Jak przygotować firmę do wdrożenia systemu ERP, aby przedsięwzięcie przyniosło wymierne korzyści?

Podjęcie decyzji o wdrożeniu kompleksowego systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem (czyli systemu klasy ERP) jest zwykle niełatwym zadaniem. Z reguły proces decyzyjny trwa co najmniej kilka miesięcy, a czasami nawet lat. Dzieje się tak głównie dlatego, że złożoność takiego przedsięwzięcia jest dość duża i dotyczy tak naprawdę wszystkich obszarów działalności firmy. Ponadto, wdrożenie systemu ERP to dla każdej firmy wyzwanie związane z koniecznością przeprowadzenia dość gruntownych zmian organizacyjnych w głównych obszarach jej działalności.

Często zdarza się, że wizja i ogrom zmian wzbudzają niepokój kadry zarządzającej, który dodatkowo potęgowany jest przez konieczność zainwestowania istotnej kwoty w realizację całego przedsięwzięcia. W świetle tych faktów część managerów próbuje szukać narzędzi dających, niestety tylko pozornie, więcej komfortu a mniej ryzyka. Zaczynają się poszukiwania tańszych rozwiązań, które pozwoliłyby pośrednio poradzić sobie z problemem i, choć nie zapewnią pełnej kompleksowości, mogą na krótki czas dać poczucie spokoju i bezpieczeństwa. Nagle okazuje się, że nie trzeba wydawać dużych pieniędzy, robić wszystkiego od razu, a nie wszystkie obszary muszą być objęte wdrożeniem – część procesów może działać po staremu, itd. Jednak, patrząc na te rozważania bardziej racjonalnie, należałoby zadać fundamentalne pytanie – po co w ogóle wydawać pieniądze na wdrożenie nowego systemu? W takiej sytuacji lepiej pozostać przy istniejących rozwiązaniach i nie łudzić się, że będzie lepiej. Nie warto zamieniać przysłowiowej siekierki na kijek. Jeśli firma i pracujący w niej ludzie nie są gotowi na zmianę, wydawanie choćby złotówki na wymianę jednego systemu na drugi, czy też jego upgrade, nie mają najmniejszego sensu, ponieważ i tak w organizacji nic się nie zmieni. Choć prawdę mówiąc, może się zmienić i to dużo. Tyle tylko, że na gorsze.

Osobiście zdarzyło mi się spotkać z taką właśnie sytuacją. Firma produkcyjna planowała wdrożdyenie kompleksowego rozwiązania ERP. Zakres wdrożenia obejmował wszystkie procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, a nowy system miał zastąpić kilka niezależnie funkcjonujących rozwiązań (sprzedaż, produkcja, magazyny, księgowość). Ze względu na dość dużą skalę działalności firmy oraz specyficzne wymagania, całe przedsięwzięcie okazało się być dość złożonym zadaniem, a wstępnie skalkulowane koszty inwestycji wysokie. Decyzja o podjęciu tak dużego wyzwania nie była łatwa, pojawiły się wątpliwości a wraz z nimi nowy gracz – dostawca „rozwiązania ERP”, który nie widział potrzeby jednoczesnej zmiany wszystkich rozwiązań. Zaproponowano wymianę systemu księgowego, a potem dopiero miała zapaść decyzja czy będzie potrzeba zastąpienia pozostałych samodzielnie działających aplikacji, czy też może uda się je zintegrować. Przy tak postawionej tezie złożoność projektu wdrożeniowego nie była już aż tak duża, a koszty stały się istotnie niższe, choć prawdopodobnie nie proporcjonalnie niższe niż nowy zakres prac. Należy sobie jednak postawić istotne pytanie. Czemu taka zmiana, a raczej zamiana, miałaby służyć i czy warto angażować dość istotne zasoby (pieniężne i ludzkie) w jej przeprowadzenie. Wymiana systemu na nowy nie wydarzy się przecież sama, a poniesione nakłady w takim przypadku się nie zwrócą. Co więcej, przy niekompleksowym podejściu istnieje duże ryzyko, że przedsiębiorstwo obniży sprawność działania. „Nowy” system będzie zapewne inny niż jego poprzednik i niektóre elementy tej złożonej infrastruktury przestaną funkcjonować prawidłowo. Ponadto, decydując się na taki scenariusz należy liczyć się z ryzykiem poniesienia dodatkowych kosztów wynikających z potrzeby „załatania dziur”, które pojawią się w trakcie uruchomienia oraz prawdopodobnie długotrwałymi zmaganiami z dostawcą rozwiązania, od którego w bardzo krótkim czasie firma stanie się całkowicie zależna.

W opisanym przypadku pojawiła się na szczęście przestrzeń do dyskusji, a osoby decyzyjne okazały się mieć globalne podejście do organizacji i koniecznych zmian. Udało się zatem uniknąć czarnego scenariusza. Obserwując jednak otaczającą nas rzeczywistość stwierdzam, że wiele firm popełnia taki właśnie błąd. Poszukując oszczędności decydują się na rozwiązania cząstkowe, które w szerszej perspektywie przynoszą skutek odwrotny do zamierzonego – powodują długotrwałe problemy w prawidłowym funkcjonowaniu organizacji, osłabiając jej pozycję rynkową oraz hamując możliwości rozwoju.

Co zatem zrobić aby uniknąć czarnego scenariusza?

Diagnoza potrzeb organizacji
W pierwszej kolejności należy właściwie zdiagnozować realne potrzeby firmy i zdefiniować własne cele, które chcielibyśmy osiągnąć dzięki wdrożeniu nowego systemu ERP. Cele określane na tym etapie nie muszą być zdefiniowane precyzyjnie. Nie jest też wymagane ustalanie jakichkolwiek wskaźników, które miałyby służyć mierzeniu stopnia ich realizacji – to zadania na kolejny etap inwestycji, czyli fazę analizy procesów biznesowych. Etap diagnozy powinien dać jedynie obraz rzeczywistych potrzeb zmiany w procesach biznesowych, które postrzegane są jako nieoptymalne lub problematyczne. Uzyskany obraz pokaże w jakich obszarach obecnie funkcjonujące rozwiązania okazują się być nieefektywne lub niefunkcjonalne, stanowiąc w konsekwencji barierę ograniczającą sprawne działanie przedsiębiorstwa i jego dalszy dynamiczny rozwój.

W fazie Diagnozy należy skupić się przede wszystkim na tych aspektach, dzięki którym dostrzegamy szansę na znaczne usprawnienie funkcjonowania organizacji przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi wspomagających bieżącą pracę operacyjną, kontrolną i zarządczą. Systemy ERP to systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem i taką rolę powinny spełniać. Zatem usprawnienie powinno przede wszystkim uwzględniać szybki dostęp do rzetelnych danych niezbędnych do prawidłowej oceny kondycji firmy w kontekście wielu powiązanych ze sobą zagadnień, takich jak przepływy pieniężne, przychody, koszty, wydajność pracy, zaawansowanie prac, realizacja planów i budżetów, wskaźniki finansowe itd. Osiągnięcie takiego poziomu przez organizację możliwe jest poprzez właściwe zamodelowanie procesów biznesowych oraz zdefiniowanie spójnych i przejrzystych procedur działania. Mają one zagwarantować usprawnienie i automatyzację wykonywania rutynowych zadań, zapewnić odpowiedni przepływ pracy oraz wyeliminować wąskie gardła, powodujące opóźnienia w wymianie informacji. Wszystko to składa się na efektywność działania całego przedsiębiorstwa oraz jego potencjał rozwojowy. Można zatem pokusić się o stwierdzenie, że zastosowanie właściwych narzędzi pracy przekłada się niemalże wprost na wzrost konkurencyjności poprzez usprawnienie procesów biznesowych, poprawę jakości komunikacji z otoczeniem oraz wewnątrz organizacji, wzmocnienie wizerunku firmy oraz zdolność do szybkiego reagowania na zmiany.

Wybór narzędzia i partnera wdrożeniowego
Dostępne na rynku renomowane systemy ERP oferują obszerny zakres funkcjonalności oraz kompleksowe podejście do organizacji. W większości przypadków jednak pojawia się konieczność dostosowania pewnych elementów systemu do specyfiki działalności firmy. Każda organizacja jest inna i posiada swoją unikalną wartość, która decyduje o jej pozycji na rynku. Często ta unikalność to właśnie specyfika w działaniu, podejściu do klienta czy też inne niestandardowe rozwiązania, które wyróżniają ją na tle konkurencji. Biorąc pod uwagę powyższe, system ERP nie powinien ograniczać organizacji w zakresie możliwości modelowania procesów biznesowych zgodnie z praktykami dotychczas stosowanymi, które się sprawdzają i dają przewagę nad konkurencją. W takim przypadku próba zmiany czy reorganizacji procesów biznesowych i dostosowanie ich do funkcjonalności dostępnych w systemie może okazać się przysłowiowym „gwoździem do trumny”. Uniknięcie tego typu sytuacji możliwe jest, jeśli wdrażane rozwiązanie posiada możliwość kastomizacji, czyli dostosowania funkcjonalności systemu do specyfiki działalności firmy, a partner wdrożeniowy właściwie rozumie potrzeby biznesowe klienta. I tu dochodzimy do roli partnera.

Wdrożenie nowego systemu ERP jest wyzwaniem, z którym firma sama raczej sobie nie poradzi. Głównie ze względu na brak wykwalifikowanych w tym zakresie specjalistów oraz nieznajomość rozwiązań, które mają zostać zaimplementowane. Zatem kolejnym istotnym elementem, obok doboru właściwego narzędzia, jest wybór partnera biznesowego, który pomoże sprostać wyzwaniu. Partnera, który oprócz znajomości funkcjonalności systemu ERP będzie w stanie zapewnić wsparcie analityczne w zakresie modelowania procesów biznesowych, dzieląc się własnym doświadczeniem, znajomością tzw. dobrych praktyk oraz wiedzą na temat funkcjonowania firm w warunkach rynku lokalnego i globalnego. Partner taki powinien właściwie rozumieć potrzeby i wymagania klienta oraz zaproponować zindywidualizowane i optymalne rozwiązania.

Bardzo istotnym kryterium wpływającym na decyzje w zakresie wyboru narzędzia powinna być tzw. skalowalność systemu, która determinuje możliwości jego rozwoju w świetle zmian zachodzących w organizacji. Dobrze prosperujące przedsiębiorstwa rozwijają się dynamicznie poszerzając zakres swojej działalności o nowe produkty i usługi. Zwiększają skalę swej działalności i coraz częściej decydują się na ekspansję na nowe rynki, co niejednokrotnie wiąże się z powstawaniem kolejnych działów czy nawet spółek (również zagranicznych). Zatem decydując się na wdrożenie systemu ERP należy brać pod uwagę rozwiązania, które nie będą ograniczać możliwości rozwoju przedsiębiorstwa, a raczej mu sprzyjać. Rozwiązania, które oferują elastyczność w zakresie funkcjonalności oraz możliwość zastosowania w organizacjach rozproszonych w wielu lokalizacjach – w kraju i zagranicą. Przy wdrożeniu takiego globalnego rozwiązania istotne jest również to, że pojawia się możliwość współpracy z wieloma dostawcami oferującymi ten sam system. Dzięki temu ryzyko „uzależnienia” organizacji od jednego dostawcy jest zminimalizowane, co może mieć kluczowe znaczenie w sytuacji nieudanej współpracy lub braku możliwości jej kontynuowania z wybranym wcześniej partnerem. Należy podkreślić tutaj, że współpraca z dostawcą rozwiązania ERP zwykle konieczna jest nie tylko podczas wdrożenia systemu, ale przez cały cykl jego życia w organizacji, ponieważ ewoluuje on wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.

Przygotowanie organizacji na zmiany
Jednak nie samo narzędzie (w naszym przypadku system ERP) i partner wdrożeniowy decydują o tym czy wszystkie elementy, o których była mowa na etapie Diagnozy zafunkcjonują prawidłowo i uda się zrealizować cele, które zdefiniowaliśmy (zakładając, że zostały prawidłowo zdiagnozowane). Równie istotne jest właściwe przygotowanie całego przedsiębiorstwa do zmiany, która będzie następować wraz z wdrażaniem nowego systemu. Zmiana to słowo, które powinno pojawić się przy każdym wdrożeniu narzędzia wspomagającego zarządzanie firmą. Oczywiście zmiana powinna być tutaj zdefiniowana w pozytywnym tego słowa znaczeniu, tj. „zmiana na lepsze” w jakości funkcjonowania i zarządzania przedsiębiorstwem. Zwykle zakres planowanych działań jest na tyle duży, w zależności od bieżącego stanu funkcjonowania firmy, że wdrożenie nowego systemu ERP jest wyzwaniem, z którym sam zarząd firmy raczej sobie nie poradzi. Konieczna jest zatem akceptacja zmiany przez pracowników i zaangażowanie obu stron przedsięwzięcia. Kluczowe we wzajemnej współpracy są:

  • obustronna otwartość na zmiany i sugestie na linii klient-dostawca rozwiązania,
  • odwaga w podejmowaniu wyzwań,
  • gotowość do podjęcia niestandardowych działań i wyjścia poza przyjęte, „sprawdzone” schematy,
  • zgodna współpraca zespołów projektowych,
  • pełne wsparcie i zaangażowanie kierownictwa,
  • konsekwentne dążenie do celu.

Wdrożenie systemu ERP to może być dobra inwestycja

Reasumując, wdrożenie systemu ERP w przedsiębiorstwie ma uzasadnienie jeśli daje perspektywy pozytywnych zmian w jakości pracy i zarządzaniu. Tylko usprawnienie, uporządkowanie i usystematyzowanie procesów biznesowych stworzy istotną wartość dodaną dla organizacji.
Przy takich założeniach całe przedsięwzięcie może i powinno mieć znamiona inwestycji, która w przyszłości przyniesie wymierne korzyści. W przeciwnym wypadku wydatki na wdrożenie systemu ERP to pieniądze wyrzucone w błoto.

 

Autorem wpisu jest:
Senior ERP Consultant

Swoją przygodę związaną z systemami ERP rozpoczął w 2009 roku. Od tego czasu uczestniczył w kilkudziesięciu projektach dla klientów z branż: usługowej, handlowej, produkcyjnej, energetycznej oraz e-commerce. Od 2014 roku zaangażowany w projekty wdrożeniowe systemu Microsoft Dynamics NAV oraz Microsoft Dynamics CRM.

Dodaj komentarz

Skontaktuj się z nami

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach? Napisz do nas – odpowiemy na każdą wiadomość.

    Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
    Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
    Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
    Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
    W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
    2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
    • w celach handlowych,
    • w celach marketingowych,
    • w celach rekrutacyjnych;
    • w celach przyszłych rekrutacji.
    3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
    4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
    5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
    6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
    7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
    8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
    9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
    10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
    Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach handlowych.
    Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma, w celach marketingowych.
    Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma w celach rekrutacyjnych.
    Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie przez JCommerce Sp. z o.o. moich danych osobowych (dalej „dane osobowe”), takich jak: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, firma na potrzeby przyszłych rekrutacji.
    W związku z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych tj. Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, jak również treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że: 1. Administratorem danych osobowych jest JCommerce Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. Ściegiennego 3, 40-114 Katowice (KRS: 00007393418).
    2. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą przez JCommerce Sp. z o.o. – w zależności od udzielonych przez Panią/Pana zgód (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO):
    • w celach handlowych,
    • w celach marketingowych,
    • w celach rekrutacyjnych;
    • w celach przyszłych rekrutacji.
    3. Podanie powyższych danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Nie jest Pan/Pani zobowiązany/a do podania powyższych danych osobowych, jednak brak ich podania uniemożliwi realizacje ww. celu.
    4. Posiada Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych, w tym otrzymania ich kopii i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć w siedzibie JCommerce Sp. z o.o. lub przesłać na adres mailowy zgody@jcommerce.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości realizacji ww. celów przetwarzania;
    5. Dane osobowe są udostępniane przez JCommerce Sp. z o.o. upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym z JCommerce Sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, przez których realizowany jest cel przetwarzania;
    6. Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych oraz realizacje przysługujących praw, prosimy kierować na adres odo@jcommerce.pl;
    7. W zależności od udzielonej zgody, dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W przypadku wniesienia sprzeciwu, JCommerce Sp. z o.o. przestanie przetwarzać Pani/Pana dane w ww. celu, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
    8. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.
    9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
    10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie ww. danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.