Chociaż akronim CCM (Customer Communication Management) nie jest tak popularny jak CRM czy ERP, to organizacje posiadające setki tysięcy czy miliony klientów, od dawna zarządzają komunikacją wychodzącą (a wiec wszelkiego rodzaju fakturami, katalogami, polisami, itd.) w sposób zautomatyzowany, niekoniecznie nawet klasyfikując używaną technologię jako system klasy CCM. W masowej produkcji korespondencji główną trudnością były jeszcze niedawno wydajność, koszty obsługi przetwarzania danych i kontrola bardzo restrykcyjnego procesu. Przetwarzane są bowiem nie tylko podstawowe dane osobowe, ale również wrażliwe informacje o klientach. Ponadto zmieniły się kanały komunikacji, a także oczekiwania klientów, więc tradycyjne systemy CCM już nie wystarczają. Twórcy tego typu oprogramowania muszą więc otwierać się na nowe możliwości i wyzwania.

Nowe czasy zmieniły obraz CCM. Ogromne znaczenie mają elektroniczne kanały komunikacji. Wiele firm odeszło od przesyłek pocztowych, jako głównego kanału komunikacji ze swoimi klientami. Zależnie od organizacji 50-95% dokumentów dostarczanych jest dzisiaj elektronicznie. Podstawowym powodem takiej zmiany były oczywiście niezwykłe oszczędności na opłatach pocztowych. Ze względu na podejście firm w Polsce, dla których komunikacja elektroniczna to właśnie tania komunikacja, z zazdrością patrzyłem na projekty, które prowadzili moi koledzy na rynku zachodnim, w których koszty nie były najważniejszym kryterium. Poza optymalizacją kosztów jest przecież druga strona medalu, czyli zwiększenie przychodu. Szczęśliwie również w Polsce do głosu dopuszczany jest coraz częściej marketing. No właśnie, w przypadku korespondencji mówimy o bezpośrednich kontaktach z klientem, współczesny marketing musi wspierać ten obszar na równi z innymi obszarami, w których klient ma kontakt z marką. Tradycyjna korespondencja może mieć w tym zakresie ogromne znaczenie.

Każdy kontakt z klientem jest częścią kampanii marketingowej

Paradygmat marketingu uległ zmianie. Dotychczasowy sposób postrzegania klienta przez lejek sprzedaży (AIDA) to już przeszłość. Dostrzeżono wagę lojalności klienta oraz jego prosumenckie potrzeby i potencjał. Oznacza to, że kontakt z klientem trzeba planować tak, żeby podtrzymywać jego zaangażowanie na każdym etapie jego relacji z marką. Łatwo jednak powiedzieć, trudniej zrobić. Klienci zasypywani są lawiną informacji i unikają reklam, obojętnieją. Coraz trudniej zdobyć ich uwagę. Jakich narzędzi powinniśmy więc użyć do budowania zaangażowania?

Crossmedia, multichannel, omnichannel

Nowoczesny CCM przestał koncentrować się jedynie na efekcie końcowym: fakturze, wyciągu, polisie, bilecie. Dokument taki, z marketingowego punktu widzenia, jest bowiem bardzo cennym kanałem komunikacji, za pomocą którego można zaprezentować dodatkowe oferty sprzedaży (cross-selling/up selling). Z drugiej strony nie ma też powodu, żeby był on pozbawiony wszystkich tych korzyści, oferowanych przez nowoczesne systemy zarządzania danymi, takich jak spersonalizowane komunikaty, oparte na danych demograficznych, czy historii transakcji klienta. W systemach CCM dostrzeżone zostały właśnie te możliwości, które tak naprawdę były tam zawsze, a więc dane, umożliwiające głęboką personalizację i łatwą obsługę wielu kanałów.

Systemy Customer Communication Cmanagement (CCM)

Źródła danych systemów Customer Communication Management

Użyj każdej informacji

Skoro chcemy wzbudzić zainteresowanie odbiorcy, to powinniśmy w komunikacji stosować styl dopasowany do niego, dostosowując treść, zwroty, grafikę. Przekaz powinien uwzględniać  zainteresowania klienta, ostatnią aktywność, wartość dla firmy, relacje. W najprostszej postaci stosujemy segmentację klientów. Nie należy się tu ograniczać do sztywnych podziałów bazy, każda kampania może mieć inną grupę docelową. Wiele kampanii będzie uruchomionych jednocześnie. CCM pomoże nam pomóc powiązać informacje przechowywane w różnych systemach, w różnych formatach. W locie rozpozna segment i dopasuje kampanię, co prowadzi do budowania indywidualnych, angażujących dokumentów. Z powodzeniem możemy użyć danych, gromadzonych przez systemy CRM czy ERP. Ale czy systemy wykorzystywane w organizacji są jedynym źródłem informacji? Oczywiście nie. Możemy także czerpać z ogólnodostępnych danych statystycznych, możemy skorzystać nawet z prognozy pogody, wszystko zależy od kreatywności marketingowców. Jeśli na przykład w jakimś konkretnym mieście ruszyła kampania na bilbordach czy w sklepach, możemy na tym obszarze uspójnić także całą resztę komunikacji, kierowanej do klientów, uzyskując efekt synergii. CCM pozwala nam na użycie rozbudowanej logiki tworzenia dokumentów. Dzięki personalizacji zyskamy, zależnie od branży, od 2 do 10 razy lepszy współczynnik odpowiedzi.

Bądź tam gdzie Twój klient

Systemy CCM dają możliwość obsług wielu kanałów komunikacji. SMS, email, przesyłka pocztowa, portale społecznościowe, portal klienta. Dane przetwarzane są w paczkach, na żądanie lub interaktywnie. Kierujmy komunikaty w taki sposób, w jaki klient lubi je odbierać. Jeśli bazujemy na wcześniejszych kontaktach z klientem i badaliśmy jego reakcje, może się okazać, że zbędne jest nawet wysyłanie prośby o wypełnienie ankiety, dotyczącej jego preferencji. Uczmy się upodobań klienta sami. Gromadźmy informacje, które potem pozwolą nam być bardziej przyjaznym dla klienta. Dobranie optymalnego kanału komunikacji nie tylko podniesie współczynnik odpowiedzi, ale jednocześnie podniesie efektywność kosztową komunikacji.

Dystrybucja dokumentów Customer Communication Management, JPro

Kanały dystrybucji dokumentów generowanych przez nowoczesne systemy Customer Communication Management

Kampania marketingowa to seria interakcji

Angażująca kampania powinna mieć kilka etapów. Nie wystarczy pojedyncze wyświetlenie, z drugiej strony nie można przesadzić z intensywnością. Kampanię należy zaplanować, obserwować jej przebieg, korygować w czasie jej działania, mieszać różne kanały komunikacji. Automatyzacja procesów, wspierana przez CCM, pozwala na prowadzenie i kontrolę skomplikowanych procesów w wielu kampaniach jednocześnie. Systemy CCM są to bowiem przede wszystkim wydajne systemy do masowego przetwarzania informacji.

CCM w organizacji

System CCM jest narzędziem, które najlepiej sprawdzi się w dużej, dynamicznej organizacji. Pozostałe systemy, wykorzystywane w firmie, powinny być z nim zintegrowane, żeby w pełni korzystać z potencjału danych przez nie przetwarzanych. Takie podejście pozwala skorelować informacje wysyłane do klienta niezależnie z różnych działów. Ustrukturyzowanie wszystkich kanałów zdecydowanie ułatwia kontrolę nad treścią komunikacji i ewentualnymi zmianami.

Razem z wdrożeniem CCM osiągamy jeszcze jedną znaczącą korzyść. Dostajemy możliwość budowania spójnego wizerunku marki. Jednolita forma, poprawnie użyte oznaczenia, odpowiednie słownictwo. Nawet jeśli damy użytkownikom biznesowym możliwość tworzenia dowolnych treści w dokumentach, to kluczowe dla nas elementy, związane z identyfikacją wizualną firmy, pozostają nieedytowalne.

Efekty działania systemów CCM znajdziemy w obecnie nie tylko w przesyłkach pocztowych, ale też w smartfonach i interfejsach portali obsługi klienta. Na znaczeniu zyskuje łączenie i przetwarzanie danych, gromadzonych i prezentowanych w różnych miejscach. Klienci przestają być anonimowi, a firmy pozwalają każdemu z nich poczuć się wyjątkowo. Tak doceniony klient, jeśli tylko uzna produkt za wartościowy, sam będzie dzielił się rekomendacjami i zostanie ambasadorem marki.

Autorem wpisu jest:
Marek Niewiadomski

Systemami klasy CCM zajmuje się od ponad 10 lat. Wdrożenia, w których uczestniczył dotyczą czołowych w Polsce firm z branży energetycznej, telekomunikacyjnej, finansów. Łącząc narzędzia różnych producentów pomagał klientom optymalizować procesy komunikacji.

Dodaj komentarz

Komentarze:

Skontaktuj się z nami

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach? Napisz do nas – odpowiemy na każdą wiadomość.

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
• w celach handlowych,
• w celach marketingowych.
3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.