Techniczne rozwiązanie problemu
RODO z Qlik Sense

Artykuły eksperckie | 25.10.2017 | Czas czytania: 5 minut

25 maja 2018 roku wejdzie w życie Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO), czyli nowe prawo unijne, które dotknie niemal każdą firmę w Polsce. W związku z tym wielu z nas z niepokojem patrzy na tę datę – tym bardziej, że temat stał się bardzo medialny. A czas, który pozostał, staje się coraz krótszy. Ale nie ma sensu się oszukiwać – zmiany są nieuniknione, więc nie ma sensu ich odwlekać. Zwłaszcza, że jeśli już teraz przygotujemy się do rozwiązania problemu, może się okazać, że możemy na RODO skorzystać. Niemożliwe? Otóż możliwe. Jeśli zdecydujemy się na wdrożenie rozwiązania, które nie tylko rozwiąże problem RODO, ale też przyczyni się do rozwoju naszego biznesu, może się okazać, że projekt generujący jedynie koszty, stanie się projektem przynoszącym również zyski. Jak to zrobić?

Na początku zastanówmy się, jakie wyzwania dla przedsiębiorców tworzy nowa ustawa o ochronie danych osobowych:

  • obowiązek lokalizacji wszystkich miejsc przechowywania danych osobowych;
  • konieczność zarządzania różnorodnymi, także do tej pory niezintegrowanymi źródłami danych;
  • zarządzanie niepełnymi danymi;
  • prawo do bycia zapomnianym a obowiązek fakturowy;
  • zarządzanie zgodami marketingowymi;
  • integracja danych w grupach kapitałowych;
  • eksport, transfer i udostępnianie danych osobowych.

RODO a analiza danych

RODO nakłada na przedsiębiorcę obowiązek ustalenia, w jakich systemach przechowywane są dane o poszczególnych klientach. Dla firm, które rejestrują dużo transakcji oznacza to konieczność lokalizowania danych klientów we wszystkich posiadanych przez siebie systemach, np.: ERP, CRM, księgowym, marketingowym czy np.: do zarządzania zwrotami, etc. Do tego potrzebne będzie narzędzie, które umożliwi dostęp do informacji o wystąpieniu danej osoby we wszystkich systemach w firmie, a więc konieczna będzie kompleksowa integracja wszystkich źródeł danych. Ustawa o RODO będzie więc bez wątpienia okazją, żeby spojrzeć raz jeszcze na dane, które przechowujemy i przetwarzamy. A jeśli już je uporządkujemy (z konieczności, na którą wpływu nie mamy), nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zacząć je analizować i czerpać z nich konkretne korzyści finansowe.

No dobrze, ale jak to zrobić, jeśli mamy wiele źródeł danych i właściwie sami nie wiemy, co w nich jest? Specjalizuję się w implementacji Qlik Sense, czyli narzędzia do samoobsługowej analizy danych, więc na przykładzie tego rozwiązania postaram się pokazać, jak to można zrobić.

Lokalizacja danych osobowych

Podstawowym obowiązkiem, który będą musiały spełnić firmy po wejściu w życie ustawy RODO, jest konieczność zlokalizowania wszystkich danych osobowych, które firma przetwarza we wszystkich posiadanych przez siebie systemach. Nie jest to oczywiście nic nowego – taki obowiązek już istnieje, jednak nowa ustawa wprowadza znacznie bardziej rygorystyczne zasady regulujące ten obowiązek, a także – co być może ważniejsze – znacznie surowsze kary za ich nieprzestrzeganie. Na szczęście z wyzwaniem tym doskonale radzi sobie silnik asocjacyjny wbudowany w Qlik Sense, który zidentyfikuje klienta i powiązane z nim dane osobowe w różnych bazach danych nie tylko za pomocą klucza w postaci tych podstawowych (co jest stosunkowo proste, jeśli oczywiście we wszystkich bazach te dane są kompletne), ale też na przykład po kwotach transakcji, czy innych unikalnych dla poszczególnych rekordów wymiarach analitycznych. Dzięki modelowi asocjacyjnemu jedno zaznaczenie klienta pokaże nam jego występowanie we wszystkich systemach, jakie mamy i to bez tzw. klepsydry, czyli długiego oczekiwania na odpowiedź. Jeżeli jednak dalej nie jesteśmy w stanie zidentyfikować użytkownika, na przykład z powodu błędnie dobranego klucza, to dzięki wbudowanej wyszukiwarce namierzymy jego występowanie poprzez testowanie kolejnych kluczy.

Qlik – rozwiązanie dla RODO typu „all in one"

W wielu firmach RODO może skomplikować procesy księgowe, a wszystko przez „prawo do bycia zapomnianym". Gwarantuje to każdemu prawo do pełnego usunięcia danych, jakie na jego temat posiadamy, jeśli zajdą określone rozporządzeniem okoliczności. Tutaj z pomocą przyjdzie oczywiście odpowiednio przygotowany model analityczny, który będzie uwzględniał zadane mu zasady filtrowania danych. Model asocjacyjny okaże się równie niezastąpiony, kiedy będziemy zmuszeni do tego, żeby sprawdzić, jakie zgody na przetwarzanie danych osobowych zostały zaakceptowane przez konkretnych klientów w różnych miejscach i w różnych systemach. Jest to również idealne rozwiązanie dla grup kapitałowych, które posiadają różne systemy a również objęte są obowiązkiem RODO. Dzięki silnikowi asocjacyjnemu można podłączyć każde kolejne źródło danych, w którym mogą znajdować się dane osobowe, również z zupełnie niepowiązanych do tej pory ze sobą systemów. A co najważniejsze nie ma potrzeby tworzenia przekształceń, miar, wymiarów, kostek czy data martów – po prostu dodaje się nową tabelę.

Dodatkowo Qlik Sense umożliwia eksport danych do plików, które następnie mogą być wysłane do innych firm czy instytucji – zgodnie z regulacją RODO, dotyczącą prośby o transfer danych. Można również opracować mechanizm, który będzie eksportował wybrane dane do odpowiedniego formatu udostępniania między różnymi organizacjami, co jest kolejnym wymogiem RODO. Podobne rozwiązanie można zastosować w przypadku żądania klienta eksportu wszystkich informacji na jego temat, przetwarzanych przez firmę (eksport danych klienta/profilu klienta). Jednym kliknięciem można zaznaczyć cały interesujący nas obszar danych, następnie wybrać czy chcemy go zapisać w formacie pdf, bądź jpg i taki plik załączyć do wiadomości osoby zainteresowanej.

RODO to dopiero początek

Dobra wiadomość jest taka, że dzięki ogromnej elastyczności rozwiązań typu self-service, jakim jest Qlik Sense, zyskujemy narzędzie, które jest w stanie sprostać także kolejnym wyzwaniom narzucanym przez zmiany w przepisach prawa, takim jak w przypadku RODO. Poza tym Qlik Sense jest wszechstronnym rozwiązaniem służącym do Data Discovery, czyli „odkrywania danych". Z jego pomocą możemy więc dowolnie kreować modele analityczne, które będą obsługiwały kolejne problemy biznesowe, czy jak w tym przypadku – prawno-organizacyjne. Modele te można dalej rozwijać i zgłębiać, dzięki czemu rozwijany będzie także zakres analizy naszego biznesu.

Nic więc nie stoi na przeszkodzie, żeby model do analizowania miejsc przechowywania danych osobowych stał się punktem wyjścia do wszechstronnej analizy danych w firmie – w zupełnie nowy sposób, wcześniej niepraktykowany. Za pomocą już stworzonych narzędzi będziemy mogli zidentyfikować na nowo wszystkich posiadanych klientów i powiązane z nimi dane osobowe oraz dowolnie je uporządkować. W wielu firmach zdarza się bowiem, że dane osobowe znajdują się w bardzo wielu różnych systemach, często  niepełne, co powoduje, że procesy ETL (wydobycia, uporządkowania i scalenia danych), były do tej pory bardzo trudne lub wręcz niemożliwe do wykonania. A przez to traciliśmy ogromne możliwości, które wiążą się z analizą tych danych i przekuwania informacji o klientach w wymierne korzyści biznesowe.

Mam nadzieję, że udało mi się pokazać, że ustawa o RODO nie musi być zagrożeniem, a może stać się szansą dla biznesu. Wystarczy jedynie dobrze się do niej przygotować.

Autorem wpisu jest

Artur Jadwidzic

Specjalista BI

Pasjonat technologii Business Intelligence. W firmie JCommerce spełnia się w roli konsultanta QlikView oraz Qlik Sense. Po pracy zajmuje się szerzeniem wiedzy o systemach klasy ERP i BI wśród studentów. Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu na kierunku Informatyka w Biznesie.

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami