Berendsen Textile Service
z autorskim rozwiązaniem BI

Berendsen Textile Services | Case studies | 28.05.2012 | Czas czytania: 4 minuty

Rozproszenie informacji między kilkoma systemami informatycznymi ograniczyło skuteczność raportowania w Berendsen Textile Services. Firma postanowiła uporządkować obszar analityczny i wdrożyć system BI. 

Berendsen Textile Service (BTS) to część ogólnoeuropejskiej grupy kapitałowej. Firma specjalizuje się w wynajmie i serwisie odzieży roboczej, mat wejściowych, urządzeń higienicznych będących wyposażeniem łazienek. Z uwagi na rozproszoną architekturę IT w firmie zdiagnozowano problemy ze skutecznym raportowaniem. Zidentyfikowano problemy analityczne i narzędziowe dotyczące: 

  • zestawiania bieżącej wartości wykonywanego kontraktu z wartością z umowy oraz faktury sprzedaży,
  • rozliczania udziałów poszczególnych handlowców w sprzedaży,
  • śledzenia historii zmian w słownikach (np. kontrahentów, adresów dostawy) - efektem były niezgodności w raportach historycznych,
  • braku narzędzi służących do wszechstronnej analizy danych z zaawansowanymi możliwościami wizualizacji i personalizacji,
  • automatycznej prezentacji rachunku wyników w różnych układach oraz zestawienia planu z wykonaniem manualnego wersjonowania planów, czyli prowadzenia budżetowania w plikach Excel i przesyłania kolejnych wersji danego pliku między pracownikami.

Stan przed - mnogość źródeł informacji

Ilość wykorzystywanych w organizacji systemów IT rośnie systematycznie z roku na rok. To dobry znak. IT spełnia oczekiwania i potrzeby biznesu - dostarcza narzędzia, które wspierają codzienną pracę. Jednak z perspektywy obszaru raportowania wielość rozwiązań staje się w wyzwaniem. Podobnie było w przypadku Berendsen Textile Service. W BTS funkcjonowało kilka systemów transakcyjnych rejestrujących operacje biznesowe.

Główną aplikacją było dedykowane oprogramowanie SQL, którego podstawowym zadaniem była ewidencja słowników wykorzystywanych w poszczególnych procesach, zarządzanie kontraktami specyfikującymi warunki współpracy z odbiorcami i zarządzaniem łańcuchem logistycznym.

Kolejnym istotnym systemem był system klasy ERP - Microsoft Dynamics AX. Na potrzeby BTS rozwiązanie AX zostało poddane dedykowanym przeróbkom, które miały na celu zapewnienie integracji z pozostałymi systemami w firmie (w szczególności – importu danych z systemu SQL). Podstawowe operacje realizowane w tym systemie to ewidencja księgowa, rozrachunki z klientami, fakturowanie. 

W firmie BTS funkcjonował również uproszczony system obiegu dokumentów oparty o SharePoint Server, wykorzystywany m.in. do udostępniania dokumentów porozumień handlowych (umów) w postaci ich skanów w celu akceptacji przez przełożonych. W trakcie analizy wymagań powstał również system ewidencjonujący szczegóły dotyczące umów na wynajem odzieży roboczej (ZUSO). BTS wykorzystywała również w codziennej działaności do wprowadzania i kontroli budżetów pliki Excel.

Stan po - autorski system Business Intelligence na bazie technologii Microsoft

Zadaniem JCommerce podczas projektu było zaimplementowanie kompleksowej architektury rozwiązania, które obejmowało:

  • obszar STAGE, czyli obszar przejściowy umożliwiający wstępne czyszczenie i agregację danych zasilanych z systemów źródłowych klienta,
  • procesy ETL zasilające hurtownię danymi,
  • hurtownię danych pozwalającą na zapisanie kompletnej historii zmian słownikowych i transakcyjnych,
  • bazę analityczną OLAP z funkcjonalnością zapisywania w niej planów z poziomu dedykowanych formatek w Excelu,
  • portal Business Intelligence wraz z dedykowanymi kokpitami.

Podczas realizacji projektu firma JCommerce wykorzystała: 

  • serwer bazodanowy Microsoft SQL Server 2008R2,
  • Analysis Services,
  • Integration Services,
  • Reporting Services,
  • Microsoft SharePoint Server 2010
  • Microsoft Office.

Nowe funkcjonalności raportowe, które wykorzystuje Berendsen Textile Service dzięki autorskiemu systemowi BI: 

  • tworzenie raportów z wykorzystaniem narzędzi Report Designer i Report Builder,
  • publikacja raportów i ich elementów na platformie SharePoint
  • budowa kokpitów/dashboardów z wykorzystaniem narzędzia Dashboard Designer,
  • automatyzacja procesu dystrybucji raportów,
  • natywna integracja z pakietem Office (wbudowana, charakterystyczna dla technologii Microsoft),
  • obecność centralnego modelu analitycznego zrozumiałego dla użytkowników biznesowych.


Bezpośrednie korzyści projektowe: 

  • uproszczenie mechanizmów dostępu do informacji dla kadry różnego szczebla poprzez utworzenie jednego źródła informacji,
  • wprowadzenie intuicyjnych narzędzi raportowych, umożliwiających definiowanie zindywidualizowanych raportów dla użytkowników,
  • możliwość bieżącej analizy działalności operacyjnej poprzez zestawianie wartości z umowy (ZUSO) / kontraktu (SOL) / faktury (AX),
  • automatyzacja procesów planistycznych,
  • możliwość szybkiego konfrontowania planu z wykonaniem, a tym samym – sprawnego podejmowania istotnych decyzji strategicznych.


Nowy wymiar sprzedaży i procesów planistycznych

Do otrzymanych korzyści po implementacji rozwiązań BI możemy przede wszystkim zaliczyć sprawne prowadzenie analiz sprzedażowych i finansowych oraz usprawnienie procesów planistycznych. 

Możliwości systemu w obszarze sprzedaży:

  • analiza wyników sprzedaży w układzie produktowym,
  • klasyfikacja klientów wg układów: nowy vs. obecny klient, zakład produkcyjny, adres dostawy, branża, obrót,
  • analiza wyników sprzedaży zgodnie z informacjami zapisanymi w kontrakcie,
  • analiza danych w układzie sieci sprzedaży (lista przedstawicieli handlowych),
  • analiza danych względem regionów handlowych (na podstawie przypisania adresu dostawy do zakładu produkcyjnego),
  • analiza danych prezentujących 3 stany informacji: wartość wynikająca z pierwotnych założeń umowy, wartość bieżąca kontraktu, wartość z faktury sprzedaży,
  • możliwość filtrowania analizowanych danych na podstawie typu dokumentu źródłowego.


Możliwości systemu w obszarze finansowym:

  • analiza danych w układzie podstawowego planu kont księgowych na poziomie pojedynczych kont lub syntetycznym,
  • klasyfikacja danych w układzie MPK (w miejscu powstania kosztu),
  • klasyfikacja danych w układzie segmentów,
  • klasyfikacja danych w układzie działów,
  • prezentacja danych z transakcji księgowych w układzie rachunku wyników P&L (zysków&kosztów),
  • prezentacja danych z transakcji księgowych w standardzie grupowego rachunku wyników,
  • konfrontacja danych planistycznych z faktycznym wykonaniem przy użyciu tego samego źródła analitycznego w układzie rachunku P&L i grupowego.

Możliwości systemu w obsłudze procesów planistycznych:

  • wprowadzanie planów w dedykowanych formatkach planistycznych,
  • zapis pozycji budżetowych bezpośrednio do bazy analitycznej,
  • wersjonowanie planów,
  • generowanie zestawień budżetowych w pożądanych przez klienta układach.

BI centralnym źródłem danych w Berendsen 

Pracownicy firmy Berendsen użytkujący rozwiązanie są bardzo zadowoleni z uzyskanych efektów wdrożenia. Procesy raportowania i planowania w firmie uległy znacznemu uproszczeniu dzięki zastosowaniu jednego, zcentralizowanego źródła informacji. Wszyscy użytkownicy systemu zostali przeszkoleni, a w niedalekiej przyszłości planowany jest dalszy rozwój platformy analitycznej. A tak zakończenie prac podsumowuje Piotr Zyguła, prezes JCommerce SA:

„Nasi specjaliści nie tylko wdrożyli funkcjonalne rozwiązanie BI, spełniające złożone wymagania użytkowników biznesowych, lecz również przygotowali pracowników działu IT firmy Berendsen do samodzielnego utrzymania rozwiązania, jak również dalszego rozszerzania jego funkcjonalności”.

Piotr Zyguła, CEO

 

Autorem wpisu jest

Ewelina Hepner, JCommerce SA

Business Intelligence Project Manager

Od 2010 roku zajmuje się zarządzaniem projektami IT w różnych technologiach. Jest absolwentką studiów inżynierskich z zakresu informatyki, magisterskich z finansów oraz podyplomowych z zarządzania projektami. Obecnie koordynuje pracę działu Business Intelligence w JCommerce. Posiada duże doświadczenie we wdrażaniu systemów klasy ECM, prowadzeniu analizy biznesowej, projektowaniu i implementacji hurtowni danych, budowaniu procesów ETL oraz kierowaniu zespołami specjalistów.

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami