Outsourcing IT w praktyce

Artykuły eksperckie | 02.11.2017 | Czas czytania: 8 minut

W obliczu ciągłych wyzwań i dynamicznie zmieniających się warunków otoczenia, elastyczność i zdolność do szybkiego reagowania decyduje o sukcesie przedsiębiorstwa. Rynek oraz ogromna konkurencja wymusza ciągłe usprawnienia i nadążanie za nowymi trendami, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. Wiele firm decyduje się w takiej sytuacji na outsourcing wybranego obszaru, skupiając się dzięki temu na swojej kluczowej działalności i strategicznych celach. Jedną z najczęściej wybieranych usług w tym zakresie jest outsourcing IT.

Nic w tym dziwnego, ponieważ IT to dziedzina tak rozległa i tak dynamicznie rozwijająca się, że utrzymywanie jej własnymi siłami na odpowiednio wysokim poziomie wymaga ogromnych nakładów finansowych. Ale nawet solidne inwestycje, jeśli już nasza firma może sobie na nie pozwolić, nie zawsze będą gwarancją, że będziemy nadążać za pojawiającymi się potrzebami. Zrozumiała jest zatem rosnąca popularność i liczba firm leasingujących programistyczne talenty.

Outsourcing IT w Polsce

Branża informatyczna pokochała termin „outsourcing”. Brytyjczycy czy Amerykanie z outsourcingu zasobów, czy całych procesów IT korzystają od dawna. Natomiast rozwój outsourcingu w Polsce to dopiero przełom lat 90/2000, kiedy zachodnie koncerny zaczęły przenosić do Polski obsługę niektórych, prostych początkowo usług, takich jak np. call center. Dopiero później przyszła kolej na wymagające większej wiedzy i bardziej skomplikowane procesy biznesowe, takie jak w przypadku IT. W ten sposób w krótkim czasie Kraków, Wrocław, Warszawa, Katowice czy Trójmiasto stały się hubem dla firm, takich jak IBM, Google, Motorola czy CreditSuisse, z ogromną ilością programistów, wykonujących zdalnie projekty na rzecz Brytyjczyków czy Amerykanów. Coraz ważniejszy dla branży staje się również popyt na outsourcing IT ze strony firm z krajów, w których do tej pory próbowano wykonać jak najwięcej własnymi siłami, takich jak Niemcy czy Szwajcaria. Przez wiele lat problemem były procedury bezpieczeństwa i poufność danych (np. patenty lub domenowa wiedza specjalistyczna). Dzisiaj zmienia się to radykalnie z racji znacznego postępu w sposobie zarządzania projektami i danymi w Polsce.

Jak się dzisiaj outsourcuje?

Zmienia się także zakres przedmiotowy samego outsourcingu. Staje się nim usługa coraz bardziej skomplikowana. Na rynku wciąż dostępne są oczywiście proste usługi, takie jak wynajem pracowników (leasing pracowniczy), czy wykonanie konkretnego projektu, ale równocześnie dynamicznie rozwijają się takie usługi jak managed services, konsulting czy transformacja cyfrowa. Outsourcing IT staje się bardzo kompleksowy, bo musi sprostać bardzo wielu różnym wyzwaniom biznesowym. Począwszy od analizy (systemu, projektu), poprzez stworzenie dedykowanego zespołu (z dogłębną wiedzą domenową), projektowanie architektury, implementację systemu, a wreszcie uruchomienie i utrzymanie funkcjonującego już systemu czy całego środowiska IT. Musimy jednak pamiętać, że tego typu kompleksowa praca może być wykonana jedynie przez firmę z odpowiednim doświadczeniem i zasobami. Bez odpowiednio zorganizowanych działów rekrutacji, zarządzania projektami czy service delivery, a przede wszystkim bez doświadczonych specjalistów IT, żadna firma nie będzie w stanie odpowiednio wykonać powierzonych jej zadań.

Przeczytaj również artykuł: Outsourcing usług IT wspiera realizację projektów

Firmy outsourcingowe niejednokrotnie muszą przejąć również jakościowe przeobrażenie procesów biznesowych po stronie klienta. Wynika to z ogromnego znaczenia technologii i innowacji we współczesnej gospodarce. Konkurencja na rynku wymaga przeprowadzenia w każdej niemal firmie cyfrowej transformacji modelu biznesowego i sposobu funkcjonowania. Nie w każdej firmie są jednak niezbędne do tego kompetencje. Tutaj właśnie jest miejsce dla firm outsourcingowych, które poza tradycyjnymi usługami będą w stanie zaoferować również konsulting w tym zakresie. Transformacja IT wymaga jednak zaufania pomiędzy partnerami biznesowymi, dotyczy bowiem krytycznych z punktu widzenia biznesu procesów. Takie zaufanie nie pojawia się od razu. Często buduje się je poprzez wykonanie wcześniej mniejszych projektów, co można traktować jako formę okresu próbnego. Przy tej okazji klient poznaje sposób działania firmy outsourcingowej, a ta z kolei uczy się organizacji procesów w firmie klienta. Taka współpraca przynosi oczywiście wymierne korzyści, ale również wiąże sie z konkretnymi zagrożeniami. 

Korzyści z outsourcingu usług IT

Zanim zaprezentuę przykład takiej współpracy, przyjrzyjmy się bliżej niektórym korzyściom, jakie niesie ze sobą outsourcing IT. 

  1. Rozwój biznesu i uwolnienie zasobów - koncentracja na strategicznych obszarach działalności pomaga zwiększać jakość usług i wyrobów, co bezpośrednio przekłada się na rozwój firmy, zwiększanie konkurencyjności oraz zysków przedsiębiorstwa. Natomiast dział HR odciążony z mozolnych i frustrujących poszukiwań programistów, może skierować swoje działania w innym kierunku i zająć się pozyskiwaniem kluczowych ekspertów w danej branży, przyczyniając się do pozyskiwania talentów w obszarze, który jest najistotniejszy z punktu widzenia działalności firmy.
  2. Najlepsze praktyki - firmy specjalizujące się w outsourcingu IT, dzięki współpracy z wieloma klientami, mają okazję spotykać się codziennie z bardzo różnorodnymi wyzwaniami. Nie tylko pozyskują w ten sposób doświadczenie i know-how, którym mogą dzielić się z kolejnymi zleceniodawcami, ale także wymusza to na nich stałe podnoszenie kompetencji. Wybierając zewnętrznego partnera warto więc zwrócić uwagę na jego referencje i dotychczasowe projekty. W ten sposób zyskamy pewność, że prace, które mają zostać wykonane, przebiegną szybko i sprawnie.
  3. Elastyczność - trudność w pozyskaniu odpowiednich kandydatów na stanowiska programistyczne jest powszechnie znanym wyzwaniem biznesowym. Podaż nowych talentów wciąż nie nadąża za popytem. Koszty związane z opóźnieniami w realizacji projektów popychają firmy do proponowania coraz wyższych stawek, a i to nie zawsze przynosi rezultaty. Dodatkowo po zakończeniu projektu często okazuje się, że dla eksperta znalezionego z takim trudem brakuje kolejnych zadań, a jego utrzymanie generuje wysokie koszty stałe – przy braku wymiernych korzyści. Outsourcing rozwiązuje ten problem, pozwala bowiem na korzystanie ze sprawdzonych zasobów dokładnie wtedy kiedy jest to potrzebne. I tylko wtedy.
  4. Wolność od organizacyjnych ograniczeń - w przypadku leasingu pracowniczego limit etatów, wskaźnik rotacji pracowników, czy konieczność obniżenia kosztów stałych nie stanowi już przeszkody w szybkim pozyskaniu odpowiednich kompetencji. Jest to bardzo elastyczna forma realizacji projektów i rozwiązywania pojawiających się problemów, bez konieczności reorganizacji, czy zwiększania zatrudnienia. Leasing programisty, team leasing, czy zlecenie całego projektu software development na zewnątrz to najszybsze sposoby na realizację zadań bez oglądania się na ograniczenia organizacyjne.
  5. Redukcja ryzyka i kosztów - ogłoszenia i działania rekrutacyjnehead hunterzy, wdrożenie, narzędzia pracy, szkolenia, konferencje, benefity, imprezy integracyjne, nadzór managerski, obsługa kadrowa, eksploatacja i zaopatrzenie przestrzeni biurowej, płatne urlopy, zwolnienia lekarskie, a na koniec odprawy i następnie kilka miesięcy przestoju to tylko niektóre koszty, które praktycznie każdy pracodawca ponosi regularnie w związku z zatrudnieniem pracownika. Szczęśliwie jeśli pozyskany pracownik zgra się z zespołem i stanie się jego trwałą częścią. Gorzej jeśli z jakiegoś powodu trzeba się z nim rozstać i cały kosztowny proces przejść od początku. W przypadku współpracy z firmą zewnętrzną ryzyko to jest niwelowane, a suma kosztów zdecydowanie niższa.

Dowiedz się więcej: Outsourcing IT pomaga firmom rozwiązać problemy z rekrutacją.

Zagrożenia outsourcingu IT

Podejmując dezycję o rozpoczęciu takiej współpracy, należy zwrócić także uwagę na potencjalne zagrożenia:

  1. Relacje i atmosfera w zespole - pojawienie się nowych osób w zespole to zawsze swego rodzaju wstrząs dla zastanej struktury. Sytuację może też komplikować sytuacja, w której nowe osoby pracują zdalnie, nie spotykając się na co dzień z pracownikami firmy klienta. Sprawę tylko pozornie ułatwiają takie osiągnięcia cywilizacji, jak smartfony, maile i komputery z szerokopasmowym dostępem do Internetu, umożliwiające pracę z dowolnego zakątka na Ziemi. Trudno bowiem zastąpić bezpośredni kontakt i nawiązać szczerą relację nawet mając do dyspozycji wideo-rozmowy. Na szczęście z pomocą przychodzą SCRUM’owe metodyki zarządzania projektem, wymuszające regularne kontakty i niwelujące nieporozumienia.
  2. Brak zaufania - zaryzykuję stwierdzenie, że wzajemne zaufanie jest niezbędnym elementem udanej współpracy. W sytuacji, kiedy oddajemy innej firmie częściową kontrolę nad istotnymi dla funkcjonowania organizacji elementami oraz dopuszczamy podmiot zewnętrzny do tajemnic przedsiębiorstwa zrozumiała jest, a wręcz wskazana, pewna  ostrożność, wyrażona chociażby w stosownych zapisach umowy ramowej oraz NDA. Dobrą praktyką jest również sprawdzenie referencji, nie wspominając już o bezpośredniej rozmowie i upewnieniu się, że nasze oczekiwania są prawidłowo rozumiane.
  3. Brak odpowiedniego przygotowania - żeby jednak zostać dobrze zrozumianym i pozwolić sobie na komfort zaufania, niezbędne jest właściwe przygotowanie. Podobnie jak do każdej innej zmiany i przedsięwzięcia, tak i szykując się do outsourcingu warto poznać potrzeby własnej organizacji i przeanalizować, jaki model wsparcia będzie najkorzystniejszy z punktu widzenia celów oraz możliwości firmy. Zbyt entuzjastyczne podejście może prowadzić w najmniej dotkliwym wypadku do rozczarowania. Decyzja o outsourcingu usług IT jest decyzją strategiczną dla każdego przedsiębiorstwa i jako taka, powinna być podejmowana z uwzględnieniem szerokiego spektrum okoliczności: biznesowych, rynkowych, finansowych i organizacyjnych. 

Outsourcing IT w praktyce

W gronie klientów JCommerce znajdują się firmy z Niemiec (np. CORE SE), Szwajcarii, jak i z Polski lub z polskich oddziałów. Po początkowej fazie mniejszych projektów, transferu wiedzy, „uczenia się klienta”, nastąpiło rozszerzenie współpracy i analiza kolejnych obszarów, które mają potencjał do zmiany pod kątem procesowym czy systemów IT. Z jednej strony współpraca odbywa się na zasadach outsourcingu i rozliczenia T&M (czyli klasyczny outsourcing), z drugiej wymaga szczególnej dbałości o każdy szczegół i budowę zaufania (współpraca partnerska).

Na każdym etapie współpracy outsourcingowej zaangażowani są nie tylko specjaliści IT, ale i opiekunowie klienta, kierownicy projektów, dział utrzymania, infrastruktury oraz service delivery. Pełne zaangażowanie po obu stronach umożliwia osiągnięcie efektu synergii we współpracy dwóch firm, dysponujących zupełnie innym zakresem specjalizacji i obszarem działania.

Pamiętajmy więc, że słysząc termin outsourcing IT, nie mówimy tylko o prostym „wynajmowaniu zasobów”, ale przede wszystkim o znacznie bardziej kompleksowym podejściu do rozwiązywania problemów w branży związanej z oprogramowaniem.

Jednym z kluczowych partnerów JCommerce jest ING Bank Śląski, z którym współpracujemy od 2009 roku wspierając takie obszary firmy jak Business Intelligence, analityka biznesowa, systemy CRM, a także rozwój oprogramowania. Nasi specjaliści pracowali nad kluczowymi projektami ING, takimi jak budowa bankowości elektronicznej Moje ING czy narzędzie Trener Finansowy. Aktualne i zakończone projekty prowadzone są zgodnie z metodą zarządania projektami Scrum, co pozytywnie wpływa na współpracę outsourcingową. Podjeście Agile wnosi bowiem wiele korzyści do projektów IT.

Agile a realizacja projektów IT

Projekty realizowane przez zespoły scrumowe pozwalają dopasować się do zmieniających się potrzeb użytkownika końcowego. W przypadku instytucji takich jak banki, dostęp do specjalistów posiadających szeroką wiedze technologiczną i bogate doświadczenie, jest rozwiązaniem wygodnym i elastycznym w świetle dynamicznie rozwijającego się rynku i technologii FinTech. W modelu outsourcingowym programiści zaangażowani są do konkretnych projektów i etapów, gdy pojawia się taka potrzeba.

Więcej o współpracy JCommerce z ING przeczytać można w case study o Agile Outsourcing.

Autorem wpisu jest

Klaudia Jaśniak, JCommerce

Opiekun klienta

Od ponad 8 lat wspiera przedsiębiorstwa w podejmowaniu optymalnych decyzji biznesowych. Przez większość kariery związana z branżą ICT. W JCommerce odpowiada za rozwój współpracy z klientami na rynku polskim. Po godzinach miłośniczka teatru tańca i sztuki współczesnej.

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami