Lean management - jak
generować oszczędności w magazynie?

Artykuły eksperckie | 28.06.2017 | Czas czytania: 5 minut

Minimalizm i bycie agile – nie są to tylko nowomodne hasła z tabloidów, bowiem kryją się za nimi teorie i praktyki, które w życiu codziennym i biznesowym mogą usprawnić wiele procesów, a także wyeliminować podejmowanie złych decyzji. To dzięki nim przestajemy gromadzić zbędne rzeczy, a przede wszystkim oszczędzamy czas i pieniądze. W przypadku przedsiębiorstw, do minimalistycznego podejścia i filozofii agile, można dodać wartość lean (z ang. „szczupły"), połączoną chociażby z -production, -thinking i m.in. tym, do czego będzie zmierzał ten artykuł, czyli
-management, określanym powszechnie jako „szczupłe zarządzanie". Koncepcja ta jest rozszerzeniem lean manufacturing, czyli zbioru technik i rozwiązań organizacyjnych, które po raz pierwszy zostały zastosowane po II wojnie światowej w Japonii u jednego z motoryzacyjnych liderów – w fabryce Toyoty. Przemianę z małej firmy w globalnego producenta można przypisać właśnie szczupłemu zarządzaniu, jakie zastosowano w tej organizacji.

Lean management coraz częściej staje się praktyką w przedsiębiorstwach i to niezależnie od ich wielkości. Filozofia ta, za pomocą odpowiednio dobranych technik, metod i narzędzi, eliminuje marnotrawstwo. Główny aspekt jej stosowania opiera się na zdefiniowaniu celu, do jakiego dana firma ma dążyć i do sprawniejszego organizowania procesów, które mają się w niej wydarzyć w niedalekiej przyszłości. Wyeliminowanie marnotrawstwa z tychże procesów pozwala również wzmocnić konkurencyjność organizacji, ponieważ zwiększa jej rentowność i efektywność.

Poniżej prezentuję listę 7 typów marnotrawstw, które najczęściej pojawiają się w newralgicznym obszarze wielu przedsiębiorstw, jakim jest magazyn. Przyjrzymy się bliżej każdemu z nich i zdefiniujmy, w jaki sposób możemy „wyszczuplić" proces logistyczny naszej firmy.

Oczekiwanie

Na początku warto zastanowić się, jaki wpływ na „cenny czas" w każdej organizacji ma samo „oczekiwanie". W wielu przedsiębiorstwach osobom zarządzającym na magazynie wydaje się, że pracownicy magazynowi marnują czas bezcelowo krążąc po hali magazynu lub bezczynnie na niej stojąc. Dlaczego pracownicy zachowują się w ten sposób? Odpowiedzi na to pytanie może być kilka: magazynier czeka na przyjazd spóźnionego wózkowego; oczkuje na dokumenty, których nie dostarczył mu od razu dostawca. Dany pracownik może zwyczajnie nie wiedzieć, czym dokładnie powinien się zająć, ponieważ nikt nie powiedział mu jakie są wytyczne do zleconego zadania, a także jak je poprawnie wykonać i za pomocą jakich narzędzi. A może oczekuje na akceptację lub zezwolenie od przełożonego?

Stosując metody lean management powyższe odpowiedzi mogą stać się punktem wyjścia do zdefiniowania działań naprawczych zaistniałych problemów w taki sposób, abyśmy mogli m.in. wydawać towary na czas naszemu klientowi. Jak widać wina nie zawsze leży po stronie pracowników, a bardzo często jest to efekt błędnej komunikacji i złej organizacji pracy.

Zbędny transport

W wielu firmach magazynier, aby wydać towar z magazynu, musi przeobrazić się w detektywa i zacząć poszukiwać „zagubione" zapasy, na których szlak nie wpadłby nawet sam Sherlock Holmes. Wielokrotnie ten sam pracownik poszukuje miejsca, w którym mógłby taki zapas odłożyć, przy okazji licząc, że wybrany przez niego regał wytrzyma kolejną porcję ciężaru. Zastanówmy się też, czy wózkowy nie pokonuje dwa razy tej samej drogi, ponieważ przypomniał sobie, że towar, którego poszukuje znajduje się jednak w miejscu, obok którego przed chwilą przejeżdżał?

Tego typu zachowania na terenie magazynu generują dodatkowe koszty i zwiększają ryzyko zniszczenia produktów. Jak temu zaradzić? W łatwy sposób moglibyśmy zarządzać naszym magazynem, jeżeli mielibyśmy zdefiniowane miejsca odkładcze naszych zapasów, czyli inaczej mówiąc, każdy z produktów posiadałby indywidualny adres w magazynie.

Zbędny ruch

O ile łatwiej byłoby zlokalizować i transportować zapasy, gdyby dodatkowo każdy z pracowników posiadał instrukcję z opisem skąd (a dokładniej z jakiego sektora, z którego regału, półki) i za pomocą jakiego przyrządu powinien pobrać zapas oraz informację gdzie (biorąc pod uwagę nawet udźwig poszczególnych regałów czy półek) dany zapas odłożyć. By dodatkowo ułatwić pracę magazyniera, możemy nawet określić ścieżkę jego operacji magazynowej, aby nie musiał pokonywać dwa razy tej samej trasy i pobierał zapasy po kolei, aż do miejsca kompletacji. Oszczędźmy również pracownikowi niepotrzebnego kierowania do przełożonego namnażających się zapytań, by nie musiał on stale poszukiwać niezbędnych do pracy dokumentów i zapasów.

Nadmierne przetwarzanie

Niełatwo jest dostrzec na pierwszy rzut oka, że niektóre wykonywane czynności są niepotrzebne. Kierownik magazynu przekraczając próg hali najpierw spogląda na sterty kompletowanych zapasów na paletach, które wkrótce wyruszą w drogę do klienta. Następnie widzi zgromadzone zapasy od dostawcy i wyroby z produkcji, które lada moment wózkowy umieści na regałach. Pozornie, wszystko jest tak jak trzeba, a nasi pracownicy efektywnie wykonują swoją pracę. Może nawet wydawać się, jakby byli w dwóch miejscach naraz, niestety jest to złudny efekt. Przyjrzyjmy się ich pracy bliżej: Czy kierownik niepotrzebnie wymusza dodatkową kontrolę na pracownikach? Czy raporty księgowej są niepotrzebnie przygotowywane dla każdego z działu osobno, skoro nikt z nich nie korzysta? W takiej sytuacji sumienną księgową można postrzegać jako zwolenniczkę biurokracji. W najgorszym scenariuszu dwóch pracowników magazynu wykonuje to samo zadanie.

Dla tego typu marnotrawstwa w zarządzaniu magazynem przydatne może okazać się dodatkowe narzędzie do dokładniejszej analizy. Pomocne jest w tej sytuacji mapowanie strumienia wartości (VSM), dzięki któremu możliwe jest namierzenie tych czynności, które wymagają wyeliminowania bez szkody dla jakiegoś innego procesu.

Błędy i wady

Są to jedne z najbardziej oczywistych marnotrawstw, które łatwo możemy zauważyć – zrobiliśmy coś źle i musimy daną rzecz poprawić. Mogą to być błędne dane w dokumencie, czy niepoprawnie przekazana informacja o transporcie. Czy w efekcie tego działania coś uszkodziliśmy? Zdarza się. Ale czy musimy wciąż uczyć się na własnych błędach i karać pracowników za wszystkie pomyłki i wady zapasów? Skupmy się lepiej na tym, jak można zaradzić takim sytuacjom w przyszłości. Słuszne może okazać się właściwe przeszkolenie pracowników lub wprowadzenie nowego rozwiązania technologicznego, które wyeliminuje tego typu marnotrawstwo na większą skalę. Metody, takie jak 5xS czy Poka Yoke z powodzeniem stosuje wiele firm. Mają one pozytywny wpływ na powstanie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy, a co za tym idzie wspierają procesy zredukowania ilości błędów i wad w naszym procesie logistycznym.

Zapasy i Nadprodukcja

Obecnie wiele firm dąży do tego, aby „nie zamrażać" środków finansowych pod postacią zalegających zapasów, a zaoszczędzone fundusze przeznaczają na inne, bardziej opłacalne cele. Podejście to nawiązuje do dodatkowej strategii - Just in case, która mówi nam o ograniczeniu stanów magazynowych do niezbędnego minimum. To dzięki niemu koszty związane z magazynowaniem zostaną zredukowane. Co więcej, każdemu z zapasów jesteśmy w stanie przypisać sposób jego obsługi poprzez definiowanie takich parametrów jak stany minimalne, natomiast w przypadku wyrobów gotowych możemy wskazać te, które z nich będziemy produkować na magazyn, a które pod konkretne zamówienie. Ponadto możemy śledzić zgromadzone zapasy poprzez przypisane do nich numery partii i numery seryjne, dzięki którym wiemy, na jakim etapie procesu magazynowego znajdują się w danej chwili. Kanban jest jednym z narzędzi lean management, które pomoże „odchudzić" magazyn z nadprodukcji, a co za tym idzie - pomóc „odmrozić" nasze środki finansowe.

Wzrost świadomości naszej i naszych pracowników, dzięki odpowiednio rozplanowanej organizacji, niewątpliwie pomoże każdemu przedsiębiorstwu w walce z wszelkiego rodzaju marnotrawstwem. Dodatkowo koszty generowane w miejscach, gdzie powinniśmy generować oszczędności, zaczną stopniowo maleć. W myśl zasady Pareto-Lorenza – sukces leży w 80% trafnego doboru i 20% trafnej realizacji decyzji. Pamiętajmy więc, aby nasz magazyn nie stał się „wąskim gardłem" w przepływie procesu biznesowego w naszym przedsiębiorstwie.

Autorem wpisu jest

Ewa Mnich, JCommerce

Junior ERP Konsultant

Absolwentka Politechniki Rzeszowskiej na kierunku Zarządzania i Inżynierii Produkcji oraz Mechaniki i Budowy Maszyn. Prace w firmie JCommerce rozpoczęła w 2015 roku, gdzie zajmuje się wsparciem merytoryczno-technicznym przy wdrożeniach systemu Microsoft Dynamics NAV oraz Microsoft Dynamics CRM. Prywatnie zainteresowana motoryzacją oraz nowymi technologiami.

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami