Analiza przedwdrożeniowa fundamentem
skutecznego systemu Business Intelligence

Artykuły eksperckie | 18.03.2016 | Czas czytania: 7 minut

Jak rozpocząć wdrożenie i budowę rozwiązania Business Intelligence by spełniało swój najważniejszy cel, czyli wymagania użytkowników? Dlaczego nie można zignorować analizy przedwdrożeniowej, kto i w jaki sposób powinien ją przeprowadzić? Jakich efektów należy oczekiwać z poprawnie przeprowadzonej analizy?

Obecnie w wielu firmach pojawia się coraz silniejsza potrzeba efektywniejszego wykorzystania danych związanych z działalnością biznesową. Każdego dnia systemy informatyczne służące do obsługi rozmaitych procesów (takich jak produkcja, handel, administracja), wypełniają się nowymi informacjami. Większość menedżerów i właścicieli firm ma świadomość, że posiadane dane, po odpowiednim przetworzeniu i zaprezentowaniu, mogłyby znacznie wspomóc podejmowanie decyzji w przedsiębiorstwie. Brak systemu Business Intelligence sprawia, że wykorzystanie pełnego potencjału firmy staje się zadaniem niemożliwym. Pojawia się pytanie - jak zabrać się za stworzenie takiego systemu?

Na polskim rynku obecnych jest wielu dostawców rozwiązań Business Intelligence. Często oferują podobne narzędzia, lecz różni ich skala działania, zasoby i doświadczenie zdobyte podczas wdrożeń. Tym, co powinno ich łączyć, jest przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej na samym początku projektu. To pierwszy i najważniejszy etap budowy systemu BI. Jego niewłaściwe przeprowadzenie generuje niemałe kłopoty na etapie korzystania z gotowego oprogramowania.

Etapy wdrożenia systemu Business Intelligence

Etapy wdrożenia systemu Business Intelligence


Dlaczego warto wykonać analizę przedwdrożeniową?

Jaka jest prawdziwa wartość analizy przedwdrożeniowej? Najlepiej zobrazuje ją sytuacja w firmie, w której zrezygnowano z wykonania analizy przed wdrożeniem systemu. Oto przykład. Pan Jan jest prezesem firmy produkcyjno-handlowej w branży spożywczej. Głównymi produktami firmy są dżemy owocowe. Od wielu lat przedsiębiorstwo korzysta z systemu klasy ERP, wspierającego zarządzanie produkcją i magazynami, sprzedaż, finanse i księgowość. Ostatnie miesiące to dla firmy czas zmagań z konkurencją. Wśród działań, którym Zarząd nadał najwyższy priorytet, jest wdrożenie systemu umożliwiającego podejmowanie decyzji budujących przewagę rynkową. Zadanie powierzono panu Markowi, na co dzień kierującemu firmową administracją (księgowość, kadry, płace). Mimo braku doświadczenia w temacie znajomości oprogramowania analityczno-raportowego, udało mu się doprowadzić do wdrożenia systemu Business Intelligence. Na początku nic nie zapowiadało jakichkolwiek problemów. Zakupione rozwiązanie pracowało bez zarzutu. W pewnym momencie pan Jan poprosił o pilne przygotowanie raportu na temat zmian w sprzedaży, prezentującego zależności między źródłem dostaw owoców a produkcją dżemu. Informacja ta miała pomóc w wyborze dostawcy, który zapewnia najlepszą jakość przy rozsądnej cenie. Miało to ustabilizować sprzedaż na rynku końcowym. Szybko okazało się jednak, że uzyskanie tego pozornie łatwego do przygotowania raportu było niemożliwe. Dlaczego? System nie rejestrował wszystkich niezbędnych informacji, a ponadto nie pozwalał na zdefiniowanie sensownego raportu pokazującego zależność między zjawiskami z różnych sfer działania firmy. To konsekwencja niewłaściwego zaprojektowania systemu BI i istotnych zaniedbań na etapie analizy przedwdrożeniowej. Dostawca oprogramowania nie wiedział, jakie potrzeby informacyjne mogą się pojawiać, nie był więc w stanie uwzględnić ich w systemie. Efektem była frustracja pana Jana i przekonanie, że firma wybrała niewłaściwe rozwiązanie, a także nieprzyjemności, które spotkały pana Marka.

Planujesz wdrożenie systemu Business Intelligence? Masz pytania?

 

Co można zatem zyskać dzięki analizie?

Firmy zainteresowane wdrożeniem systemu BI pytają o konkretne korzyści płynące z przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej. Dobrze zaprojektowany, spełniający wszystkie wymagania użytkowników biznesowych system BI jest wartością kluczową. Brak analizy przedwdrożeniowej w konsekwencji najczęściej prowadzi do tego, że zbudowane rozwiązanie nie spełnia podstawowych oczekiwań firmy. Rezultatem jest brak możliwości uzyskania pożądanej informacji, pomimo posiadania odpowiednich danych w systemach źródłowych. Produkt ostateczny, czyli system BI, zostaje dostosowany do wymagań ogólnych, a nie do oczekiwań konkretnych użytkowników. Nie spełnia zatem wszystkich potrzeb, nie jest wystarczająco elastyczny i nie dostarcza pożądanych analiz w odpowiedniej formie lub czasie.

Ważne jest aby poznać oczekiwania użytkowników końcowych rozwiązania już na samym początku projektu. Nawet wtedy, jeśli plan zakłada dostarczenie rozwiązania częściowego, co w przypadku rozwiązań BI jest jak najbardziej możliwe. W sytuacji, gdy dane kluczowe wymaganie użytkownika biznesowego zostanie zidentyfikowane za późno, w momencie kiedy system lub jego część już powstała, realizacja tego wymagania może być trudna i czasochłonna, a czasem wręcz niemożliwa. Powoduje to duże straty czasowe i finansowe – często okazuje się bowiem, że najkorzystniejszym rozwiązaniem jest rozpoczęcie projektu od nowa.

Analiza przedwdrożeniowa w liczbach

Analiza przedwdrożeniowa w liczbach

Kto przeprowadza analizę?

Za przeprowadzenie analizy odpowiedzialny jest zespół projektowy składający się zarówno z przedstawicieli dostawcy usługi (analityk biznesowy, architekt systemu), jak i pracowników firmy zainteresowanej wdrożeniem systemu. Wielkość i skład zespołu zależny jest od skali działania firmy i stopnia złożoności samej analizy. Na poniższej ilustracji został zaprezentowany typowy skład zespołu.

Uczestnicy analizy przedwdrożeniowej

Uczestnicy analizy przedwdrożeniowej
Jak długo może trwać analiza?

Ogólne określenie czasu trwania analizy przedwdrożeniowej jest zadaniem trudnym. Na czasochłonność wpływa bowiem wiele czynników: zakres analizy, liczba analizowanych obszarów, liczba raportów oczekiwanych przez przyszłych użytkowników. Czas trwania analizy przedwdrożeniowej wyceniany jest indywidualnie dla każdego projektu, na podstawie konsultacji, podczas których ustalany jest ogólny zakres usługi. Rozmowy te prowadzą do określenia analizowanych obszarów i kontekstów analiz oraz usystematyzowania informacji o źródłach danych i przyszłych użytkownikach. Pomocne przy wycenie analizy są także informacje na temat oczekiwań wobec systemu BI. Uzyskiwane są one za pomocą kwestionariusza wypełnianego przez pracowników firmy planującej wdrożenie. Gdyby pokusić się o uśrednienie czasu trwania analizy, to można powiedzieć, że będą to 2-3 miesiące. Dotyczy to analizy obejmującej kilka podstawowych obszarów. W przypadku pojawienia się kolejnych obszarów czasochłonność wzrasta.

Jaką formę ma efekt końcowy analizy?

Niełatwym zadaniem jest również zdefiniowanie jednego stałego szablonu dokumentu analizy przedwdrożeniowej. Zawartość takiego dokumentu zależy w dużym stopniu od specyficznych potrzeb firmy zlecającej prace. Przykładowa struktura i zawartość dokumentu analizy powinna zawierać przedstawione poniżej elementy.

1. Wprowadzenie:

  • Cel dokumentu
  • Funkcje i perspektywa produktu
  • Opis działalności firmy

2. Model biznesowy lub stan aktualny obszarów będących przedmiotem analizy; np. opcjonalnie, w zależności od projektu, w tym punkcie można ująć:

  • Obiekty biznesowe
  • Procesy biznesowe
  • Reguły biznesowe
  • Model klas

3. Projekt rozwiązania:

  • Ogólna koncepcja
  • Architektura systemu
  • Wielowymiarowy model danych
  • Wielowymiarowe modele danych wszystkich obszarów
  • Wymiary - Projekt struktury tabel (Atrybuty, Hierarchie, Źródła danych, Wskazówki dla procesów ETL)
  • Fakty – Projekt struktury tabel (Miary-w tym miary kalkulowane, Źródła danych, Wskazówki dla procesów ETL

4. Analizy:

  • Raporty
  • KPI
  • Dashboardy

5. Fizyczna struktura danych
6. Zasilanie hurtowni danych
7. Testy rozwiązania
8. Pozostałe wymagania:

  • Administracja
  • Bezpieczeństwo
  • Dostępność
  • Front-End
  • Skalowalność rozwiązania
  • Technologia

9. Ryzyko projektu
10. Możliwości rozwoju

Mamy analizę, co dalej?

Efektem finalnym analizy przedwdrożeniowej jest pełny lub częściowy projekt systemu Business Intelligence. Właścicielem dokumentacji i projektu systemu staje się firma zlecająca analizę. Oznacza to, że może ona w dowolnym momencie wykorzystać jej efekty do stworzenia odpowiedniego oprogramowania. Niekoniecznie więc wykonawca analizy musi stać się automatycznie producentem i dostawcą systemu BI.

Autorem wpisu jest

Ewelina Hepner, JCommerce SA

Business Intelligence Project Manager

Od 2010 roku zajmuje się zarządzaniem projektami IT w różnych technologiach. Jest absolwentką studiów inżynierskich z zakresu informatyki, magisterskich z finansów oraz podyplomowych z zarządzania projektami. Obecnie koordynuje pracę działu Business Intelligence w JCommerce. Posiada duże doświadczenie we wdrażaniu systemów klasy ECM, prowadzeniu analizy biznesowej, projektowaniu i implementacji hurtowni danych, budowaniu procesów ETL oraz kierowaniu zespołami specjalistów.

Komentarze

  • Aktualnie brak komentarzy.

Skontaktuj się z nami