Platforma usprawniająca komunikację i obieg dokumentów w firmie, jest jedną z najszybciej zwracających się inwestycji. Szybki dostęp do przechowywanych danych i dokumentów umożliwia niezwłoczne podejmowanie odpowiednich decyzji biznesowych. A to właśnie one mają kluczowy wpływ na efektywność organizacji.

Wyzwanie – usprawnienie systemu komunikacji i przepływu danych w rozwijającej się organizacji.

Grupa Euro-Centrum przechowywała wszystkie dokumenty w formie papierowej lub plikach Excel i e-mailach, które w razie potrzeby były drukowane. Każdy papierowy dokument trafiał do działu administracyjnego, gdzie był ręcznie kopiowany, a następnie dystrybuowany do odpowiednich osób w poszczególnych działach firmy.

Wraz z rozwojem organizacji proces ten okazywał się coraz bardziej nieefektywny i skomplikowany. Przepływ dokumentów w takiej formie nie podlegał szczegółowej rejestracji na każdym etapie, a zagubienie pisma oznaczało niejednokrotnie jego całkowite utracenie, bez możliwości odtworzenia. Aby temu zaradzić oraz dopasować się do wymogów określonych w certyfikacji ISO, Grupa Euro-Centrum zdecydowała się na wprowadzenie systemu wspierającego komunikację i przepływ dokumentów wewnątrz organizacji.

Rozwiązanie w pełni odpowiadające potrzebom użytkownika

Grupa Euro-Centrum znała swoje potrzeby, dlatego analiza przedwdrożeniowa miała na celu odpowiedni dobór systemu oraz technologii, które zapewniłyby jak najszybszą i najskuteczniejszą implementację. W efekcie wybór padł na Microsoft Office SharePoint Servernowoczesną platformę informatyczną, która umożliwia skuteczną komunikację pomiędzy użytkownikami, zapewnia stały dostęp do informacji i dokumentów online oraz ich szybką aktualizację, bądź przesłanie. Ze względu na swą modułową budowę system ten mógł być dalej rozbudowywany w zależności od potrzeb danej organizacji, poprzez dodawanie do niego kolejnych aplikacji (np. systemu klasy CRM czy generatora dokumentów i raportów, zarządzania projektami). Cecha ta okazała się kluczowa w procesie decyzyjnym.

Zaimplementowane elementy platformy SharePoint uwzględniły udostępnianie podstawowych funkcjonalności oraz ogólnych informacji o firmie, takich jak struktura organizacyjna, kalendarz firmowy, Wiki, biblioteka dokumentów i szablonów firmowych, wyszukiwarka, FAQ. Platforma została przygotowana do rozbudowy o podstrony projektowe i działowe, gdzie przechowywane są dokumenty dostępne tylko dla wyznaczonych osób w organizacji oraz o możliwość składania różnego rodzaju wniosków (wnioski urlopowe, zapotrzebowania sprzętowe, zgłaszanie problemów i awarii etc.).

W projekcie dla Grupy Euro-Centrum, specjaliści JCommerce w szczególności skupili się na rozszerzeniu funkcjonalności związanej z zarządzaniem dokumentami oraz przygotowaniem i zaimplementowaniem dedykowanych kontrolek (tzw. Web Parts). Zdalny dostęp do platformy umożliwiony został dzięki usłudze OneDrvie, czyli lokalizacji w chmurze.

Realne korzyści biznesowe

  • Łatwy i szybki dostęp do informacji

    Wdrożenie rozwiązania zapewniło pracownikom Grupy Euro-Centrum łatwy i szybki dostęp do precyzyjnie wyszukanych informacji, które mogą być zlokalizowane w miejscach takich jak: biblioteki dokumentów, repozytoria, pliki, odnośniki do innych stron www czy tez do folderów publicznych Microsoft Exchange.
  • Poprawienie komunikacji i współpracy wewnątrz firmyDzięki narzędziom aplikacji SharePoint (Wiki, blogi i kalendarze), które umożliwiają współdzielenie informacji, w Grupie Euro-Centrum zdecydowanej poprawie uległ proces komunikacji wewnętrznej, co przełożyło się na efektywność pracy i skróciło czas podejmowania kluczowych decyzji dla rozwoju organizacji
  • Kontrola obiegu dokumentów

    Platforma SharePoint umożliwia sformalizowanie przepływu dokumentacji wewnątrz organizacji. Kompleksowo zastąpiła ona poprzednią, papierową wersję ksiąg obiegu dokumentów, w których rejestrowano całą przychodzącą i wychodzącą korespondencję. Aktualnie, każdy dokument przypisany do odpowiedniego pracownika lub działu, a jego wyszukanie możliwe jest na wielu poziomach, co również skraca czas całego procesu.

Grupa Euro-Centrum

Organizacja skoncentrowana na rozwoju technologii energooszczędnych i poszanowaniu energii w budynkach. W ramach Grupy działa m.in. Euro-Centrum Park Naukowo-Technologiczny, Euro-Centrum Park Przemysłowy, Euro-Centrum Klaster Technologii Energooszczędnych. Jej adresatem są wszystkie podmioty, które chcą najpierw rozwijać, a następnie wprowadzać na rynek innowacyjne rozwiązania z obszaru pozyskiwania energii odnawialnej oraz efektywnego gospodarowania energią w budynkach.

Autorem wpisu jest:
Tomasz Krupa

Odpowiada za realizację projektów polskich i zagranicznych, zarządzając cyklem projektowym od wyceny, poprzez analizę, aż do wdrożenia i po utrzymanie. Podlegają mu osoby specjalizujące się zarówno w technologiach webowych (ASP.NET MVC), mobilnych (Windows Phone), usługach (Web API, WCF, Web Services) oraz zajmujące się kastomizacją rozwiązań Microsoft (CRM, SharePoint, Biztalk).

Dodaj komentarz

Komentarze:

Skontaktuj się z nami

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach? Napisz do nas – odpowiemy na każdą wiadomość.

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
• w celach handlowych,
• w celach marketingowych,
• w celach rekrutacyjnych;
• w celach przyszłych rekrutacji.
3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.