Outsourcing usług IT
wspiera realizację projektów

Artykuły eksperckie | 15.11.2017 | Czas czytania: 13 minut

W Polsce coraz więcej firm decyduje się na outsourcing usług IT, chociaż część z nich nie ma nawet tego świadomości. Outsourcing IT wkomponował się już we współczesny biznes jako jeden z elementów strategii działania firm. Trend outsourcingu utrzymuje się już od wielu lat i wygląda na to, że tendencja ta będzie się utrzymywała. Wiele osób spotkało się być może z terminem „outsourcing” lub korzystało (czy też: korzysta aktywnie) z tego rodzaju usług świadczonych przez firmy zewnętrzne.

Zlecenie zewnętrznemu wykonawcy stworzenia strony internetowej, aplikacji mobilnej czy wdrożenia systemu IT lub zatrudnienie specjalisty z innej firmy na potrzeby konkretnego projektu to formy outsourcingu. Wciąż jednak wielu polskich przedsiębiorców boi się tego słowa. Zwłaszcza jeśli ich firma ma własny zespół IT, a wszystkie projekty są realizowane we własnym zakresie. Ale posiadanie całego zespołu programistów, czy szerzej – IT, nie zawsze jest tak elastyczne, jak można by sobie tego życzyć, nie wspominając już o tym, że może to być bardzo kosztowne rozwiązanie. Dodatkowo, coraz większym wyzwaniem dla wielu firm stają się problemy z rekrutacją pracowników z odpowiednią wiedzą i umiejętnościami.

Przeczytaj wywiad: Rynek pracy IT a outsourcing – wyzwania branży

Wynagrodzenie w branży IT w Polsce regularnie rosną. W obszarze rozwoju i wdrażania oprogramowania utrzymują stałą dynamikę na poziomie 10% rok do roku. Firmy, których podstawowa działalność nie wiąże się bezpośrednio z tworzeniem oprogramowania mogą mieć w związku z tym duże problemy z zapewnieniem programiście oczekiwanych przez niego warunków zatrudnienia. Lub przeciwnie – brak znajomości realiów rynkowych doprowadzi do zawyżenia kosztów zatrudnienia takiego specjalisty. Poza tym w branży IT wysokość wynagrodzenia nie jest jedynym czynnikiem przesądzającym o pomyślności rekrutacji. Programiści oczekują również kompleksowych świadczeń socjalnych, benefitów, zaplecza rekreacyjnego, nowoczesnej przestrzeni biurowej czy tak subiektywnych warunków jak zapewnienie pracy w ciekawych, rozwijających projektach. Mniejsze firmy lub operujące w zupełnie innych dziedzinach gospodarki uskarżają się w związku z tym na coraz większe problemy z utrzymywaniem własnych zasobów IT.

Apple Management Services - System Jamf Pro

Dlaczego decydujemy się na outsourcing?

Kiedy rozmawiam z klientami o ich potrzebach i motywach ich decyzji o outsourcingu usług IT, najczęściej pojawiają się następujące powody:

  1. Redukcja kosztów – musimy zmniejszyć koszty lub elastyczniej trzymać je pod kontrolą.
  2. Skalowalność – musimy zadbać o to, abyśmy mogli szybko rozwijać zasoby, zawsze wtedy, kiedy będą potrzebne.
  3. Jakość i wiedza specjalistyczna – wiele projektów informatycznych kończy się porażką. Musimy upewnić się, że zespół będzie składał się z ekspertów, którzy rozumieją naszą firmę, wymagania, a także złożone procesy biznesowe i będą w stanie zrealizować zadania, tak żeby firma i klienci byli zadowoleni z produktu i usług.
  4. Czas dostawy – musimy zebrać zespół i rozpocząć projekt w ciągu 2-4 tygodni. Projekt musi zostać zrealizowany szybko i z zachowaniem najwyższej jakości.
  5. Komunikacja – zespół musi dobrze zrozumieć, jakie są nasze potrzeby, a równocześnie powinien czuć się swobodnie prezentując swoje stanowisko.
  6. Bliskość – może się zdarzyć, że musimy omówić problem twarzą w twarz, dlatego podróż pomiędzy biurami musi być krótka, wygodna i tania.

Zwłaszcza te dwa ostatnie elementy są niezwykle istotne z punktu widzenia outsourcingu projektów informatycznych. Specyfiką projektów IT jest to, że klient musi być w stałym kontakcie ze specjalistami realizującymi projekt. W przeciwnym wypadku może dojść do rozejścia się oczekiwań klienta z postępem w projekcie. A to oznacza poważne straty finansowe. Z jakimi jeszcze wyzwaniami musi mierzyć się firma prowadząca projekt IT?

Budowanie zespołu IT

W dobie migracji zasobów i pokolenia millenialsów na rynku pracy na pozór proste wyzwanie, jakim jest stworzenie kilkuosobowego zespołu programistów w określonym czasie, przysparza wielu firmom sporych trudności. Powodów takiego stanu rzeczy jest wiele. W rozmowach, które przeprowadziłam z osobami odpowiadającymi za stworzenie tego typu zespołów (PM-owie, Program Managerowie, Delivery Managerowie, Agile coach’e) często powtarzały się bardzo podobne problemy, a mianowicie:

  • nieskuteczne działania rekrutacyjne,
  • zbyt niskie doświadczenie i umiejętności kandydatów,
  • wygórowane oczekiwania kandydatów,
  • nieciekawe projekty i przestarzałe technologie, zniechęcające kandydatów.

Nie da się ukryć, że rynek pracy w ciągu ostatnich lat przeszedł ogromną transformację i teraz to wykwalifikowani pracownicy dyktują warunki. Problemy z rekrutacją dotyczą nie tylko małych i średnich firm, czy przedsiębiorstw z sektorów mało atrakcyjnych dla programistów. Te same problemy mają czołowe firmy z branży IT, które między sobą konkurują o specjalistów, windując stawki, a także napędzając konkurencję w oferowaniu zachęt pozapłacowych, nieraz bardzo ekstrawaganckich.

Co w takim razie możemy więc zrobić skoro czas nagli, a zespół, który chcemy zebrać, w dalszym ciągu nie jest kompletny?

Możemy skorzystać z rozwiązań doraźnych, m.in. przesunięć międzywydziałowych lub między projektami – oczywiście przy założeniu, że takimi zasobami w ogóle dysponujemy. Plusem tego rozwiązania jest bez wątpienia to, że korzystamy ze wsparcia doświadczonych i sprawdzonych pracowników. Trzeba jednak pamiętać, że na czas trwania projektu pracownicy ci będą musieli przerwać dotychczasowe zadania, lub dzielić czas między nie, a nasz projekt. Możemy także rozważyć współpracę z uczelniami, lub rozpocząć projekty stażowe – zwłaszcza jeśli już mamy doświadczone zespoły, łatwiej będzie nam wyszkolić stażystów lub osoby z mniejszym stażem. Takie osoby po kilkunastomiesięcznej pracy w projektach komercyjnych stają się już w pełni wartościowymi pracownikami.

Przeczytaj, jak outsourcing IT wygląda w praktyce

Lokalizacja Partnera Outsourcingowego

Bliskość geograficzna jest w tym kontekście bardzo istotnym kryterium wyboru partnera outsourcingowego. W przypadku JCommerce klienci mogą wybrać jedno z 7 biur w całej Polsce, których lokalizacja dostosowana została do potrzeb biznesowych w myśl zasady, że nasi specjaliści powinni być zawsze możliwie najbliżej klienta. Jest to o tyle ważne, że raz na jakiś czas (np. raz w miesiącu lub raz na kwartał) niezbędne jest spotkanie stron zaangażowanych w projekt. Spotkania twarzą w twarz są wykorzystywane do:

  • Transferu wiedzy – który należy przeprowadzić wraz z rozpoczęciem projektu lub współpracy. W jego trakcie musimy przedstawić sobie wzajemnie zespoły zaangażowane w projekt (po stronie partnera outsourcingowego i po stronie klienta), zebrać dane na temat działalności klienta, systemów lub aplikacji, z których korzysta klient, a także dowiedzieć się więcej o potrzebach i celach klientów oraz przedyskutować plan działania i zaplanować kolejne kroki.
  • Większych sesji planistycznych – po osiągnięciu ustalonego etapu projektu często trzeba przedyskutować przebieg współpracy i zaplanować następne kroki.
  • Integracji – dzięki której budowana jest komunikacja między zespołami oraz ich zaangażowanie w projekt.

Poza tym nie należy zapominać, że we współczesnej, zglobalizowanej gospodarce o sukcesie firmy decydują dwa główne czynniki: elastyczność i innowacja. Pierwszy z nich oznacza, że firma musi skupić się na najważniejszym obszarze swojej działalności, czyli tym, co czyni ją wyjątkową na rynku, a wszystkie inne obszary „uwolnić”, tak żeby jak najszybciej dostosowywały się do zmieniających się potrzeb. Model usługowy jest w tym kontekście najbardziej wydajnym rozwiązaniem. Drugi czynnik, czyli innowacyjność, wymaga od wszystkich firm zwrócenia szczególnej uwagi na technologię – bez względu na rodzaj działalności i branżę, którą reprezentują.

Cyfrowa transformacja światowej gospodarki to już fakt, a jej procesy będą postępowały niezależnie od tego, czy nasza firma jest na nie gotowa czy nie. Outsourcing usług IT pozwala więc skupić się na sednie własnej działalności, a jednocześnie nie przespać wyzwań związanych z zachodzącymi stale zmianami technologicznymi. Należy zatem zastanowić się, czy chcemy, aby nasza firma posiadała swój własny zespół IT, czy korzystniej będzie z takiego alternatywnego partnerstwa outsourcingu usług IT skorzystać. Zapewne nie ma jednej poprawnej odpowiedzi.

Potrzebujesz doświadczonego specjalisty IT lub całego zespołu? Masz pytania?

 

Kluczowa strategia sourcingowa

Strategia sourcingowa nakazuje spojrzeć całościowo na zagadnienie korzystania z usług outsourcingowych IT i w sposób naturalny wymuszać będzie postawienie wewnątrz firmy odpowiedzi na kluczowe aspekty, tj.:

  • ustalenie celów biznesowych firmy (m.in. strategia i metryka efektywności finansowej),
  • analiza potencjału wewnętrznego firmy (dojrzałość, zasoby, core business, itp.),
  • oszacowanie możliwości i potencjału rynku w danym obszarze (to, że chcemy coś outsourcować, nie oznacza, że rynek będzie miał wartościową propozycję),
  • alternatywy i modele sourcingowe (wbrew pozorom jest sporo różnych możliwości i nie zawsze kontrakt outsourcingowy jest tutaj najlepszym rozwiązaniem),
  • zarządzanie sourcingiem (analiza, wybór oferenta i negocjacja umowy to najczęściej początek drogi – z naszego doświadczenia obserwujemy, że tylko 50% firm-klientów wdraża struktury governance zdefiniowane w umowie, co skutkuje rozminięciem się kontraktu z pierwotnymi założeniami).

Przedstawione wyżej składowe strategii sourcingowej przedsiębiorstwa prowadzą do mało odkrywczego wniosku, że wady outsourcingu są bardzo często wynikową nieodpowiedniego wykorzystania usługi outsourcingu i szans jakie pojawiają się w tego rodzaju współpracy. Nieprzemyślane pozbywanie się funkcji, które mogą być ważne dla działania firmy i przekazywanie ich podmiotom zewnętrznym, może skutkować utratą przewagi na rynku. Zbyt duże zaangażowanie się w redukcję wydatków firmy, może doprowadzić do działania na granicy opłacalności dla wykonawcy, co naturalnie wpływa na jakość wykonanej usługi. W obu przedstawionych wyżej przykładach, istotnym czynnikiem klasyfikującym outsourcing jako wątpliwą formę usługi, jest niewłaściwe podejście do zagadnienia lub naginanie wymogów, które warunkują sukces korzystania z takiego rozwiązania.

W seminariach, dyskusjach panelowych i konferencjach poświęconych rynkowi IT, często tematem przewodnim jest zarządzanie procesem outsourcingu IT oraz minimalizacja ryzyka i maksymalizacja wydajności podczas współpracy z dostawcą. Wnioski płynące z tego rodzaju konfrontacji na linii klient-dostawca usług są ciekawymi spostrzeżeniami, pozwalającymi w dużo szerszym wymiarze zrozumieć zagadnienie i określić zalety oraz wyzwania, czekające na potencjalnych beneficjentów. Wielokrotnie pojawiają się opinie definiujące outsourcing IT jako istotny element działania firmy, gdzie takie aspekty jak koncentracja na biznesie, dostęp do wyspecjalizowanej grupy fachowców i technologii oraz planowanie i kontrola wydatków to tylko wybrane zalety współpracy z partnerem outsourcingowym. Ale to tego tematu wrócę za chwilę.

Nie bez powodu używam tutaj określenia „partner outsourcingowy”, ponieważ partnerstwo, tak jak szczerość i zaufanie, jest podstawą każdego biznesu. Właściwy outsourcing to zatem symbioza usługobiorcy i usługodawcy bazująca na wzajemnym zaufaniu. Obydwie strony przystępują do „aktu współpracy” po wcześniejszym dokładnym zapoznaniu się z zakresem działania każdej ze stron – decyzja nie powinna być pochopna, spontaniczna i bazująca na jednym tylko czynniku np. niskim koszcie.

Najlepszymi firmami outsourcingowymi są te, które partycypują w relacji jako „partner”. Dzięki temu szybko stajemy się tak samo istotni, co wewnętrzny dział IT pracujący bezpośrednio u zleceniodawcy. Gdyby było inaczej, to czy polskie oddziały międzynarodowych korporacji świadczyłyby usługi outsourcingu dla największych rodzimych firm i instytucji od wielu lat? Z pewnością nie, a dzięki statusowi partnera, mogą w bezpieczny sposób pozycjonować się i rozwijać biznes w stabilnej, wzajemnej relacji.

Korzyści ze współpracy z partnerem IT

Współpraca z wyspecjalizowanymi partnerami outsourcingowymi, takimi jak JCommerce, którzy posiadają doświadczenie w dostarczaniu zespołów i specjalistów IT do różnorodnych projektów informatycznych, niezależnie od branży, przynosi następujące korzyści:

  • Jakość – bardzo szeroko rozumiana wartość, powinna być widoczna od samego początku w sposobie komunikacji, czasie reakcji na przedstawione zapotrzebowanie, elastyczności we współpracy, aż oczywiście po kompetencje i doświadczenie specjalistów, którzy będą realizować projekt.
  • Skalowalność – możliwość rozbudowy zespołu lub jego redukcji w stosunkowo krótkim czasie, żeby móc reagować na zmieniające się okoliczności i potrzeby.
  • Zapewnienie ciągłości działania – w przypadku nieprzewiedzianych długoterminowych nieobecności członków zespołu IT możliwość zastępstwa osobami o tożsamych kompetencjach.
  • Zamiany – możliwość zmiany pracownika na życzenie klienta w przypadku zastrzeżeń merytorycznych do jego pracy.
  • Transfer wiedzy – w przypadku zakończenia projektu lub współpracy przekazanie kluczowej wiedzy zespołowi po stronie klienta, który przejmuje projekt.
  • Korzyści finansowe outsourcingu IT – nie chodzi tylko o porównanie stawek godzinowych. Należy pamiętać o kilku dodatkowych aspektach, które tutaj są równie istotne, jeśli porównujemy koszty pracownika z umową o pracę, a pracownika outsourcowanego, czyli koszt 20 lub 26 dni płatnego urlopu, koszt zwolnienia chorobowego, które 33 dni opłaca pracodawca, po tym czasie dopiero ZUS, koszt szkoleń podnoszących kwalifikacje, koszty benefitów oraz koszty rekrutacji. Warto jeszcze wspomnieć, że w przypadku współpracy outsourcingowej płacimy tylko za usługi w czystej postaci, bez kosztów dodatkowych, które bierze na siebie partner outsourcingowy.

Bez względu na to, czy posiadamy już doświadczenie w projektach outsourcingowych, czy jest to dla nas nowa sytuacja, rynek pracy i konkurencja, która nie zwalnia, powinny nas skłonić do rozważenia takiej możliwości. Jest to bez wątpienia szybki sposób na stworzenie w pełni operacyjnego zespołu, składającego się ze specjalistów wyspecjalizowanych w konkretnej, interesującej nas dziedzinie, do tego w bardzo krótkim czasie. Barierą może być natomiast nasza własna struktura organizacyjna, która może być nieprzygotowana na przyjęcie outsourcowanych zespołów. Nie jest to jednak problem nie do przejścia. W takim wypadku zawsze warto poruszyć ten temat z potencjalnym partnerem, który powinien przedstawić takie rozwiązania, które będzie można wprowadzić w projekcie, tak aby zespół możliwie jak najlepiej dopasował się do naszej firmy i jej specyfiki.

Standardy bezpieczeństwa przy współpracy z zewnętrznym dostawcą usług IT

Istotnym elementem, który przybiera na znaczeniu w ostatnich latach jest szeroko rozumiane bezpieczeństwo współpracy i ochrona danych podczas współpracy z zewnętrznym dostawcą usług. Coraz częściej firmy poszukujące partnerów outsourcingowych stawiają na pierwszym miejscu bezpieczeństwo informacji.

Sam proces zapewnienia bezpieczeństwa jest bardzo złożony, wymaga synchronizacji kilku czynników:

  • odpowiednio dopasowanych systemów technologicznych,
  • szczelnej infrastruktury,
  • przede wszystkim – kompetencji.

Bardzo ważnym jest, aby pojęcie bezpieczeństwa we współpracy pomiędzy klientem a partnerem outsourcingowym zostało właściwie zdefiniowane. Według większości raportów dot. outsourcingu, ponad 70% przedsiębiorstw decyduje się na współpracę z zewnętrznym dostawcą właśnie ze względu na dostęp do specjalistycznej wiedzy z zakresu bezpieczeństwa i know-how. Kluczowym wymaganiem dla firmy świadczącej usługi outsourcingu jest zatrudnienie osoby pełniącej rolę Administratora Bezpieczeństwa Informacji. Taka osoba jest w pełni odpowiedzialna za nadzorowanie i przestrzeganie zasad ochrony danych.

Istotnym czynnikiem bezpieczeństwa jest także świadomość kadry pracowniczej i jasno określone zasady działania w obszarze firmy jak i poza nią. Należy pamiętać, że w biznesie relacyjnym najsłabszym ogniwem jest człowiek – zatem świadomość wartości jaką jest informacja i jej bezpieczeństwo powinna stanowić fundamentalny aspekt działania każdej firmy określającej się jako dostawca usług outsourcingu IT. Mam jednak nadzieję, że udało mi się choć w niewielki sposób nakreślić istotne elementy, które posłużyć mogą w weryfikacji działań zmierzających do podjęcia współpracy z potencjalnym partnerem outsourcingowym.

Autorem wpisu jest

Paweł Mikler, JCommerce

International Business Development Manager

Absolwent Elektroniki i Telekomunikacji Politechniki Śląskiej w Gliwicach. Karierę w branży IT rozpoczął jako programista i analityk systemów klasy ERP dla holenderskiego klienta. Od ostatnich 5 lat w pełni odpowiedzialny za powiększanie portfolio strategicznych partnerów oraz ekspansję zagraniczną usług IT firmy JCommerce SA. W tak zwanym międzyczasie: wykładowca, publicysta, mąż, ojciec i muzyk.

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami