Finanse i Księgowość z systemem ERP

Artykuły eksperckie | 15.11.2016 | Czas czytania: 6 minut

Moduł finansowo-księgowy to kluczowa część każdego systemu ERP. Większość systemów tej klasy posiada kompleksową funkcjonalność, zapewniającą obsługę procesów księgowych, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Różnice pomiędzy poszczególnymi systemami, które powinniśmy wziąć pod uwagę podczas dokonywania wyboru rozwiązania, wynikać będą głównie ze specyfiki obsługi – z wyglądu interfejsu użytkownika czy okienek aplikacji, intuicyjności, a także zestawu funkcji ułatwiających automatyzację rutynowych działań. Są oczywiście także różnice stricte techniczne, jak choćby architektura systemu, dostępność z poziomu przeglądarki internetowej, czy możliwość pracy zdalnej w systemie, bez konieczności używania pulpitu zdalnego lub innych służących do tego aplikacji. W przypadku dużej ilości transakcji (danych) należy również wziąć pod uwagę kwestię wydajności i szybkości działania systemu oraz szeroko rozumianą skalowalność. Przy tak szerokim zakresie mniejszych i większych różnic w tym jednym zaledwie obszarze systemu, wybór pomiędzy kilkoma rozwiązaniami może być bardzo trudny. Jakie aspekty powinny być więc decydujące?

W systemie ERP moduł finansowo-księgowy jest miejscem, w którym gromadzone i przetwarzane są wszystkie transakcje i operacje gospodarcze zachodzące w organizacji. Te dane to nie tylko informacje niezbędne do przygotowania i złożenia w odpowiednich instytucjach różnego rodzaju sprawozdań finansowych i deklaracji wymaganych przepisami prawa. To przede wszystkim liczby, w których zaszyta jest wiedza o wszystkich istotnych czynnikach, opisujących w sposób bezpośredni lub pośredni kondycję całego przedsiębiorstwa. Wiedza ta jest niezbędna do szybkiego podejmowania właściwych decyzji w warunkach ciągle zmieniającego się otoczenia. Dotarcie do niej jest niezbędne, ale będą do tego konieczne właściwe narzędzia i nawet nie musi to być od razu zaawansowany system Business Intelligence. Z powodzeniem można wykorzystać także narzędzia systemu ERP, pod warunkiem oczywiście, że wybrany system będzie je oferował.

W tym aspekcie kluczowe jest jednak zasilenie modułu finansowo-księgowego odpowiednimi danymi, zawierającymi wielowymiarowy opis analityczny zaksięgowanych transakcji, pozwalający na przekrojową ich analizę. Oczywiście możliwości w tym zakresie uzależnione będą od funkcjonalności samego systemu ERP (jako całości, obejmującej wszystkie obszary działalności firmy jak Produkcja, Sprzedaż, Zakupy, Magazyny, itp.), ale również od wiedzy zespołów projektowych, zarówno po stronie dostawcy rozwiązania, jak i klienta. Jakie dane i jakie ich źródła powinny być uwzględnione w systemie? Taką decyzję należy podjąć już na etapie analizy przedwdrożeniowej, przy udziale konsultanta systemu ERP, a nawet wcześniej – podczas wyboru narzędzia, biorąc pod uwagę oczekiwania, należy sprawdzić, czy system jest w stanie w ogóle je zrealizować.

To samo tyczy się samych funkcjonalności, na których może szczególnie zależeć użytkownikom. Zwykle spotykamy się z sytuacją, kiedy klient ma już zdefiniowane oczekiwania w stosunku do konkretnych funkcjonalności systemu, które według niego są niezbędne. Dla przykładu, niektórzy klienci oczekują, żeby w systemie finansowo-księgowym była możliwość automatycznego rozliczania rozrachunków (płatności z fakturami) według metody FIFO. Innym razem bardzo ważne będzie, żeby w systemie funkcjonował tzw. „bufor", czyli miejsce, do którego trafiają „prawie zaksięgowane" zapisy, które z jednej strony wpływają na obraz finansów firmy, a z drugiej powinny być możliwe do zmiany czy nawet usunięcia, bez pozostawienia żadnego śladu w systemie. Zdarza się również, że klienci kładą szczególny nacisk na pełną automatyzację naliczania i rozliczania różnic kursowych. Przykłady można mnożyć w nieskończoność. Każdy klient ma indywidualne wymagania co do specyficznych funkcjonalności i zwykle nie sposób jest spełnić je wszystkie. Zatem konieczne jest racjonalne podejście i umiejętność odseparowania wymagań funkcjonalnych (np. automatyczne rozliczanie rozrachunków, automatyzacja procesu naliczania i księgowania różnic kursowych) od tych poza funkcjonalnych (np. dostępność „bufora"), które w rzeczywistości nie wpływają na użyteczność systemu czy też efektywność pracy.

Oczekiwane korzyści

Wybór właściwego systemu ERP i jego odpowiednie wdrożenie to oczywiście krytyczne czynniki decydujące o tym, czy korzystanie z narzędzi do zintegrowanego zarządzania przedsiębiorstwem przyniesie wymierną wartość dodaną czy nie. Takimi pożądanymi efektami są przede wszystkim: nowe spojrzenie na procesy zachodzące w organizacji, a także ich optymalizacja pod kątem maksymalnej efektywności, uporządkowanie i usystematyzowanie, pozwalające na usprawnienie całej organizacji oraz możliwie największa automatyzacja rutynowych procesów. W przypadku procesów obsługiwanych w obszarze Finansów i Księgowości, automatyzacja pozwala z jednej strony zdecydowanie przyśpieszyć oraz udrożnić proces księgowania dokumentów, a z drugiej poszerzyć zakres danych przetwarzanych w tym procesie o dodatkowe informacje/wymiary analityczne, wykorzystywane w analityce finansowej i kontrolingu. Uzyskanie takiego efektu możliwe jest poprzez pełną integrację procesów biznesowych, obsługiwanych w systemie ERP, we wszystkich obszarach działalności przedsiębiorstwa. Aby ten efekt był pełny i zgodny z oczekiwaniami, konieczne jest bardzo szerokie ujęcie wszystkich aspektów działalności firmy w kontekście wzajemnych zależności, ograniczeń oraz wzajemnego oddziaływania i, co równie istotne, właściwe ich ujęcie w księdze głównej (w sposób umożliwiający ich dalsze przetwarzanie i analizę).

JPro finanse i księgowość z systemem ERP

Spodziewane efekty wdrożenia systemu ERP

Automatyzacja procesów finansowo-księgowych

Najbardziej wymierną korzyścią związaną z wykorzystaniem narzędzi ERP w obszarze Finanse i Księgowość, najszybciej zwykle dostrzeganą (właściwie zaraz po wdrożeniu systemu), jest automatyzacja procesów księgowania z uwzględnieniem spójnego dla całego systemu wielowymiarowego opisu analitycznego wszystkich operacji gospodarczych. Automatyczne księgowanie dokumentów powinno dotyczyć każdego dokumentu źródłowego, a w szczególności:

  • dokumentów sprzedaży (faktura, korekta, faktura zaliczkowa, itp.)
  • dokumentów zakupu (faktura, korekta)
  • dokumentów magazynowych (Przyjęcie, Wydanie, Przesunięcie, Przeszacowanie, itp.)
  • dokumentów dot. środków trwałych (Nabycie, Amortyzacja, Zmiana wartości, Likwidacja, itp.)
  • dokumentów kasowych
  • wyciągów bankowych
  • rozrachunków (kompensaty, rozliczenia, itp.)
  • not odsetkowych
  • list płac
  • dokumentów produkcyjnych (Produkcja, Zużycie, Przeszacowanie, itp.)
  • innych dokumentów ewidencjonowanych w systemie ERP, mających wpływ na księgę główną.


W mojej ocenie sprawność mechanizmów automatyzujących księgowanie operacji gospodarczych zachodzących w przedsiębiorstwie i właściwy opis analityczny wszystkich dokumentów rejestrowanych w systemie decydują o sukcesie wdrożenia ERP w obszarze Finansów i Księgowości. Zwykle to właśnie te elementy, właściwie dopasowane do specyfiki danej firmy, pozwalają na uzyskanie największych korzyści, czyli usprawnienie, uporządkowanie i usystematyzowanie procesów biznesowych, a tym samym poprawę efektywności działania całej organizacji.

Funkcje usprawniające operacje finansowo-księgowe

Każdy system finansowo-księgowy, bez względu na to czy jest on częścią systemu ERP, czy też samodzielnym systemem, powinien dostarczać zbiór funkcjonalności niezbędnych w codziennej pracy. Choć obecne na rynku systemy finansowo-księgowe zazwyczaj oferują podobny zakres funkcjonalny, nie wszystkie można sklasyfikować w jednej kategorii. Analizując funkcjonalności oferowane w różnych systemach, znajdziemy wiele specyficznych właściwości, które wyróżniają poszczególne produkty na tle konkurencji. Obiektywne ich porównanie nie jest rzeczą łatwą. Można spróbować jednak stworzyć pewien optymalny zbiór funkcjonalności, które dobry system finansowo-księgowy powinien oferować w ramach standardowej funkcjonalności. W mojej ocenie w takim zbiorze powinny się znaleźć takie elementy jak:

  • zarządzanie środkami pieniężnymi;
  • rozrachunki (należności i zobowiązania);
  • funkcjonalność systemu wspierająca operacje wielowalutowe;
  • zarządzanie środkami trwałymi;
  • prowadzenie rachunku kosztów;
  • rozliczenia VAT;
  • zarządzanie przepływem pracy;
  • funkcjonalności systemu wspierające wielofirmowość;
  • pozostałe operacje księgowe.


Poza funkcjonalnościami, które powinny być dostępne w standardowej wersji większości systemów, warto wziąć pod uwagę także kilka dodatkowych aspektów, które w przypadku wielu firm mogą mieć również istotne znaczenie, a w szczególności: wielojęzyczność interfejsu, globalny zasięg rozwiązania i możliwość wykorzystania systemu w wielu krajach, zgodność z przepisami MSR i lokalnymi przepisami prawa, integracja z aplikacjami biurowymi (np. MS Office - Word, Excel, Outlook), elektroniczna wymiana dokumentów (EDI), możliwość pracy w wielu okresach obrachunkowych, wewnętrzna integralność w ramach rozwiązania ERP, łatwość integracji z aplikacjami zewnętrznymi, integralność modułu, a także elastyczność, czyli możliwość rozbudowy standardowych funkcjonalności systemu i dostosowanie systemu do specyficznych wymagań naszej firmy.

Podsumowanie

Moduł finansowo-księgowy pełni kluczową rolę w każdym systemie ERP i w sposób istotny wpływa na wartość systemu jako całości. To tutaj gromadzone są wszystkie transakcje i informacje z nimi związane, pozwalające uzyskać pełny obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa i podejmować szybkie i trafne decyzje. Żeby jednak było to możliwe, konieczne jest właściwe przygotowanie (implementacja) całego systemu ERP. Musi być on dostosowany do specyfiki działania danego przedsiębiorstwa oraz wyposażony we właściwe narzędzia wspomagające planowanie, bieżącą pracę operacyjną, kontroling oraz sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem na wszystkich jego szczeblach. Uzyskanie takiego efektu możliwe jest dzięki właściwemu doborowi zarówno systemu ERP, jak i jego dostawcy, tj. partnera, który przeprowadzi firmę przez trudny proces przygotowania, implementacji i uruchomienia systemu.

Autorem wpisu jest

Andrzej Krawiec, JCommerce

ERP Technical Expert

Od 1995r. związany z projektowaniem baz danych i systemów informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem. W swoim dorobku zawodowym posiada udział w kilkudziesięciu projektach wdrożeniowych systemów klasy ERP, pełniąc funkcje analityka, konsultanta, projektanta, programisty i kierownika projektów.

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami