ERP: e-commerce nie kończy
się na sklepie internetowym

Poradniki | 12.08.2016 | Czas czytania: 7 minut

Od szeregu lat obserwujemy dynamiczny rozwój rynku e-commerce, który według aktualnych danych jest już w Polsce warty 36 mld zł, a w najbliższym czasie wartość ta ma wzrosnąć prawie dwukrotnie. Po okresie burzliwego rozwoju, przedsiębiorstwa oferujące swoje towary i usługi w sieci (ogólnie określane jako branża e-commerce) przechodzą w fazę, w której dalszy rozwój, bez wsparcia ze strony odpowiednich narzędzi informatycznych, może być utrudniony.

Sklep internetowy

Każda firma z branży e-commerce swoją działalność musi siłą rzeczy opierać oczywiście na informatycznym systemie sprzedażowym. Oferta tego typu systemów, nazywanych powszechnie „sklepami internetowymi", jest bardzo szeroka – od bardzo prostych rozwiązań, po skomplikowane, wielofunkcyjne platformy sprzedażowe. Ich wspólną, podstawową cechą jest interfejs klienta, pozwalający na przeglądanie produktów oraz dokonanie transakcji.

Poza interfejsem klienta i modułem transakcyjnym, systemy e-commerce mogą spełniać także inne, często bardzo wyspecjalizowane funkcje, takie jak:

  • prowadzenie magazynu,
  • rozliczenie transakcji,
  • automatyzację procesu kompletacji i wysyłki towaru,
  • płatności online (w oparciu o bezpieczne serwisy do płatności internetowych),
  • usługi kurierskie,
  • śledzenie procesu realizacji zamówienia,
  • opinie użytkowników,
  • opcje wsparcia marketingu, takie jak wysyłka newslettera, retargeting, czy personalizacja usług/produktów pod kątem użytkownika;

Przedsiębiorstwa z branży e-commerce mimo swojej specyfiki, związanej z działalnością on-line, funkcjonują jednak w dokładnie taki sam sposób, jak każda inna firma z branży usług i sprzedaży. Posiadają więc te same obowiązki podatkowe i sprawozdawcze, zatrudniają pracowników, prowadzą produkcję czy kompletację oferowanych wyrobów. Często zdarza się więc, że wraz z rozwojem firmy (a w tej branży przypadki niespodziewanego sukcesu i gwałtownego rozwoju nie są wcale rzadkie), obsługa tych „dodatkowych" początkowo procesów, staje się coraz bardziej kłopotliwa.

Co jeśli dotychczasowy sklep internetowy stał się za ciasny?

Co dalej? Tak naprawdę są trzy możliwości:

  1. Rozbudowa obecnie używanego systemu o nowe funkcjonalności
  2. Wybór i wdrożenie nowego kompleksowego rozwiązania
  3. Wdrożenie systemu klasy ERP dla e-commerce i integracja z obecnie używanym systemem sprzedażowym

Pierwsza opcja jest bardzo kusząca – nie wymaga bowiem rewolucji, a więc zmiany używanego do tej pory systemu, przyzwyczajeń pracowników i klientów, a także podejmowania ryzyka, związanego z wdrożeniem nowego systemu. Problem jednak w tym, że wiele „pudełkowych" systemów e-commerce nie oferuje możliwości rozbudowy, natomiast w przypadku systemów autorskich rozbudowa często bywa kosztowna, a efekty – no cóż, często odbiegają od oczekiwań.

JPro: Ecommerce z systemem ERP

Możliwości rozwoju platformy e-commerce

Natomiast wdrożenie kompleksowego rozwiązania jest sensowne dopiero w przypadku, gdy nasza platforma sprzedażowa przestaje spełniać wymagania, a firma jest już na tyle dojrzała, że jest w stanie ponieść ryzyko i koszty związane z migracją na nową platformę. Podstawowym celem i efektem takiego przedsięwzięcia powinno być uporządkowanie podstawowych aspektów działalności firmy (finanse, podatki, majątek, itp.). Da to solidną podstawę dla funkcjonowania w przyszłości. System taki powinien być wybrany z uwzględnieniem nie tyle aktualnych potrzeb firmy, co potrzeb związanych z dalszym jej rozwojem. Koszty tego rozwiązania są bowiem spore i żadna firma nie może sobie pozwolić na to, żeby co kilka lat zmieniać system, na którym opiera się funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Należy także brać pod uwagę ryzyko. Co jeśli przejście na nowy system spowoduje chwilowe utrudnienia w prowadzeniu działalności, z czasowym przestojem włącznie? Ryzyko finansowe i marketingowe powinno zostać dokładnie przeanalizowane.

Wreszcie dla firm, które posiadają już dojrzały system sprzedaży online, najbardziej efektywnym rozwiązaniem będzie wybór dostosowanego do swoich potrzeb systemu ERP i integracja z istniejącymi rozwiązaniami. Ten model wdrożenia sprawia, że nowy system staje się wartością dodaną, bez naruszania funkcjonowania systemu sprzedażowego w momencie startu. Dając duży potencjał rozwojowy w przyszłości.

Dobre systemy e-commerce dostępne na rynku, udostępniają interfejs webAPI, który umożliwia przesyłanie danych pomiędzy systemami za pośrednictwem Internetu. Zastosowanie usług internetowych do przesyłania informacji, pozwala na efektywną integrację od strony systemu ERP, do którego wysyłane będą dane dotyczące klientów, czy zamówień. Z drugiej strony – sklep internetowy będzie mógł pobierać dane na temat produktów, ich dostępności, czy kategorii i wyświetlać je użytkownikowi.

Systemy erp dla e-commerce

Wdrożenie systemu ERP, który łatwo integruje się z zewnętrznymi systemami, daje ogromne możliwości w dostosowaniu nowego systemu do potrzeb biznesu. Jest to w pewnym sensie rozwiązanie, które łączy zalety wdrożenia zupełnie nowej platformy, porządkującej procesy w firmie, z pozostawieniem starego systemu sprzedażowego, który dzięki temu zyskuje zupełnie nowe funkcje. Pozwala to zminimalizować ryzyko, przy równoczesnym zapewnieniu swojemu przedsięwzięciu dużych możliwości rozwoju.

Bardzo łatwo można sobie więc wyobrazić przedsiębiorstwo, które opiera swoją działalność na systemie ERP, współpracującym, a więc zintegrowanym, ze wszystkimi używanymi kanałami sprzedaży (sklepy internetowe, platformy sprzedażowe typu eBay, Allegro).

Zalety takiego rozwiązania:

  • redukcja konieczności ręcznego wprowadzania danych, przy jednoczesnej eliminacji błędów przy wprowadzaniu zamówień, zapasów, danych klienta i danych wysyłkowych,
  • automatyczna aktualizacja zapasów i zamówień bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu, niezależnie od obrotów,
  • powiadomienia dla klientów o realizacji zamówienia,
  • uproszczenie zarządzenia cenami, parametrami produktów i stanem zapasów,
  • zautomatyzowane zarządzanie łańcuchem dostaw,
  • zapewnienie dużej elastyczność w dodawaniu nowych kanałów sprzedaży - zarówno online, jaki i offline,
  • zarządzanie finansami, kontrola zobowiązań podatkowych,
  • obsługa zwiększonej liczby zamówień online bez dodatkowych kosztów.

Tradycyjny biznes też wchodzi na rynek e-commerce

Oczywiście sklepy internetowe to już nie tylko małe sklepiki, handlujące produktami typu hand-made. Dzisiaj właściwie wszystkie firmy zajmujące się handlem muszą posiadać swój sklep internetowy. Lub, zmuszone rosnącą konkurencją, otworzą go w niedalekiej przyszłości. Należy więc rozważyć jeszcze jeden przypadek, czyli firmy o ugruntowanej pozycji rynkowej w handlu tradycyjnym, która chce rozszerzyć swą działalność o sprzedaż on-line. Firma taka zazwyczaj używa już systemu ERP. W tym przypadku pozostaje wybór odpowiedniego systemu e-commerce, nie tylko pod kątem funkcjonalności, ale również z uwzględnieniem możliwości integracji. W takiej sytuacji możemy zastosować jedno z rozwiązań:

  • integracja po stronie systemu ERP,
  • integracja po stronie systemu e-commerce,
  • użycie dodatkowej dedykowanej platformy integracyjnej.

Podczas wyboru rozwiązania, decydujące będą możliwości integracyjne używanego systemu EPR (należy sprawdzić, czy konieczne będą modyfikacje wykonane przez dostawcę lub developera), oraz związane z nią koszty. Przy projektowaniu docelowego rozwiązania należy pamiętać, że system e-commerce jest dodatkiem do istniejących rozwiązań informatycznych w przedsiębiorstwie.

On-line czy off-line? 

Firmy na rynku detalicznym, które prowadzą sprzedaż w sklepach stacjonarnych i on-line, muszą działać w sposób hybrydowy. Najlepiej widać to w przypadku produktów RTV, AGD czy w branży fashion, w których klient coraz częściej wybiera produkt on-line, zakupu dokonuje jednak w sklepie stacjonarnym (lub odwrotnie). W takim przypadku nie do przecenienia jest możliwość korzystania z funkcji systemu ERP, pozwalających zapanować nad logistyką, opartą na tak złożonej strukturze.

Sprzedaż B2B z systemem ERP

Przedstawione zagadnienia dotyczą głównie firm oferujących swe wyroby na rynku klientów indywidualnych (B2C). Nie należy zapominać jednak o segmencie rozwiązań systemów e-commerce dla e-commerce zwanym B2B, w przypadku którego klientami są inne przedsiębiorstwa i instytucje. Powszechnie obserwowanym trendem w tym przypadku jest wykorzystywanie do tego celu dodatkowej funkcjonalności, dostarczanej przez dostawcę systemu ERP. Takie dodatki w wielu przypadkach mają bardzo okrojoną funkcjonalność i są mało elastyczne. Zachodzi pytanie, czy nie lepszym rozwiązaniem byłoby wdrożenie dojrzałego systemu e-commerce (z całą jego bogatą funkcjonalnością). Warunkiem powodzenia takiego rozwiązania będzie oczywiście odpowiednio przeprowadzona integracja.

Integrować, czy nie integrować?

Oczywiście istnieją i będą istnieć przedsięwzięcia e-commerce, dla których oprogramowanie sklepu będzie podstawowym i jedynym narzędziem informatycznym. Świadome, czy też spowodowane brakiem wiedzy, 'unikanie' wdrożenia systemu klasy ERP dla e-commerce może jednak w wielu przypadkach powodować zwiększone koszty prowadzonej działalności, czy też mniejszą konkurencyjność i elastyczność na rynku. Nie można oczywiście zakładać, że zawsze tak właśnie będzie, a to dlatego, że każdy biznes jest inny i każdy przypadek wymaga indywidualnego podejścia. Niektórym firmom, zwłaszcza małym, lokalnym lub bardzo niszowym, z pewnością wystarczy prosty system do zarządzania sklepem internetowym.

Wnioski

Na rynku dostępnych jest wiele znakomitych i dojrzałych systemów klasy ERP, jak i e-commerce. Dobre narzędzia z obu tych grup dysponują API pozwalającym na integrację z systemami zewnętrznymi. Integracja umożliwia zbudowanie efektywnych rozwiązań, nie tyle wspomagających, lecz będących podstawą działalności operacyjnej nowoczesnych firm, działających w sferze e-commerce.
Dobrym przykładem systemu ERP wspierającego e-commerce jest Microsoft Dynamics NAV. Poza wszystkimi cechami dojrzałego systemu tej klasy, oferuje on szerokie możliwości integracji (web serwisy,) pozwalające na integrację od strony „sklepu", czy też szerokie możliwości developerskie umożliwiające integrację oraz budowę rozwiązań dopasowanych do potrzeb klienta. Dodatkowo skorzystać można z dostępnych na rynku platform pośrednich, integrujących Dynamics NAV z popularnymi platformami e-commerce. Pamiętać należy także o tym, że nawet w przypadku producentów bardziej niszowych lub specjalistycznych rozwiązań, wspierających handel internetowy (i nie tylko), jeśli już posiadają w swojej ofercie możliwość integracji z zewnętrznymi systemami, najczęściej będą to właśnie systemy Microsoftu – ze względu na ich ogromną popularność.

Bez względu jednak na to, jaki system wybierzemy i na jaki model działalności on-line się zdecydujemy, zawsze powinniśmy kierować się zasadą, żeby nie ograniczać sobie pola manewru w zakresie możliwości rozwoju w przyszłości. Każdy udany biznes, zwłaszcza w branży e-commerce, to bowiem historia dynamicznego dostosowywania się do potrzeb rynku i wciąż rosnących oczekiwań klienta.

Autorem wpisu jest

Andrzej Drelich, JCommerce

MS Dynamics Developer

Od ponad dwudziestu lat zajmuje się projektowaniem, dostarczaniem i utrzymaniem rozwiązań IT, wspomagających funkcjonowanie i rozwój przedsiębiorstw. Specjalista w dziedzinie technologii Microsoft oraz systemów ERP.

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami