Qlik buduje przewagę Grupy PSB

Grupa Polskie Składy Budowlane SA | Case studies | 22.10.2015 | Czas czytania: 8 minut

Kilkaset punktów handlowych, kilkaset tysięcy produktów, kilkanaście tysięcy transakcji miesięcznie – w firmie o takiej skali działania generuje się każdego dnia gigabajty danych biznesowych. Aby zamienić je w czytelne wskazówki ułatwiające zarządzanie, potrzeba zespołu ludzi i dużej ilości czasu. Albo… systemu, który korzysta z wielu źródeł danych, agreguje je, a następnie szybko i w czytelny sposób pokazuje w różnych wymiarach. Sprawdźmy, jak poradziła sobie z tym wyzwaniem Grupa Polskie Składy Budowlane SA.

Rynkowy potentat branży budowlanej

Grupa PSB SA to lider na polskim rynku dystrybucji materiałów budowlanych. W ramach działającej od 17 lat firmy funkcjonuje obecnie rozległa sieć hurtowni, 205 marketów budowlanych Mrówka oraz 41 centrów handlowych PSB-Profi. O dynamicznym rozwoju firmy najlepiej świadczy wartość jej rocznych przychodów, które w 2014 r. przekroczyły 5 mld zł. Mimo tak dużej skali działania, Grupa w dalszym ciągu prowadzi rynkową ekspansję, dość powiedzieć, że rocznie powstaje 30 nowych sklepów Mrówka.

Według badań rynkowych przeprowadzonych przez firmę TNS we wrześniu 2014 r. markę PSB kojarzy 41% Polaków. Nie mniejszą rozpoznawalnością cieszy się marka Mrówka, która jest bliska 40% respondentów. Ta ostatnia to dostępna dla klientów indywidualnych sieć marketów budowlanych. To właśnie tutaj przeciętny Kowalski może zaopatrzyć się we wszystkie materiały niezbędne do budowy domu, remontu i wyposażenia mieszkania. W całej sieci dostępnych jest ponad 300 tys. produktów, co przekłada się na 10 – 12 tys. transakcji realizowanych miesięcznie w każdej z nich.

Duża liczba danych, duży kłopot?

Skuteczne zarządzanie tak wielką siecią wymaga solidnych podstaw w postaci łatwo dostępnych i czytelnych dla kadry zarządzającej analiz biznesowych. Teoria jest tutaj prosta - im więcej danych generuje codzienna działalność firmy, tym więcej analiz można wykonać na ich podstawie. To zaś przekłada się na trafniejszość podejmowanych decyzji. Praktyka często jednak weryfikuje założenia. Jeśli pozyskanie informacji jest czasochłonne, obciąża wykorzystywany do codziennej pracy system informatyczny, utrudniając wykonywanie podstawowych operacji. Co więcej, informacje są przedstawione w niewłaściwy sposób i nawet największa baza danych nie usprawni zarządzania nimi.

Właśnie z taką przysłowiową „klęską urodzaju” danych mieli do czynienia menedżerowie sieci marketów Mrówka. Teoretycznie, każdy z nich mógł korzystać z informacji gromadzonych w użytkowanym na co dzień systemie klasy ERP - iHurt. Niestety, jak wynika z wypowiedzi Jarosława Dobrogoszcza, Dyrektora ds. sieci sprzedaży detalicznej Grupy PSB, w praktyce okazywało się to jednak wyjątkowo uciążliwe: „Wykorzystywane przez nas od wielu lat oprogramowanie pozwalało jedynie na generowanie prostych raportów. Co więcej, operacje były czasochłonne i mocno obciążały system, opóźniając inne procesy. Dodatkowo nasi partnerzy, czyli właściciele marketów sygnalizowali potrzebę lepszych i szybszych analiz. Nie mieliśmy platformy analitycznej z prawdziwego zdarzenia. Dla firmy naszej wielkości, z tak dużą ilością danych, brak odpowiedniego rozwiązania do ich przetwarzania był wąskim gardłem”. Dodatkowym utrudnieniem był fakt, że dotychczasowe rozwiązanie nie pozwalało tworzyć analiz bazujących na danych z różnych obszarów funkcjonalnych. Naturalną konsekwencją takiego stanu rzeczy stała się decyzja o wdrożeniu narzędzia klasy Business Intelligence, które zapewni łatwy, szybki, nieobciążający systemów transakcyjnych dostęp do analiz biznesowych. Wszystkie te warunki spełniło rozwiązanie Qlik – jedna z czołowych platform analitycznych, wykorzystywana przez 36 tys. firm na całym świecie. Nie było również większych wątpliwości w przypadku wyboru partnera wdrożeniowego. Szybkość reakcji, atrakcyjna oferta cenowa oraz duże doświadczenie w realizacji projektów Business Intelligence zadecydowały o powierzeniu wykonania prac firmie JCommerce.

Raporty zarządcze i sprzedażowe dla marketów Mrówka:
  • analiza stanów magazynowych sklepów z Grupy PSB
  • analiza sprzedaży w różnych przekrojach
  • analiza rotacji towarów i wykrycie towarów zalegających na magazynie, a także towarów brakujących
  • analiza powiązań dokumentów magazynowych z fakturami sprzedażowymi
  • analiza oczekiwanych płatności i ściągalności należności, w tym także należności przeterminowanych
  • analiza przeprowadzanych akcji promocyjnych i towarów biorących w nich udział
  • możliwość wykonania symulacji sprzedaży z uwzględnieniem zmiany cen i sprzedawanej ilości
  • analiza towarów najczęściej sprzedawanych w ramach jednego koszyka zakupowego
  • informacja na temat wyników realizowanych przez poszczególnych pracowników
  • sprzedaż towarów w podziale na dostawców i zamawiających


Nowa jakość danych

Platforma Qlik została wdrożona w centrali w marcu 2014, a następnie sukcesywnie w 22 marketach sieci Mrówka. W pierwszej kolejności uruchomiono 4 odrębne aplikacje, podzielone według określonych przez Grupę kryteriów. Źródło danych stanowił tylko i wyłącznie system klasy ERP - iHurt. Zakres wykonywanych za pomocą platformy raportów został ustalony głównie na podstawie potrzeb zgłaszanych przez poszczególnych akcjonariuszy Grupy – właścicieli poszczególnych marketów. Jednocześnie oczekiwane przez konkretnych akcjonariuszy analizy zostały udostępnione pozostałym członkom Grupy. Zastosowane podejście jest zgodne z ogólną koncepcją działania platformy, która umożliwia pracę grupową, wspólne tworzenie i korzystanie z zestawień, a także podejmowanie decyzji. W ten sposób powstało 10 gotowych analiz wspierających proces zamawiania towarów, prowadzenia sprzedaży i realizacji działań promocyjnych w marketach Mrówka oraz kilka analiz zarządczych i sprzedażowych dedykowanych Centrali spółki. Oczywiście nie wyczerpuje to możliwości aplikacji, której funkcjonalność zapewnia łatwe i szybkie definiowanie kolejnych raportów, zgodnie z pojawiającymi się potrzebami użytkowników.

Jedną z istotniejszych dla menedżerów marketów Mrówka analiz dostarczanych przez platformę Qlik jest raport sprzedażowy - analiza sprzedaży towarów danego dostawcy w okresie ostatnich 365 dni.

Raporty zarządcze i sprzedażowe dla centrali Grupy PSB:
  • centralne wspomaganie zamówień towarów (stanów magazynowych, towarów w drodze i zarezerwowanych a także koniecznych ilości zamówień)
  • sprzedaż w ujęciu centralnym
    • podział czasowy
    • podział terytorialny
    • podział wg towarów i klas towarowych
  • porównanie sprzedaży rok do roku dla poszczególnych spółek – bez ukazywania ich nazw
  • analiza akcji promocyjnych

 Pozwala ona na zidentyfikowanie trendów sprzedażowych, co z kolei umożliwia rozpoznanie przyczyn zmian w sprzedaży oraz podjęcie odpowiednich decyzji zakupowych.Dane sprzedażowe mogą zostać tutaj dodatkowo połączone z oceną poziomu zapasów w dniach oraz oceną wartości towarów wiekujących w stosunku do zapasów ogółem dla danego dostawcy. Uzyskanie takiego stanu informacji przed wdrożeniem platformy było niezwykle trudne i czasochłonne. W pierwszej kolejności konieczne było zaimportowanie danych z systemu transakcyjnego iHurt, co zajmowało nawet kilkanaście minut i mocno obciążało system utrudniając wykonywanie innych operacji. Następnie należało połączyć i przetworzyć pozyskane informacje w arkuszu kalkulacyjnym, co wymagało poświęcenia kolejnych 30 minut. Ręczne wykonywanie operacji powodowało także występowanie prozaicznych, ale zakłócających wyniki analiz błędów.

 

 

analizy

 

analizy z wykorzystaniem arkusza

Czasochłonne tworzenie analizy z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego

analizy sprzedaz

Sprzedaż – 365 dni z oceną stanów magazynowych w aplikacji Qlik

Kolejnym wartościowym raportem sprzedażowym jest analiza sprzedaży w poszczególnych miesiącach rok do roku. Pozwala ona w kilka sekund zorientować się, jak zmienia się sprzedaż dla danego dostawcy w konkretnym miesiącu w porównaniu do analogicznego okresu w roku poprzednim. Dane są dostępne dla menedżera „na jedno kliknięcie”, co pozwala na błyskawiczne i trafne podejmowanie decyzji. Przed wdrożeniem platformy Qlik pozyskanie informacji było przysłowiową drogą przez mękę - wymagało stworzenia kilku zestawień z systemu transakcyjnego, a następnie ich umiejętnego połączenia.

analizy sprzedaz miesieczna

Sprzedaż miesięczna rok do roku w aplikacji Qlik

Zaprezentowane raporty to tylko kilka cennych analiz dostępnych dzięki platformie Qlik. Na podkreślenie zasługuje jeszcze kwestia dostępu do danych. Raporty dostępne są przez przeglądarkę internetową zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i urządzeniach mobilnych, co dodatkowo zwiększa ich użyteczność w dobie dynamicznej, często prowadzonej na odległość pracy.

"Myślę, że prowadzenie każdej firmy wymaga analiz. Tym bardziej, jeśli jest to tak wymagający biznes, jak sklep PSB Mrówka. Mamy w ciągłej sprzedaży ponad 20 tys. indeksów towarowych pochodzących od około 200 dostawców obejmujących ponad 300 grup asortymentowych, w dodatku występujących sezonowo. Praktycznie od zawsze analizuję wyniki sprzedaży oraz strukturę zapasów towarowych naszego sklepu. Dotychczas korzystałem przede wszystkim z tworzonych przez siebie arkuszy programu Excel opartych na danych zaimportowanych z systemu sprzedażowego iHurt. Tworzenie własnych analiz zabierało jednak bardzo dużo czasu. Z dużym zadowoleniem odebrałem więc dwa lata temu pierwszą prezentację aplikacji Qlik i od razu zadecydowałem o zakupie licencji na jej użytkowanie. Po wdrożeniu aplikacji znacznie rzadziej tworzę własne pliki do analiz, coraz chętniej i częściej korzystając z raportów dostępnych w nowym systemie. Dzięki temu nie tracę już czasu na import danych z iHurt do odrębnych dla każdej analizy plików i następnie obróbkę danych w programie Excel. Jeżeli aplikacja dalej będzie się rozwijać w kierunku zgodnym z potrzebami jej użytkowników, stanie się doskonałym narzędziem do oceny i poprawy efektywności działania każdego sklepu PSB Mrówka."

Janusz Duda, współwłaściciel marketu budowlanego Mrówka w Myszkowie

Modelowe wdrożenie

Wdrożenie poprzedzone zostało krótkim intensywnym okresem testowania aplikacji w wersji demonstracyjnej, tzw. Seeing is Believing. Na tym etapie menedżerowie PSB i sklepów Mrówka przekonali się jak działa platforma i jakie oferuje możliwości analityczne. Docelowe prace wdrożeniowe prowadzone były zdalnie i nie miały żadnego wpływu na bieżące funkcjonowanie marketów. Aplikacja na dedykowanym serwerze w centrali została skonfigurowana zgodnie z harmonogramem w ciągu 7 dni roboczych. W każdym ze sklepów działania wdrożeniowe, zajmowały już tylko 3 dni i kończyły się szkoleniami z zakresu łączenia się z aplikacją, jej konfigurowania i bieżącej obsługi. Podczas wdrożenia wszystkie dane biznesowe Grupy PSB zostały odpowiednio zabezpieczone, a uprawnienia dostępowe przypisane do właściwych osób. Dane PSB są przechowywane na odrębnym serwerze, a przeniesienie na serwer udostępniający aplikację Qlik odbywa się przy wykorzystaniu zabezpieczonych protokołów posiadających odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa. Poszczególne sklepy mogą korzystać tylko ze swoich danych, a informacje wykorzystywane w analizach dostępne są dla użytkowników wyłącznie poprzez przeglądarkę internetową.

schemat PSB

Schemat wdrożeniowy

„Projekt w Grupie PSB był wymagający z uwagi na skalę biznesu i ilość wykorzystywanych danych. W zaledwie kilka tygodni przygotowaliśmy i oddaliśmy do użytku jedno z kluczowych narzędzi biznesowych w grupie. Praca była w pełni zoptymalizowana - zapewniliśmy bezkonfliktową współpracę z systemem transakcyjnym klienta i najwyższy poziom bezpieczeństwa danych. Co więcej, zdobyliśmy bardzo cenne doświadczenie w branży retail, a efekty pracy JCommerce zostały wysoko ocenione przez użytkowników”

Ewelina Hepner, Project Manager w firmie JCommerce, odpowiedzialna za realizację prac wdrożeniowych. 

Budowanie korzyści

Bardzo szybkie i skuteczne wdrożenie platformy analitycznej oraz pozytywne opinie użytkowników to zapowiedź dalszego rozwoju Qlik w sieci Mrówka. „To dopiero początek naszej przygody biznesowej z tym rozwiązaniem. Już dziś widzimy pierwsze rezultaty w postaci usprawnienia pracy menedżerów. W niedługim czasie oczekujemy dalszych owoców wdrożenia m.in. zwiększenia efektywności działań sprzedażowych i marketingowych, a także pełniejszej kontroli nad magazynami i zamówieniami. Jesteśmy też zadowoleni ze współpracy z firmą JCommerce, której specjaliści wykazali się wysokim poziomem kompetencji w obszarze Business Intelligence. A wszystkim menadżerom sklepów, którzy jeszcze nie wdrożyli platformy Qlik, rekomendujemy przetestowane przez nas rozwiązanie.” – podsumowuje Mirosław Lubarski, dyrektor ds. marketingu i eksportu, członek zarządu Grupy PSB.

Platforma raportowo-analityczna Qlik wprowadziła zarządzanie w Grupie PSB na wyższy poziom. Skróciła czas oczekiwania na raporty, poprawiła ich jakość, odciążyła pracowników od powtarzających się czynności oraz zmniejszyła koszty stałej działalności. Aplikacja zaczęła na siebie zarabiać praktycznie od dnia udostępnienia jej użytkownikom w Centrali PSB i sklepach Mrówka.

 

Autorem wpisu jest

Ewelina Hepner, JCommerce SA

Business Intelligence Project Manager

Od 2010 roku zajmuje się zarządzaniem projektami IT w różnych technologiach. Jest absolwentką studiów inżynierskich z zakresu informatyki, magisterskich z finansów oraz podyplomowych z zarządzania projektami. Obecnie koordynuje pracę działu Business Intelligence w JCommerce. Posiada duże doświadczenie we wdrażaniu systemów klasy ECM, prowadzeniu analizy biznesowej, projektowaniu i implementacji hurtowni danych, budowaniu procesów ETL oraz kierowaniu zespołami specjalistów.

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami