Office 365 –
Najpopularniejsze aplikacje. Co nowego?

Artykuły eksperckie | 28.02.2018 | Czas czytania: 5 minut

Wraz z rozwojem małych i dużych firm, oprogramowanie biurowe staje się kluczem do optymalnej wydajności każdego zespołu. Można to zauważyć szczególnie w przypadku rozproszonych fizycznie i mobilnych pracowników, co jest już cechą charakterystyczną dzisiejszego biznesu. Na szczęście programy biurowe nadążają za tymi trendami i coraz częściej wykorzystują chmurę, co sprawia, że praca w takich zespołach jest bardziej wydajna.

Microsoft Office 365 staje się najczęściej używanym oprogramowaniem biurowym w kraju. Platforma posiada narzędzia do komunikacji oraz współpracy, takie jak poczta elektroniczna, kalendarz, czat, grupy dyskusyjne, konferencje i wiele innych. W ramach jednego konta użytkownicy mają dostęp do funkcji zarządzania dokumentami, a także współtworzenia ich w czasie rzeczywistym z aplikacji pakietu Office, takich jak Word, Excel czy PowerPoint. Office 365 daje również możliwość przechowywania, wyszukiwania oraz udostępniania dokumentów współpracownikom zarówno wewnątrz, jak i poza firmą. Dostęp do szeregu aplikacji w Office 365 zależy od wykupionego planu subskrypcji.

Poniższy artykuł przedstawia najpopularniejsze funkcje i aplikacje stosowane przez użytkowników w nowoczesnych firmach, które wspierają organizację pracy, planowanie zadań, wymianę dokumentów oraz komunikację w zespołach.

Microsoft Office Online – Dostęp Mobilny

Korzystając z Office 365 w wersji chmurowej zyskujemy takie korzyści, jak:

  • dostęp do wielu przeglądarkowych wersji aplikacji do tworzenia i udostępniania dokumentów, takich jak OneNote czy Word, Excel i PowerPoint,
  • dostęp do plików z dowolnego miejsca,
  • integracja z OneDrive, która umożliwia automatyczne zapisywanie dokumentów w chmurze na etapie ich tworzenia,
  • wszystkie dokumenty, tak jak każda usługa Office 365, są szyfrowane, więc w przypadku przechwycenia transmisji danych, nieautoryzowane osoby nie będą mogły ich odczytać,
  • zgodność formatów plików nie jest już problemem, ponieważ aplikacje internetowe w Office 365 są kompatybilne ze wszystkimi typami plików pakietu Office począwszy od Windows XP.

Poczta i kalendarz

Z poziomu przeglądarki mamy dostęp do poczty e-mail, kalendarza i kontaktów. Większość pakietów oferowanych przez Microsoft 365 oferuje:

  • 50 Gigabajtów pamięci skrzynki pocztowej z zaawansowanymi zabezpieczeniami,
  • szybkie i łatwe planowanie spotkań,
  • prezentowanie statusu dostępności innym użytkownikom,
  • dostęp do globalnej listy kontaktów.

OneDrive dla firm

OneDrive to usługa hostingu plików Microsoft, która pozwala użytkownikom synchronizować pliki między lokalnymi urządzeniami a chmurą, a następnie uzyskać do nich dostęp za pomocą przeglądarki internetowej lub urządzenia mobilnego. Usługa OneDrive obejmuje:

  • 1 Terabajt (TB) pamięci dla każdego użytkownika,
  • udostępnianie dokumentów do współpracy z innymi osobami, poprzez generowanie linków lub przyznawanie im dostępu do przeglądania lub edytowania we wspólnej przestrzeni,
  • możliwość korzystania z synchronizacji OneDrive dla Firm zainstalowanego lokalnie na komputerze lub urządzeniu mobilnym w celu zapewnienia stałego dostępu do plików z wielu lokalizacji i platform,
  • automatyczne tworzenie kopii zapasowych plików zapisanych bezpośrednio lub zsynchronizowanych z chmurą OneDrive.

Skype dla firm

Skype For Business (dawniej Lync) to ujednolicona platforma komunikacyjna dostępna dla wszystkich pracowników, która umożliwia przesyłanie wiadomości błyskawicznych, prowadzenie konferencji audio i wideo oraz tworzenie spotkań online. Korzystając z aplikacji mamy możliwość:

  • natychmiastowego sprawdzenia stanu dostępności współpracowników,
  • udostępnienia tablicy do „burzy mózgów” ze współpracownikami w czasie rzeczywistym,
  • udostępnianie aplikacji, pulpitu lub dokumentu na ekranie w czasie rzeczywistym,
  • inicjowanie rozmów i konferencji audio/wideo z kontaktami online.

Delve

Delve to funkcja usługi Office 365, która pomaga odnaleźć informacje, które prawdopodobnie będą najbardziej interesujące w danej chwili w całej usłudze. Delve wspomaga odnalezienie dokumentu, do którego użytkownik ma uprawnienia, nawet bez znajomości jego tytułu, ani lokalizacji.

Do najciekawszych funkcji Delve należą:

  • uzyskiwanie dostępu oraz informacji o dokumentach, nad którymi trwają prace za pomocą kliknięcia w czyjeś imię lub zdjęcie w dowolnym miejscu w Delve,
  • oznaczanie wyszukanego i interesującego dokumentu jako ulubionego, żeby móc łatwo do niego wrócić później,
  • proste i intuicyjne wyszukiwanie osób, dokumentów lub tablic.

SharePoint

SharePoint umożliwia pracę z podziałem na zespoły projektowe, działy i grupy, dzięki dedykowanym witrynom. W usłudze Office 365 witryny te można tworzyć ze strony głównej programu SharePoint. Mogą być one używane jako bezpieczne miejsce do przechowywania, organizowania, udostępniania i uzyskiwania dostępu do plików i informacji z dowolnego miejsca i urządzenia.

Do najciekawszych funkcji SharePoint należy:

  • przesyłanie plików do biblioteki dokumentów programu SharePoint, w celu uzyskania do nich dostępu z dowolnego miejsca,
  • możliwość edycji dokumentów z poziomu Office Online,
  • współtworzenie umożliwia pracę na tym samym dokumencie i w tym samym czasie przez wielu użytkowników,
  • udostępnianie plików, folderów a nawet całych witryn,
  • wersjonowanie, które umożliwia zachowanie poprzednich wersji dokumentów podczas wprowadzania zmian.

Planner

Planner oferuje prosty, wizualny sposób organizacji pracy zespołowej i efektywnej współpracy nad projektami. Umożliwia tworzenie planu, budowanie zespołów, przydzielanie zadań oraz aktualizację statusów z jednego miejsca w kilku prostych krokach. Każdy plan ma własną tablicę na której można organizować zadania, które mogą być klasyfikowane na podstawie ich statusu lub osoby, do której zostały przypisane. Aktualizacja statusu odbywa się za pomocą przeciągnięcia pomiędzy kolumnami. Dodatkowymi zaletami Plannera są:

  • przejrzystość – odpowiednie widoki zawierają pełną listę wszystkich zadań i ich statusów,
  • podczas wspólnej pracy nad planem, członkowie zespołu zawsze wiedzą, kto nad czym pracuje,
  • możliwość dołączania do zadań plików, współpracę nad tymi plikami, a także na konwersacje na temat zadania bez przełączania się między aplikacjami,
  • zbieranie dyskusji i wyników wyszukiwania na planie,
  • każdy nowy plan utworzony w programie Planner automatycznie tworzy nową grupę Office 365.

Sway

Sway umożliwia łatwe tworzenie i udostępnianie prezentacji, informacji i interaktywnych raportów. Aplikacja daje nam możliwość importowania dowolnych zawartości z własnych źródeł i dodawania własnego tekstu i obrazów, które zostają przekształcone w nowoczesny i atrakcyjny sposób. Do największych zalet programu należą:

  • intuicyjność obsługi podczas tworzenia nowoczesnych prezentacji,
  • udostępnianie gotowych swayów do osób, które mogą je oglądać bez konieczności logowania,
  • nieograniczony zakres dostosowania wszystkich elementów układu.

Teams

Microsoft Teams to obszar roboczy skoncentrowany na zintegrowanym czasie w usłudze Office 365. Umożliwia on przenoszenie ludzi, rozmów, plików i narzędzi w jedno miejsce, dzięki czemu każdy pracownik ma natychmiastowy dostęp do wszystkiego czego potrzebuje.

Microsoft Team stanowi centrum pracy zespołowej, dzięki wbudowanym narzędziom takim jak Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI i Delve, dzięki czemu wszystkie informacje są na wyciągnięcie ręki. Dzięki oparciu na grupach usługi Office 365, użytkownik może w prosty sposób przechodzić z jednego narzędzia pracy do drugiego, jednocześnie udostępniając wyniki swojej pracy innym użytkownikom.

Dodatkowymi zaletami Team są:

  • zaawansowane funkcje bezpieczeństwa i zgodności (szyfrowanie danych),
  • możliwość obsługi z najpopularniejszych platform Windows, Mac, Android, iOS i platformach internetowych,
  • obsługa połączeń audio z telefonów komórkowych i czatów wideo,
  • zarządzanie wszystkimi rozmowami, plikami i narzędziami w jednym obszarze roboczym zespołu.

Podsumowanie

Office 365 to inwestycja w przyszłość, dzięki której zwiększymy efektywność pracy w naszej firmie i poprawimy komunikację w zespołach. Dzięki tej usłudze pracownicy otrzymują niezbędne narzędzia biurowe oraz narzędzia do współpracy, natomiast dział IT zyskuje możliwość zarządzania funkcjami i zasadami bezpieczeństwa przy użyciu łatwego narzędzia w chmurze. Na sam koniec warto podkreślić, że Microsoft gwarantuje także bezpieczeństwo wszystkich swoich usług, a także szyfrowanie danych i całodobową pomoc techniczną.

Autorem wpisu jest

Paweł Mazurkiewicz, JCommerce

Konsultant wdrożeniowy systemu ERP

Zajmuje się wdrażaniem systemów ERP, w firmie JCommerce pełni rolę konsultanta Microsoft Dynamics NAV. Uczestniczył w kilkunastu projektach wdrożeniowych w obszarach związanych z finansami, sprzedażą oraz produkcją.

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami