenia faktury korygującej sprzedaży.

Wiersze planowania zlecenia

Wiersze planowania zlecenia

Kalkulacja robót w toku

Kolejnym ważnym elementem prezentowanej funkcjonalności jest kalkulacja robót w toku. Jeśli wykonanie zlecenia zaplanowano na dłuższy czas, to w trakcie jego realizacji mamy możliwość przeniesienia kosztów zużycia na konto RWT w bilansie. Użytkownik może utworzyć odpowiednią metodę kalkulacji RWT, adekwatnie do potrzeb organizacji, a następnie ustalić ją jako domyślną. Można też wykorzystywać różne metody do różnych zleceń. Wszelkie informacje dotyczące zleceń RWT znajdują się w panelu RWT.

Kalkulacja robót w toku - RWT w Business Central

Panel RWT zlecenia

Lista dostępnych raportów - Business Central

Lista dostępnych raportów

Zarządzanie projektami z Business Central – korzyści

  • Brak strat w zasobach – dzięki planowaniu na bieżąco minimalizujemy ryzyko ponoszenia strat w zasobach.
  • Lepsze planowanie wydatków – Business Central pozwala z łatwością prognozować, a także kontrolować bieżące i nadchodzące wydatki.
  • Stałe monitorowanie rzeczywistego zużycia – dzięki monitorowaniu zużycia zyskujemy rentowność posiadanych zasobów.
  • Lepsza komunikacja – komunikacja jest łatwiejsza, gdy wszyscy używają jednego narzędzia ERP do zarządzania projektem.
  • Ułatwienia dla użytkowników – księgowanie i nadzorowanie faktur jest łatwiejsze dzięki integracji z modułem sprzedaży i automatyzacji powtarzalnych procesów.

Podsumowanie

Jednym z najważniejszych zadań kierownika projektu jest kontrolowanie budżetu i harmonogramu zlecenia. Warto w tym celu wykorzystać sprawdzony system ERP, taki jak Dynamics 365 Business Central. System ERP od Microsoft dzięki standardowym raportom pozwala na porównywanie zabudżetowanych kwot oraz faktycznego zużycia, sugerowanego i faktycznego fakturowania, a nawet wysłanie oferty zlecenia bezpośrednio do nabywcy. Dzięki takim funkcjonalnościom jak karty czasu pracy z łatwością utrzymamy kontrolę nad harmonogramem i budżetem. System ERP pozwala też na kontrolę ponoszonych kosztów i faktycznie uzyskiwanych przychodów dzięki funkcjonalnościom takim jak przepływy pracy oraz zatwierdzanie kart czasu pracy, o których szerzej napiszę w kolejnych artykułach.

Zobacz materiał wideo: Zalety systemu ERP w chmurze

 

Autorem wpisu jest:
Teresa Bodziuch-Olma

Konsultant systemów ERP w JCommerce. Z systemami klasy ERP związana od ponad 10 lat. Brała udział w wielu projektach wdrożeniowych – początkowo jako przedstawicielka biznesu, gdzie pracowała w dziale księgowości, a od kilku lat jako konsultant IT.

Dodaj komentarz

Komentarze:

Skontaktuj się z nami

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach? Napisz do nas – odpowiemy na każdą wiadomość.

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
• w celach handlowych,
• w celach marketingowych,
• w celach rekrutacyjnych;
• w celach przyszłych rekrutacji.
3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
• w celach handlowych,
• w celach marketingowych,
• w celach rekrutacyjnych;
• w celach przyszłych rekrutacji.
3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.