Cyfrowy system
przechowywania i przepływu dokumentów

Euro-Centrum SA | Case studies | 10.09.2008 | Czas czytania: 2 minuty

Platforma usprawniająca komunikację i obieg dokumentów w firmie, jest jedną z najszybciej zwracających się inwestycji. Szybki dostęp do przechowywanych danych i dokumentów umożliwia niezwłoczne podejmowanie odpowiednich decyzji biznesowych. A to właśnie one mają kluczowy wpływ na efektywność organizacji.

Wyzwanie - usprawnienie systemu komunikacji i przepływu danych w rozwijającej się organizacji.

Grupa Euro-Centrum przechowywała wszystkie dokumenty w formie papierowej lub plikach Excel i e-mailach, które w razie potrzeby były drukowane. Każdy papierowy dokument trafiał do działu administracyjnego, gdzie był ręcznie kopiowany, a następnie dystrybuowany do odpowiednich osób w poszczególnych działach firmy.

Wraz z rozwojem organizacji proces ten okazywał się coraz bardziej nieefektywny i skomplikowany. Przepływ dokumentów w takiej formie nie podlegał szczegółowej rejestracji na każdym etapie, a zagubienie pisma oznaczało niejednokrotnie jego całkowite utracenie, bez możliwości odtworzenia. Aby temu zaradzić oraz dopasować się do wymogów określonych w certyfikacji ISO, Grupa Euro-Centrum zdecydowała się na wprowadzenie systemu wspierającego komunikację i przepływ dokumentów wewnątrz organizacji.

Rozwiązanie w pełni odpowiadające potrzebom użytkownika

Grupa Euro-Centrum znała swoje potrzeby, dlatego analiza przedwdrożeniowa miała na celu odpowiedni dobór systemu oraz technologii, które zapewniłyby jak najszybszą i najskuteczniejszą implementację. W efekcie wybór padł na Microsoft Office SharePoint Server -nowoczesną platformę informatyczną, która umożliwia skuteczną komunikację pomiędzy użytkownikami, zapewnia stały dostęp do informacji i dokumentów online oraz ich szybką aktualizację, bądź przesłanie. Ze względu na swą modułową budowę system ten mógł być dalej rozbudowywany w zależności od potrzeb danej organizacji, poprzez dodawanie do niego kolejnych aplikacji (np. systemu klasy CRM czy generatora dokumentów i raportów, zarządzania projektami). Cecha ta okazała się kluczowa w procesie decyzyjnym.

Zaimplementowane elementy platformy SharePoint uwzględniły udostępnianie podstawowych funkcjonalności oraz ogólnych informacji o firmie, takich jak struktura organizacyjna, kalendarz firmowy, Wiki, biblioteka dokumentów i szablonów firmowych, wyszukiwarka, FAQ. Platforma została przygotowana do rozbudowy o podstrony projektowe i działowe, gdzie przechowywane są dokumenty dostępne tylko dla wyznaczonych osób w organizacji oraz o możliwość składania różnego rodzaju wniosków (wnioski urlopowe, zapotrzebowania sprzętowe, zgłaszanie problemów i awarii etc.).

W projekcie dla Grupy Euro-Centrum, specjaliści JCommerce w szczególności skupili się na rozszerzeniu funkcjonalności związanej z zarządzaniem dokumentami oraz przygotowaniem i zaimplementowaniem dedykowanych kontrolek (tzw. Web Parts). Zdalny dostęp do platformy umożliwiony został dzięki usłudze OneDrvie, czyli lokalizacji w chmurze.

Realne korzyści biznesowe

  • Łatwy i szybki dostęp do informacji

    Wdrożenie rozwiązania zapewniło pracownikom Grupy Euro-Centrum łatwy i szybki dostęp do precyzyjnie wyszukanych informacji, które mogą być zlokalizowane w miejscach takich jak: biblioteki dokumentów, repozytoria, pliki, odnośniki do innych stron www czy tez do folderów publicznych Microsoft Exchange.

  • Poprawienie komunikacji i współpracy wewnątrz firmy

    Dzięki narzędziom aplikacji SharePoint (Wiki, blogi i kalendarze), które umożliwiają współdzielenie informacji, w Grupie Euro-Centrum zdecydowanej poprawie uległ proces komunikacji wewnętrznej, co przełożyło się na efektywność pracy i skróciło czas podejmowania kluczowych decyzji dla rozwoju organizacji

  • Kontrola obiegu dokumentów

    Platforma SharePoint umożliwia sformalizowanie przepływu dokumentacji wewnątrz organizacji. Kompleksowo zastąpiła ona poprzednią, papierową wersję ksiąg obiegu dokumentów, w których rejestrowano całą przychodzącą i wychodzącą korespondencję. Aktualnie, każdy dokument przypisany do odpowiedniego pracownika lub działu, a jego wyszukanie możliwe jest na wielu poziomach, co również skraca czas całego procesu.


Grupa Euro-Centrum

Organizacja skoncentrowana na rozwoju technologii energooszczędnych i poszanowaniu energii w budynkach. W ramach Grupy działa m.in. Euro-Centrum Park Naukowo-Technologiczny, Euro-Centrum Park Przemysłowy, Euro-Centrum Klaster Technologii Energooszczędnych. Jej adresatem są wszystkie podmioty, które chcą najpierw rozwijać, a następnie wprowadzać na rynek innowacyjne rozwiązania z obszaru pozyskiwania energii odnawialnej oraz efektywnego gospodarowania energią w budynkach.

Autorem wpisu jest

Tomasz Krupa, JCommerce SA

.NET Project Manager

Odpowiada za realizację projektów polskich i zagranicznych, zarządzając cyklem projektowym od wyceny, poprzez analizę, aż do wdrożenia i po utrzymanie. Podlegają mu osoby specjalizujące się zarówno w technologiach webowych (ASP.NET MVC), mobilnych (Windows Phone), usługach (Web API, WCF, Web Services) oraz zajmujące się kastomizacją rozwiązań Microsoft (CRM, SharePoint, Biztalk).

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami