Rozwój systemu ERP Microsoft Dynamics AX

Skanska Property Poland Sp. z o.o. | Case studies | 31.03.2013 | Czas czytania: 3 minuty

Usprawnienie działania wdrożonego wcześniej systemu ERP Microsoft Dynamics AX oraz poprawa procesów w dziale księgowym to wyzwania, przed którymi stanęła firma Skanska.

W ostatnich latach firma Skanska przeżywa intensywny rozwój swojej działalności, który wiąże się ze zmianami nie tylko w samej organizacji, ale również w wykorzystywanych rozwiązaniach informatycznych. W 2012 roku pojawiła się istotna potrzeba usprawnienia działania wdrożonego wcześniej w organizacji systemu ERP Microsoft Dynamics AX i rozbudowania rozwiązania o kolejne dedykowane moduły. Ze względu na strukturę organizacyjną firmy, która swoją obsługę informatyczną posiada w innej lokalizacji niż reszta oddziałów, wdrożenie narzędzia powierzone miało zostać firmie zewnętrznej.


Wybór narzędzia i partnera biznesowego

Kierownictwo firmy Skanska pomimo wielu napotkanych problemów z istniejącym systemem wierzyło, że można na tyle zmodernizować istniejące oprogramowanie, by sprostać oczekiwaniom wciąż ewoluującej organizacji. W związku z tym poszukiwano wykwalifikowanego partnera biznesowego, który posiada doświadczenie w obszarze wdrożeń i rozwoju systemów ERP Microsoft oraz konsekwentnie dąży do osiągnięcia maksymalnego potencjału zastosowanych narzędzi. Wysokie wymagania przedsiębiorstwa spełniła firma JCommerce, której powierzono rozwój systemu.


Rosnące potrzeby organizacji

Firma Skanska odczuwała pilną potrzebę usprawnienia procesów w dziale księgowym obsługującym 28 spółek projektowych. Do tej pory działający w firmie system ERP Microsoft Dynamics AX był znacznie ograniczony i przestał spełniać oczekiwania jego użytkowników - pojawiały się błędy i problemy związane m.in. z raportowaniem bieżących danych księgowych, rozliczaniem delegacji i wydatków. Nowy system miał poprawić raportowanie danych, zlikwidować tzw. „wąskie gardła” w procesowaniu dokumentów zakupowych, usprawnić zarządzanie delegacjami i wydatkami, skorygować istniejące błędy w oprogramowaniu oraz zoptymalizować wydajności całego rozwiązania. Konieczność rozbudowy, modyfikacji i adaptacji do procesów dynamicznie rozwijającej się firmy stała się faktem.


Korzyści z modyfikacji i rozbudowy systemu MS Dynamics AX

Niewykorzystywany w pełni system Microsoft Dynamics AX okazał się najbardziej optymalnym zestawem zintegrowanych i adaptowalnych aplikacji. Jego do tej pory „uśpione” funkcjonalności pozwoliły specjalistom JCommerce na szeroki rozwój istniejącego oprogramowania. Oto, jakie korzyści uzyskała firma Skanska na wielu płaszczyznach:

Unifikacja procesu księgowego dla wszystkich spółek w grupie:

  • Usprawnienie procesu raportowania, księgowości i kontrolingu dzięki łatwemu eksportowi danych z systemu gotowych do przygotowania raportów grupowych
  • Wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów związanego z rozliczeniem delegacji poprzez zaprojektowanie i wdrożenie aplikacji mobilnej na telefony pracowników


Zautomatyzowanie procesów mających istotny wpływ na wydajność pracy zespołów księgowych:

  • Wprowadzenie automatycznego rejestrowania kosztów na podstawie danych dostarczanych przez systemy OCR, które skanują i rozpoznają faktury kosztowe
  • Automatyzacja rozliczeń kart kredytowych oraz automatyczne generowanie rozliczeń pracowników
  • Automatyczne księgowanie zatwierdzonych rozliczeń pracowników zgodnie z polskimi przepisami bez konieczności udziału działu finansów
  • Automatyzacja przepływu pracy związanej z procesowaniem dokumentów zakupowych w powiązaniu z informacjami o absencji pracowników
  • Automatyzacja przepływu i archiwizacji dokumentacji papierowej oraz mailowej
  • Stworzenie mechanizmów importu danych w wielu układach do kilku kluczowych funkcjonalności w systemie
  • Wdrożenie raportowania kart czasu pracy zespołu księgowego
  • Wdrożenie nowej nakładki na interfejs usprawniającej rozliczenia kosztów zbiorczo dla wszystkich spółek obsługiwanych w systemie.
  • Wdrożenie modułu automatycznego księgowania oraz rozliczeń wewnętrznych pomiędzy spółkami z grupy


Usprawnienie cash flow:

  • Zaprojektowanie i wdrożenie dedykowanych narzędzi do płatności, co umożliwiło likwidację części zatorów płatniczych i sprawniejszą obsługę zespołu ds. skarbca
  • Uporządkowanie danych wymiarów finansowych, środków trwałych i numeratorów


Oprócz korzyści dla działu finansowego osiągnięto następujące cele:

  • Zaprojektowano i wdrożono moduł usprawniający zarządzanie wynajmem i sprzedażą budynków
  • Zaprojektowano i wdrożono moduł do planowania strategicznego, który dzisiaj stanowi fundament pod aplikację kontrolingową dla całej organizacji Skanska CDE
  • Stworzono moduł „Video manual” mający na celu usprawnienie pomocy dla użytkowników w codziennej obsłudze funkcjonalności w systemie
  • Przyśpieszono działanie systemu poprzez wprowadzenie wielu technik optymalizacji (w konfiguracji serwerów i w programowaniu aplikacji)


Głównym wyzwaniem projektowym okazała się wzmożona ilość zadań w okresach rozliczeń, podczas zamykania miesięcy i lat księgowych. Co więcej, w trakcie prac napotkano bariery architektury w module projektów, które zlikwidowano poprzez optymalizację kluczowych funkcjonalności.

“Poszczególne procesy wdrożenia jak np. zarządzanie wydatkami oraz wdrożenie banków skróciły czas pracy z kilku godzin dziennie do kilku minut lub wyeliminowały w ogóle potrzebę ingerencji działu finansów w proces. Wszystkich zmian i usprawnień nawet nie jestem w stanie wyliczyć. To pozwoliło nam zmniejszyć obciążenie zespołów oraz przyspieszyć naszą pracę.”

Kamil Lubiejewski, Kierownik Działu Finansów i Kontrollingu w Skanska Property Poland Sp. z o.o.


Podsumowanie współpracy

Modyfikacje i rozwój systemu ERP to nie pierwszy wspólny projekt firmy Skanska i JCommerce. To kolejny obszar współpracy między firmami. Zdobyte już wcześniej doświadczenie, znajomość specyfiki firmy, wypracowane sposoby komunikacji oraz solidna wiedza specjalistów JCommerce pozwoliły odnieść kolejny sukces. Piotr Łuków vel Broniszewski – specjalista Microsoft Dynamics AX w JCommerce - tak określił pełną wyzwań współpracę: „Doświadczenie i wiedza to dwie największe wartości jakie wynieśliśmy ze współpracy ze Skanska Property Poland. Zadowolenie Klienta daje nam satysfakcję z tego, że praca zespołowa oraz dzielenie się umiejętnościami naprawdę przynoszą wymierne korzyści.

Autorem wpisu jest

Piotr Łuków vel Broniszewski, JCommerce SA

ERP Team Leader

Od 2008 roku zawodowo zajmuje się systemem Microsoft Dynamics AX, jednak z branżą IT związany od 15 lat. Absolwent Inżynierii Oprogramowania na Śląskiej Wyższej Szkole Zarządzania im. Gen. Jerzego Ziętka i Informatyki na Uniwersytecie Śląskim, ponadto ukończył Finanse i Księgowość na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. W JCommerce zajmuje stanowisko specjalisty Microsoft Dynamics AX od 2011 roku, pełniąc także funkcję team leadera kierującego działaniami zespołu ERP.

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami