Jak rozpocząć wdrożenie systemu ERP?

Poradniki | 19.06.2017 | Czas czytania: 9 minut

W antropologii istnieje pojęcie „motywacji do startu”, czynnika, który sprawia, że dana społeczność decyduje się na ryzykowny czasami krok, mający zapewnić jej bezpieczniejsze czy też lepsze i wygodniejsze życie. Z takimi samymi wyzwaniami, zachowując skalę, stykają się osoby zarządzające przedsiębiorstwami, gdy trudności, z jakimi na co dzień muszą się borykać, uniemożliwiają efektywne działanie. Motywacja do startu jest tym silniejsza, im większy dyskomfort spowodowany dotychczasowym stanem rzeczy. W tym artykule chciałbym wskazać, jaka powinna być motywacja do startu procesu wdrożenia systemu ERP.

Przystępując do procesu wyboru oraz wdrożenia systemu ERP, kadra zarządzająca i osoby podejmujące decyzje muszą znaleźć odpowiedzi na wiele pytań: jaki system wybrać, jak go wdrożyć, ile to będzie kosztować, itp. Najistotniejszym jednak pytaniem, na które należy znaleźć odpowiedź – i to na możliwie jak najwcześniejszym etapie – jest: po co nam to wdrożenie? Zdefiniowanie potrzeby jest niezbędne z co najmniej dwóch powodów: aby wybrać odpowiedni dla siebie system oraz żeby przetrwać wielomiesięczne prace implementacyjne, konieczność zaangażowania, a także rewolucję w dotychczasowej organizacji pracy, nie tracąc przy tym motywacji.

Czym jest system ERP?

Zmieniające się warunki biznesowe wymuszają na przedsiębiorcach podejmowanie coraz szybszych decyzji, a także konieczność posiadania pełniejszej i dokładniejszej kontroli nad firmą. Z pomocą przychodzi technologia, która daje im do ręki odpowiednie narzędzia, by tym wyzwaniom podołać.

ERP (Enterprise Resource Planning) to system do zarządzania całością przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem księgowości, sprzedaży, zamówień, produkcji, magazynu, serwisu, pracujący na jednej bazie danych, integrujący wszystkie te obszary działalności firmy. Może być również źródłem informacji dla zewnętrznych aplikacji, takich jak chociażby platforma e-commerce czy system Business Intelligence. Umożliwia dostęp do wszystkich istotnych danych, niezbędnych do właściwego zarządzania firmą, w postaci wykresów czy raportów. Poprzez automatyzację procesów eliminuje konieczność ingerencji człowieka w przesyłanie danych, przenoszenie ich, usprawniając i przyśpieszając procesy operacyjne w przedsiębiorstwie.

Pobierz darmowy ebook: Systemy ERP i ERP II – Przewodnik nowoczesnego menedżera

Czy potrzebuję ERP?

W małych i średnich firmach (niekiedy także w dużych) bardzo często funkcjonuje kilka systemów informatycznych o różnych funkcjach i przeznaczeniu. Obsługują one pojedyncze procesy, pracują na różnych bazach danych, co często nie pozwala na bezpośrednią wymianę informacji pomiędzy nimi. Skutkuje to koniecznością ręcznego przenoszenia danych, mocno obciążając odpowiedzialnych za to pracowników i zwiększając ryzyko wystąpienia błędów. Alternatywą są prace deweloperskie, których celem jest integracja, jest to jednak rozwiązanie kosztowne, długotrwałe, a w przypadku wielu systemów o odmiennych architekturach – także zawodne. Ponadto wiele z tych systemów najlepsze lata ma już za sobą, przestały być już wspierane i rozwijane przez swoich producentów, uniemożliwiając użytkownikom korzystanie z funkcjonalności, które dzisiaj wydają się być oczywiste i przez inne systemy oferowane jako standard. Pomimo swoich wad systemy te trzymają się mocno – siłą przyzwyczajenia i z powodu typowej ludzkiej niechęci do zmian. Jeśli w powyższym opisie odnajdujesz obraz własnej firmy oznacza to, że potrzebujesz systemu ERP.

jpro po co wdrażać system erp

ERP umożliwia objęcie wszystkich obszarów działania firmy i wszystkich przetwarzanych przez nią danych jednym, spójnym systemem

Jak dobrze wdrożyć ERP?

System ERP, w małych i średnich przedsiębiorstwach, wymieniany jest średnio co 8-10 lat, a więc mierząc się z wyborem właściwego rozwiązania, wskazane jest wizjonerskie podejście do własnej firmy. Kluczowe pytania, jakie należy sobie zadać, to:

  • gdzie moja firma będzie za 10 lat?
  • na jakich rynkach będzie działać?
  • z partnerami w ilu krajach może współpracować?
  • co i jakimi kanałami sprzedaży, będzie oferować?

Dlatego już na wstępie powinniśmy odrzucić rozwiązania, które już teraz są tylko wystarczająco dobre. Ten kompromis, zawarty dzisiaj, może stać się sporym ciężarem dla firmy na kolejne 10 lat. To, co dzisiaj jest wystarczające, jutro czy za rok może uniemożliwić właściwe działanie i rozwijanie się przedsiębiorstwa.

Dowiedz się: Ile trwa wdrożenie systemu ERP w Polsce

Wybierając system należy zatem zwrócić uwagę na to, czy jego producent:

  • jest na tyle dużą i stabilną firmą, że będzie funkcjonował na rynku minimum 10 lat;
  • gwarantuje wsparcie techniczne i stały rozwój systemu o nowe funkcjonalności, czy inwestuje w R&D i posiada konkretny plan rozwoju na najbliższe lata;
  • umożliwia korzystanie z systemu poza rynkiem lokalnym, jeśli nasza firma zdecyduje się na ekspansję zagraniczną.

Wybierając system, a także później – tworząc plan wdrożenia, należy zdefiniować zarówno kluczowe, jak i poboczne cele, które muszą zostać zrealizowane przy pomocy nowego systemu, np.: usprawnienie przepływu informacji, automatyzacja procesów zamówień czy zakupów, skuteczne zarządzanie zleceniami produkcyjnymi. Pomoże nam to dokonać odpowiednich wyborów i skupić się na priorytetach, jednak bez tracenia z oczu całości działania firmy, którą chcemy usprawnić.

Właściwy wybór systemu oraz partnera wdrożeniowego to minimalizacja ryzyka niepowodzenia wdrożenia, które skutkowałoby uniemożliwieniem właściwego funkcjonowania firmy oraz dodatkowymi kosztami. Nieprzypadkowo wybór i weryfikacja zarówno systemu, jak i firmy wdrożeniowej są procesami wielomiesięcznymi, w trakcie których sprawdzić należy funkcjonalności oferowane przez aplikację, a także wiarygodność przedsiębiorstwa oferującego wdrożenie systemu.

Kluczem do właściwego wdrożenia systemu ERP jest przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, która pozwoli zdefiniować cele i oczekiwania związane z wdrożeniem. Dokument analizy pozwala również zweryfikować poprawność wdrożenia, poprzez sprawdzenie, czy założone cele zostały zrealizowane.

Przeczytaj artykuł: Jak przygotować się na wdrożenie lub zmianę systemu ERP

Analiza przedwdrożeniowa

Analiza przedwdrożeniowa powinna być przeprowadzana przed przystąpieniem do wdrożenia każdego systemu informatycznego. Pozwala ona ustalić wcześniej wspomniane oczekiwania przedsiębiorstwa w stosunku do wdrażanego systemu, które obszary powinny być traktowane priorytetowo. Na tym etapie należy także ustalić, jakie będą mierniki realizacji wdrożenia. W trakcie trwania analizy, przeprowadzany jest szereg spotkań między zespołem konsultantów wdrożeniowych oraz pracownikami klienta. Dzięki temu konsultanci zapoznają się z poszczególnymi obszarami w firmie, poznają jej strategię, procesy biznesowe oraz strukturę organizacyjną. 

Efektem analizy jest utworzenie dokumentu analizy przedwdrożeniowej, który obejmuje między innymi: słownik pojęć, opis przedsiębiorstwa, analizę stanu obecnego, analizę wymagań, analizę migracji danych, analizę integracji z systemami zewnętrznymi oraz opis infrastruktury sprzętowej.

Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP?

Z wdrożeniem systemu ERP związane są oczywiście konkretne wydatki, jakie należy ponieść. Wiążą się one przede wszystkim z zakupem licencji oraz wynagrodzeniem za przeprowadzone prace wdrożeniowe. Jednak celem wdrożenia nie jest ono samo, a korzyści, jakie ma przynieść, w postaci chociażby uzyskania informacji o miejscach powstawania kosztów, zalegających stanach magazynowych, nierotujących towarach.

Optymalizacja procesów, jaką można uzyskać za pomocą narzędzi systemu ERP, może wiązać się ze:

  •         zwiększeniem możliwości produkcyjnych przedsiębiorstwa;
  •         zwiększeniem zysków/zmniejszeniem strat.

Sprawdź: Kalkulator kosztów wdrożenia

Wdrożenie systemu ERP

Sam proces wdrożenia systemu ERP to ścisła współpraca konsultanta, deweloperów, a także osoby odpowiedzialnej za projekt po stronie klienta i składa się z etapu projektowania i etapu programowania.

Projekt musi zawierać wszystkie wymagane we wdrożeniu procesy i funkcje, ze szczególnym uwzględnieniem tych, które wymagają zmian w standardowej konfiguracji systemu. Ukończony projekt przedstawiany jest klientowi do akceptacji i jeśli spełnia jego oczekiwania, deweloperzy przystępują do programowania, czyli ostatecznej konfiguracji systemu. Podczas wdrożenia wykorzystuje się środowisko testowe, które posiada odpowiednią konfigurację, będącą odzwierciedleniem docelowego środowiska systemu. Następnie wprowadza się w środowisku testowym wszystkie dodatkowe funkcje oraz przeprowadza testy. Dzięki temu najdłuższy etap samego wdrożenia, a więc konfiguracja wszystkich funkcji oraz dodatkowych elementów, nie wpływa na sposób funkcjonowania firmy. Przejście na nowy system jest dzięki temu w pełni zaplanowane i przetestowane, co minimalizuje niebezpieczeństwo wystąpienia błędów i nieprzewidzianych sytuacji. Po zatwierdzeniu wszystkich funkcjonalności ze strony klienta, w pełni skonfigurowany i operacyjny system trafia do środowiska docelowego w firmie.

Rola konsultanta we wdrożeniu systemu ERP

Konsultant to tak naprawdę analityk, który zbiera i analizuje wymagania klienta, i na tej podstawie tworzy wytyczne dla deweloperów, konfigurujących system. Kluczowe są więc zdobyte przez niego w praktyce – doświadczenie i wiedza. Konsultant systemów ERP to również osoba, która towarzyszy klientowi podczas całego procesu wdrożenia, często już podczas wyboru odpowiedniego systemu, a także już po jego uruchomieniu. Dlatego właśnie szczególnie ważne jest nawiązanie dobrej współpracy na linii konsultant-klient, bo to od tej współpracy zależy sukces całego przedsięwzięcia.

Zadania konsultanta to przede wszystkim:

  • przeprowadzanie analizy przedwdrożeniowej, na podstawie potrzeb i wymagań klienta, a także poznanie struktury biznesowej jego przedsiębiorstwa;
  • wsparcie klienta podczas procesu wdrożenia;
  • testy poprawności konfiguracji systemu z planem wdrożeniowym;
  • tworzenie dokumentacji;
  • szkolenia dla klientów końcowych (pracowników);
  • wsparcie aktualizacji systemu;
  • opieka powdrożeniowa i optymalizacja.

Migracja danych i aktualizacja

Jednym z ważniejszych zadań konsultanta jest dbanie o to, żeby zapewniona była spójność wszystkich danych klienta, a po wdrożeniu nowego systemu zapewniona była ciągłość działania firmy, z uwzględnieniem wszystkich procedur, szablonów dokumentów czy struktur danych. Podstawowym procesem, wymaganym w przypadku wdrożenia nowego systemu lub upgrade’u do nowszej wersji, jest więc migracja danych. Dzięki temu można przenosić tabele z danymi pomiędzy różnymi bazami danych, a użytkownicy nie muszą ponownie wprowadzać ich do nowego lub zaktualizowanego systemu.

jpro jcommerce Jak-rozpocząć-wdrożenie-systemu-ERP 19.06.17 in-text

Skuteczne wdrożenie systemu ERP uzależnione jest od prawidłowej współpracy konsultanta z klientem

Testy

Przed wdrożeniem nowych funkcjonalności u klienta, niezbędne jest przeprowadzenie testów przez konsultanta. Testy przeprowadza się po to, aby zlokalizować wszystkie potencjalne problemy jeszcze przed ostatecznym wdrożeniem, co ma zapobiec sytuacji, w której to klient odkrywa błędy i niedociągnięcia. Konsultant, zatwierdzając testy i dając sygnał deweloperowi o wprowadzeniu poprawki u klienta, podpisuje się pod takim testem i bierze na siebie odpowiedzialność za ewentualne usterki w działaniu nowej funkcjonalności. Dlatego przeprowadzenie rzetelnych testów jest bardzo ważne.

Dokumentacja

Po wykonaniu wdrożenia istotne jest również stworzenie dokumentacji podsumowującej całe wdrożenie. Często jest ona połączona z instrukcją obsługi nowej funkcjonalności czy całego systemu dla użytkowników końcowych. Dzięki temu, osoby korzystające z systemu, w razie problemów, mogą najpierw sprawdzić w dokumentacji, czy takie przypadki nie zostały przewidziane i opisane wraz z przykładowym rozwiązaniem problemu.

Wsparcie powdrożeniowe

Praca konsultanta to również wsparcie powdrożeniowe. Jedną z najważniejszych funkcjonalności systemu ERP jest moduł finansowo-księgowy – nic więc dziwnego, że wszystkie problemy w tym obszarze muszą być często rozwiązywane ze wsparciem konsultanta. Przykładowo z początkiem nowego roku firmy zamykają rok ubiegły, potrzebują więc zgodnego bilansu zamknięcia. Jeżeli zdarzają się błędy i rozbieżności, to właśnie konsultant może pomóc w odnalezieniu nieprawidłowości.

Kolejny obszar, którym zajmuje się konsultant wdrożeniowy to szkolenia, na których prezentuje użytkownikom funkcjonalności nowego systemu i sposoby dostosowania interfejsu do swoich potrzeb.

Korzyści dla biznesu

Co zatem zyskujemy wdrażając system ERP? 

  • Ułatwienie zarządzania, poprzez zwiększenie kontroli nad procesami zachodzącymi w firmie.
  • Narzędzia do planowania i alokacji zasobów zmniejszają ilość przestojów czy nadmiernego obciążenia, a także ryzyko braku możliwości terminowej realizacji zamówień.
  • Wgląd w aktualną sytuację finansową firmy.
  • Usprawnienie procesów, lokalizacja nieefektywnych działań lub nieefektywnego wykorzystania zasobów.
  • Usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy – wszystkie dane przetwarzane są w jednym miejscu, co ułatwia przepływ informacji.
  • Usprawnienie komunikacji z kontrahentami i klientami.
  • Efektywny obieg dokumentów.
  • Narzędzie ułatwiające rozwój firmy/ekspansję na nowe rynki.

A może jednak nie warto?

Na koniec zastanówmy się nad sytuacjami, w których nie warto inwestować we wdrożenie systemu ERP. Z mojego doświadczenia wynika, że istnieją dwa argumenty, które rzeczywiście przemawiają za tym, że takie wdrożenie mija się z celem.

Pierwszy argument dotyczy firm, które są na takie wdrożenie zbyt małe. I nie chodzi tutaj nawet o liczbę pracowników czy generowane obroty, ale o zakres działania. Jeśli działalność firmy skupia się na jednym, bardzo wąskim obszarze, który z powodzeniem może być obsłużony przez jedno dedykowane narzędzie, na przykład prosty program księgowy, system ERP nie będzie jej w tym momencie potrzebny. A jeśli planuje w przyszłości zwiększyć zakres działalności? Wtedy warto zastanowić się nad wdrożeniem.

Podobno wszystkie firmy, mniej lub bardziej świadomie, realizują jedną z dwóch podstawowych strategii: rozwój lub trwanie. Jeśli firma nie posiada strategii rozwoju, nie ma planów na to, co będzie za 2, 5 i 10 lat, wdrożenie systemu ERP będzie wyrzucaniem pieniędzy w błoto. I to jest właśnie drugi argument: trwanie z dnia na dzień z całą pewnością nie wymaga zintegrowanego systemu zarządzania zasobami przedsiębiorstwa.

Autorem wpisu jest

Szymon Pociask, JCommerce

Konsultant systemów ERP

Konsultant systemów ERP, na co dzień związany z technologią Microsoft. Specjalizuje się w projektach wdrożeniowych systemu Microsoft Dynamics NAV. Posiada doświadczenie w implementacji systemu u klienta końcowego oraz jego kastomizacji.

Komentarze

  • guster dnia 2018-02-14 07:33:33
    Wprawdzie to jedna z najniższych wersji, ale u mnie wprowadzenie Berberisa było naprawdę dużym usprawnieniem. Przede wszystkim prowadzenie działalności zaczęło przebiegać łatwiej, każdy zna swoje zadania, widać relacje i nie ma mowy o zapominaniu o kolejnych projektach. Poważnie.

Skontaktuj się z nami