MS Dynamics NAV odpowiedzią
na dynamiczny rozwój firmy

Medim Sp. z o.o. | Case studies | 16.07.2012 | Czas czytania: 3 minuty

Automatyzacja działań, usprawnienie procesów, ułatwienie raportowania i zwiększenie kontroli w firmie dostarczającej sprzęt medyczny to wyzwania, którym miał sprostać nowy system ERP.

Decyzja o wdrożeniu nowego systemu informatycznego, wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem została podjęta przez zarząd firmy Medim w 2010 roku. Czynnikami motywującymi tę decyzję były:

  • dynamiczny rozwój firmy w ostatnich kilku latach,
  • zwiększone zapotrzebowanie na szybki dostęp do bieżących i sprawdzonych informacji na temat rentowności podejmowanych przedsięwzięć oraz ogólnej kondycji firmy,
  • potrzeba usprawnienia procesów zarządzania łańcuchem dostaw (czynnik krytyczny dla terminowej realizacji projektów),
  • konieczność zwiększenia kontroli obrotu magazynowego i sprawnego zarządzania magazynem (ze szczególnym uwzględnieniem identyfikacji numerów seryjnych, partii i dat ważności produktów – głównie w obrocie wyrobami medycznymi).


Wybór systemu ERP i partnera wdrożeniowego

Dotychczas stosowany system ERP nie był w stanie sprostać stawianym wymaganiom w świetle dużych zmian zachodzących zarówno w samej organizacji jak i jej otoczeniu. Procedura wyboru nowego systemu również nie była łatwa, a ostateczna decyzja zapadła dopiero na początku 2012 roku. Spośród dostępnych na rynku systemów ERP wybrany został system firmy Microsoft – Dynamics NAV.

Microsoft Dynamics NAV pokonał konkurentów dzięki swojej bardzo obszernej i kompleksowej funkcjonalności dostępnej w standardowej wersji oraz pełnej elastyczności w szerokim zakresie dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb użytkowników. Nie mniej istotny od wyboru właściwego systemu był dobór odpowiedniego partnera – firmy, która byłaby w stanie sprawnie i profesjonalnie przeprowadzić proces wdrożenia systemu. Po długiej i wnikliwej analizie wybrana została firma JCommerce, której specjaliści zostali docenieni za profesjonalne podejście i doskonałą znajomość procesów biznesowych. Zaproponowali oni też bardzo ciekawe rozwiązania w newralgicznych dla Medim obszarach działalności.

Firma JCommerce przedstawiła najbardziej kompleksową ofertę, która obejmowała wiele niezidentyfikowanych wcześniej zagadnień odkrytych dopiero podczas konsultacji poprzedzających wybór właściwej oferty. Wiedza i doświadczenie konsultantów firmy oraz znajomość tzw. „dobrych praktyk” były czynnikami decydującymi o wyborze. Zdawaliśmy sobie sprawę, że tylko współpraca z właściwym partnerem jest kluczem do osiągnięcia sukcesu, którym w tym przypadku było sprawne wdrożenie systemu – zgodnie z przyjętymi założeniami co do zakresu, terminu i budżetu.” 

Piotr Młynarczyk, Dyrektor Naczelny w Medim

Wdrożenie nowego systemu ERP w 6 miesięcy

Opracowana koncepcja wdrożenia systemu zakładała uruchomienie systemu we wszystkich obszarach działalności firmy i obejmowała:

  • Zakupy
  • Magazyn
  • Sprzedaż
  • Księgowość
  • Zarządzanie zasobami
  • Administrację

Wszystkie zdefiniowane na etapie analizy procesy zostały prawidłowo zmapowane w nowym systemie, a końcowa jego funkcjonalność została oceniona jako w pełni zgodna z przyjętymi założeniami. Dodatkowo, na potrzeby realizacji wdrożenia systemu MS Dynamics NAV w firmie Medim zostały przygotowane liczne modyfikacje i interfejsy dostosowujące standardową funkcjonalność systemu do wymagań zgłoszonych podczas analizy.

Wdrożenie systemu MS Dynamics NAV zostało przeprowadzone zgodnie z przyjętym harmonogramem, który zakładał wykonanie wszystkich zaplanowanych prac w sześć miesięcy. Projekt wdrożeniowy został rozpoczęty w lutym 2012 szczegółową analizą procesów, natomiast uruchomienie produkcyjne systemu nastąpiło w czerwcu, a cały projekt został zamknięty wraz z początkiem sierpnia 2012 (po upływie 2-miesięcznego okresu asysty przy starcie).

Realizacja projektu wdrożeniowego przebiegła wzorcowo. Na każdym etapie wdrożenia wszystko było przewidywalne i jasne, a proces przejścia na nowy system zrealizowany został płynnie i bez niespodzianek.” 

Marcin Kaszubski, Specjalista ds. Informatyki w Medim

Korzyści biznesowe z wdrożenia MS Dynamics NAV

Zautomatyzowanie działań

  • Procesy importu danych do systemu z plików w formacie .xls/.xml (zapasy, komponenty, cenniki zakupu i sprzedaży, zamówienia)
  • Aktualizacja cen sprzedaży w PLN na podstawie aktualnego kursu i ceny w walucie sugerowanej przez dostawcę
  • Eksport komponentów zestawów DEMO przeznaczonych do wypożyczenia
  • Automatyzacja procesu tworzenia kartotek zapasów, nabywców, dostawców, informacji o numerach seryjnych i partii oraz zestawów komponentów


Łatwość i wygoda raportowania

  • Wielowymiarowa analiza sprzedaży
  • W pełni definiowane przez użytkownika arkusze kont
  • Zestaw gotowych raportów generujących potrzebne zestawienia
  • Wydruki dokumentów w pełni zgodne z wymaganiami użytkownika


Zwiększenie kontroli

  • Śledzenie numerów seryjnych, numerów partii i dat ważności w obrocie wyrobami medycznymi (zakup, sprzedaż, serwis)
  • Obsługa numerów seryjnych, numerów partii i dat ważności dla komponentów zestawów
  • Szczegółowy rachunek wyników z wykorzystaniem wymiarów analitycznych (m.in.: dział, kontrakt, pracownik, nośnik kosztu)
  • Monitorowanie procesu „dopuszczania” produktów medycznych do obrotu
  • Mechanizm kontroli sprzedaży dla klientów zablokowanych przez windykację
  • Szczegółowa ewidencja obrotu towarami


Usprawnienie procesów

  • Ewidencja dokumentów magazynowych
  • Ewidencja umów wieloletnich na dostawę produktów i kontrola ich realizacji
  • Ewidencja wypożyczeń sprzętu (własnego i powierzonego)
  • Obsługa sprzedaży ratalnej
  • Obsługa i rozliczenie sprzedaży towarów „na wymianę” oraz akcji promocyjnych z zastosowaniem cen specjalnych
  • Automatyczne tworzenie zamówień zakupu do dostawców z rezerwacją planowanych dostaw
  • Procedura podziału/przeksięgowania sprzedaży i kosztu własnego na kilku handlowców
  • Interfejs bankowy


Medim Sp. z o.o.

Firma założona w 1990 r. jako jedna z pierwszych polskich prywatnych firm zaopatrujących służbę zdrowia w sprzęt medyczny. Jest wyłącznym przedstawicielem w Polsce kilku światowych liderów w wybranych produktach medycznych. Oferta firmy obejmuje konsultacje i specjalistyczne wsparcie dla klientów, szkolenia aplikacyjne, użytkowe i eksploatacyjne, dostawy sprzętu, instalacje i montaże aparatury oraz serwis techniczny. Medim jest aktywnym członkiem Business Centre Club oraz Ogólnopolskiej Izby Gospodarczej Wyrobów Medycznych POLMED.

Autorem wpisu jest

Andrzej Krawiec, JCommerce SA

ERP Project Manager

Od 1995r. związany z projektowaniem baz danych i systemów informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem. W swoim dorobku zawodowym posiada udział w kilkudziesięciu projektach wdrożeniowych systemów klasy ERP pełniąc funkcje analityka, konsultanta, projektanta, programisty i kierownika projektów.

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami