Narzędzia IT do
efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem

Artykuły eksperckie | 24.05.2016 | Czas czytania: 4 minuty

Każdy manager prędzej czy później będzie musiał zadać sobie pytanie czy styl, w jakim zarządza projektem, ludźmi, czy też całym przedsiębiorstwem, jest efektywny i czy na pewno do wykonywania swojej pracy posiada odpowiednie narzędzia. Szukając odpowiedzi na pierwsze pytanie, swoje kroki skieruje zapewne do działu finansowego, żeby uzyskać informacje na temat rentowności swojego przedsiębiorstwa. Ale przecież sama tylko zdolność do osiągania zaplanowanych wyników finansowych, chociaż oczywiście pożądana, nie przesądza o kondycji firmy. Nawet dochodowe przedsiębiorstwo może przy okazji mieć poważne problemy organizacyjne. Mogą to być problemy z utrzymaniem wartościowych pracowników, z ochroną środowiska, ze średnio- i długoterminowym prognozowaniem czy nawet z prawem, co w dłuższej perspektywie może okazać się katastrofalne w skutkach. Bez szerszego spojrzenia, pomiar efektywności działań jest więc bardzo trudny i czasochłonny, a być może nawet niemożliwy. Do zarządzania efektywnością działań firmy manager będzie więc potrzebował przede wszystkim odpowiednich, wystarczająco czułych i wszechstronnych narzędzi.

Efektywny czy skuteczny?

Zanim jednak porozmawiamy o narzędziach, zatrzymajmy się chwilę przy samej efektywności. Pojęcie to jest bez wątpienia tak samo popularne, co powszechnie nadużywane. I niestety wielu z nas myli je ze skutecznością. Żeby więc określić wspólne podstawy, załóżmy, że efektywność jest cechą działania, nakierowanego na realizację konkretnych, określonych wcześniej celów. Efekty tego działania muszą przynosić wymierną, pozytywną wartość, a także muszą być z góry zaplanowane (skutki przypadkowe, nawet te pozytywne, nie świadczą o tym, że nasze działanie jest efektywne). Od działań skutecznych, również nakierowanych na realizację zaplanowanych celów, działania efektywne różnią się analizą kosztów i skutków negatywnych.

Przykładowo bardzo skuteczna maszyna, produkująca dużą ilość towaru, może być zupełnie nieefektywna ekonomicznie (może być bardzo droga w utrzymaniu i eksploatacji). Podobnie skuteczny pracownik może realizować zaplanowane cele, ale w sposób niezgodny z zasadami, kreując niebezpieczne dla firmy konsekwencje (związane z możłiwością złamania prawa, przepisów BHP, czy po prostu zasad współpracy z innymi współpracownikami).

Zarządzanie efektywnością

Efektywność jest więc oceną działania, a nie jego wewnętrzną cechą stałą. W praktyce oznacza to, że można ją zmierzyć dopiero po fakcie, na podstawie analizy: pod kątem zaplanowanych celów, poniesionych kosztów i samych rezultatów. Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że ta analiza nie może się ograniczać do wybranego obszaru funkcjonowania przedsiębiorstwa. Nawet najbardziej wydajne działania sprzedawców nie są tak naprawdę efektywne, jeśli nie dostosowano ich do możliwości produkcyjnych i prowadzą do niedotrzymywania terminów dostaw, czego skutkiem jest utrata zaufania klientów. Efektywność będzie więc takim stanem równowagi zysków i kosztów, które najlepiej odpowiadają celom działania poszczególnych procesów i całego przedsiębiorstwa, zarówno w krótkiej, średniej i długiej perspektywie.

Wzór efektywności

Zgodnie z powyższymi ustaleniami przyjąć można, że jedynym sposobem na osiągnięcie optymalnej efektywności, jest udoskonalanie procesów na podstawie analizy danych zebranych wcześniej w trakcie działania. Kiedy takie optymalizowanie należy uznać za zakończone? Teoretycznie wtedy, kiedy każda możliwa do wprowadzenia zmiana spowoduje podwyższenie kosztów (szeroko rozumianych), obniżenie zysków (rozumianych równie szeroko) lub gorszą realizację celów przedsiębiorstwa. W praktyce należy wziąć jeszcze pod uwagę czas i koszty samego procesu udokonalania – jeśli okazą się zbyt czasochłonne lub zbyt drogie, może to poskutkować decyzją o zakończeniu optymalizacji przed osiągnięciem stanu bliskiego ideału. Czasem do określenia tego punktu użyjemy zasady Pareto, czasem po prostu doświadczenia.

Zarządzanie efektywnością musi więc oprzeć się na rzetelnej analizie procesów wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa. Dodatkowo – analiza ta musi być wykonywana stale w oparciu o ciągle aktualizowane cele (procesy efektywne w przeszłości mogą przestać być efektywne w wyniku zmiany czynników wewnętrznych lub zewnętrznych). Pomocne będzie w tym dynamiczne podejście do zarządzania, które koncentruje się właśnie na procesach, działaniach i ich analizie. Efektywne zarządzanie procesami biznesowymi (ang. Business Process Management, BPM), wymaga zastosowania odpowiednich, wpierających podejmowanie decyzji narzędzi, bez których gromadzenie, przetwarzanie i analiza wszystkich niezbędnych danych będzie niemożliwa.

Narzędzia wspomagające zarządzanie w przedsiębiorstwach

  • Enterprise Content Management (ECM), czyli system do zarządzania wiedzą, treściami i dokumentami (elektroniczny obieg dokumentów, połączenie systemu klasy ERP ze stroną internetową, zarządzanie wiedzą z wykorzystaniem np. platformy SharePoint, etc.).
  • Enterprise Resource Planning (ERP), system do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa.
  • Workflow, funkcja umożliwiająca nadzorowanie wykonania ścieżki zadań.
  • Business Intelligence (BI), narzędzia analityki biznesowej, służące do przekształcania danych w informację, a informacji w wiedzę z zastosowaniem technik wizualizacji.

Powyższe narzędzia często przeplatają się funkcjonalnie oraz są od siebie zależne, wzajemnie dostarczając sobie danych w ramach większego procesu. Dlatego, w celu wykorzystania wszystkich możliwości technologicznych, wiele firm decyduje się na wdrożenie jednego, zintegrowanego systemu informatycznego. System taki tworzy się w ten sposób, żeby spełniał wybrane pod katem potrzeb konkretnej organizacji funkcje opisanych wcześniej narzędzi, a ponadto umożliwia analizę efektywności na bieżąco, wykorzystując do tego wszystkie niezbędne (gromadzone w jednym miejscu) dane. Analiza taka pozwala na ocenę efektywności wszystkich procesów w firmie i podejmowanie właściwych decyzji biznesowych.

 

Efektywne zarządzanie wymaga kompleksowych rozwiązań administrowania danymi

Zintegrowany System Informatyczny

Zintegrowane Systemy Informatyczne, to zaawansowana klasa systemów służących do zarządzania wszystkimi działaniami w przedsiębiorstwie, zbierania, przetwarzania i analizowania danych, wytwarzanych w trakcie procesów biznesowych, a także pochodzących ze źródeł zewnętrznych. Dzięki zintegrowaniu wielu funkcji, które tradycyjnie realizowane są przez niezależne jednostki organizacyjne w firmie, takie jak księgowość, sprzedaż, produkcja, analityka biznesowa, zarządzanie wiedzą, obieg dokumentów, czy zarządzanie łańcuchem dostaw, możliwe jest kompleksowe zarządzanie efektywnością nie tylko poszczególnych działań, ale przede wszystkim całego przedsiębiorstwa.

Wnioski

Współczesne firmy muszą funkcjonować w bardzo dynamicznym otoczeniu, reagować na bieżąco na wahania rynku, działania konkurencji, potrzeby klientów, a także wewnętrzne problemy organizacyjne. Jednocześnie proces tworzenia wartości (bez względu na to czy mówimy o instytucji finansowej, przedsiębiorstwie produkcyjnym, czy usługowym) staje się coraz bardziej skomplikowany i uzależniony od technologii. Oba te aspekty sprawiają, że efektywne zarządzanie musi opierać się na pewnych źródłach danych i ich sprawnej analizie. I jest to główne wyzwanie, przed którym stoją polskie firmy, które chcą się rozwijać w warunkach globalnej konkurencji, ale także dla polskiej gospodarki, przed którą stoi zadanie wyrwania się z pułapki średniego dochodu.

Autorem wpisu jest

Maciej Rusinek, JCommerce SA

Dyrektor Sprzedaży

Z JCommerce związany od 2014r, odpowiada za sprzedaż na terenie Polski oraz rozwój oddziału w Poznaniu. Posiada kilkunastoletnie doświadczenie w obszarze systemów oraz usług IT, zarówno na płaszczyźnie technicznej jak i biznesowej, 10-letnią praktykę w organizacji i zarządzaniu zespołami w sferze dostarczania oprogramowania oraz szerokie doświadczenie menedżerskie w wielu obszarach funkcjonowania przedsiębiorstw. Absolwent Politechniki Poznańskiej, certyfikowany inżynier Microsoft.

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami