Agile w digitalizacji przemysłu

Artykuły eksperckie | 18.07.2018 | Czas czytania: 9 minut

Od czasu pierwszych wzmianek na temat Industry 4.0 upłynęło już ponad 6 lat. W ciągu tego czasu proces ten, określany mianem czwartej rewolucji przemysłowej, na całym świecie nabrał już bardzo dużego tempa. Wiele organizacji z branży przemysłowej zmaga się z trudnościami transformacji cyfrowej, której celem powinna być automatyzacja i digitalizacja procesów na właściwie każdym poziomie organizacji. Skala tego przedsięwzięcia jest jednak ogromna, więc niestety wiele z podejmujących to wyzwanie organizacji odpadnie w przedbiegach z powodu źle zaplanowanych i prowadzonych projektów transformacyjnych.

Sztuka wojenna w Industry 4.0

W roku 500 p.n.e. chiński generał i strateg wojenny Sun Tzu uczył swoich dowódców, że istotą wojny jest szybkość, a spryt ma w bitwie kluczowe znaczenie. Dziś w dobie czwartej rewolucji przemysłowej, mądrość Sun Tzu sprzed 2500 lat jest wyjątkowo aktualna. Digitalizacja to zmiana przede wszystkim kulturowa – dyrektorzy i managerowie działów HR muszą wiedzieć, jak wszechobecne, inteligentne technologie wypływają na ich organizację, zmieniając siłę roboczą i rozwijając produktywność. 

Podstawy

Po pierwsze musimy zrozumieć, czym jest proces digitalizacji przemysłu. Możliwy jest on wszędzie tam, gdzie procesy produkcyjne da się zmierzyć, a następnie wykonać analizę danych. Przydatne będzie tutaj także zrozumienie takich pojęć jak uczenie maszynowe (Machine Learning), sztuczna inteligencja (Artifical Inteligence) oraz Big Data. Wszystkie te elementy wspierają proces digitalizacji oraz prowadzą do poszerzenia możliwości procesów produkcyjnych, wsparcia klientów i oczywiście wzrostu rentowności produkcji.

Zespół zajmujący się digitalizacją powinien obrać za cel ciągły rozwój procesów produkcyjnych, a także udoskonalanie strategii produktu lub usług na rynku. Wiążą się z tym określone cechy, którymi musi wyróżniać się zespół odpowiadający za proces transformacji cyfrowej:

  1. Ukierunkowanie na realizację celów biznesowych.
  2. Duży poziom zaangażowania – warto na początku pracy zespołu jasno określić zasady dotyczące pracy i ról poszczególnych osób.
  3. Umiejętności współpracy każdego członka zespołu i doskonała komunikacja.
  4. Kreatywność.

Dlaczego kreatywność? To dzięki niej dostrzegamy połączenia między różnymi elementami i potrafimy zobaczyć coś, na co inni nie zwrócili dotychczas uwagi. 

„Kreatywność to po prostu łącznie ze sobą rzeczy. Kiedy zapytasz kreatywną osobę jak to zrobiła, poczuje się trochę winna ponieważ w pewnym sensie tego nie zrobiła, po prostu coś zauważyła. Po pewnym czasie jest to dla niej oczywiste, ponieważ była w stanie połączyć doświadczenia i przez syntezę stworzyć nowe rzeczy.” – Steve Jobs

Agile/Scrum jako metodologia transformacji cyfrowej

Podejście Agile/Scrum to jeden z czynników, który pozwala wielu koordynatorom transformacji cyfrowej osiągać sukcesy. Stosowanie właściwej metodologii umożliwia wyznaczanie ROI mierzonego nie w latach, lecz w miesiącach. Dlaczego Agile? Jest to najlepszy sposób pracy zawsze wtedy, kiedy równocześnie musimy się uczyć i wyciągać wnioski. Agile opisuje zestaw technik, opartych o proste zasady, które koncentrują się na wartości i eliminowaniu strat.  Dlaczego Scrum? Rugbiści określają tym mianem tzw. „młyn”, który polega na ponownym wprowadzeniu piłki do gry, poprzez zwartą formację, składającą się z kilku osób. Współpracując ze sobą zawodnicy przepychają przeciwnika, uwalniając piłkę. W środowisku developerów Scrum to sposób organizacji współpracy, opierający się na samoorganizujących i szybko adaptujących się zespołach.

Pięć Wartości Scrum:

  1. Odwaga (Courage)
  2. Skupienie (Focus)
  3. Otwartość (Openness)
  4. Zaangażowanie (Commitment)
  5. Szacunek (Respect)

Przygotowanie

Punktem wyjścia jest znalezienie odpowiedniego projektu. Na początku wybierz taki, który szybko przyniesie korzyści. Skup się na celu, który możesz zrealizować bez angażowania dodatkowych zasobów i środków, i który możesz zrealizować w ciągu maksymalnie 20 dni roboczych. Wybrany projekt musi posiadać jasno określony „Home Run”, czyli wskaźnik, który poinformuje Cię o sukcesie i zamknięciu projektu.

Bardzo ważne jest, żeby twój pierwszy projekt był dostrzegalny w całej organizacji i twoim obszarze. Głównym jego celem jest zademonstrowanie, że zespół może rozwinąć, a także urzeczywistnić nowe innowacyjne pomysły. Pierwszy projekt musi być więc dobrze widoczny w firmie. Ponadto będzie potrzebował wsparcia zespołu zarządzającego, żeby wywołać poczucie pilności. Najważniejsze jest, aby dostarczyć wymierną wartość w jak najkrótszym czasie. Zadbaj o to, żeby sukces projektu odbił się szerokim echem – to pomoże ci w realizacji kolejnych projektów. 

Storyboarding

Storyboarding jest techniką wspierającą tworzenie wizji projektu. Historia użytkownika/klienta to szczegółowy opis oczekiwanych funkcji i celów. Jak ją stworzyć? Jednym ze sposobów jest zadanie pytania (użytkownikowi lub klientowi): „Jakie informacje na temat biznesu/produkcji chciałbyś znać podczas podróży służbowej, żeby móc dalej skutecznie zarządzać?”. Dla ułatwienia możesz przygotować wcześniej spis przykładowych elementów i poprosić użytkownika/klienta o wskazanie najważniejszych. Oto przykład:

OSOBA: Kierownik produkcji, odpowiedzialny za proces topienia

KLUCZOWE DANE:

  1. Zachodzące procesy chemiczne.
  2. Ilość stali w tonach na godzinę.
  3. Skład ładunku.
  4. Temperatura żelaza.
  5. Czas otwierania i zamykania otworu.
  6. Ilość personelu na dzień roboczy.

OSOBA: Dyrektor produkcji

KLUCZOWE DANE:

  1. Wielkość i terminy dostaw surowców.
  2. Sprzedaż w tonach.
  3. Wysłany towar w tonach.
  4. Reklamacje dot. jakości.
  5. Generowane straty.
  6. Prognozy sprzedaży.

Dzięki powyższym danym, wymienione osoby mogłyby wykonywać swoje obowiązki z dowolnego miejsca na świecie, korzystając jedynie z urządzeń mobilnych i odpowiednich aplikacji. Taki zestaw danych można utworzyć bez większego trudu także dla zamawiających/klientów.

Poszukujesz programisty lub doświadczonego zespołu scrumowego?

 

Niech każdy z powyższych podpunktów stanowi oddzielny projekt, który zakłada umieszczenie określonych danych oraz dodanie nowych funkcjonalności do systemu ERP przedsiębiorstwa. Dla przykładu, zespół decyduje się na projekt umieszczenia w systemie danych o temperaturze żelaza. Określa, gdzie i kiedy dane będą trafiać do systemu. Początkowo mogą być wprowadzane ręcznie, np. co godzinę, co jest dopuszczalne na wstępnym etapie, aby ocenić, czy jakość danych jest wystarczająca. W późniejszym czasie dane będą trafiały do systemu bezpośrednio z czujnika.

Kiedy storyboard jest gotowy, zespół rozpoczyna prace nad planowaniem realizacji projektu. Ustalane są szczegóły projektu: skąd będą pochodzić dane, jak będzie wyglądał ekran aplikacji, jakie będą kryteria walidacji, jak dane będą prezentowane na urządzeniach mobilnych itd.

Budowanie zespołu

Twój zespół powinien składać się z nie więcej niż pięciu do dziewięciu osób. Najlepiej niech to będą osoby z różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, np. managerowie produkcji, czy manager generalny. Jeśli w firmie odbywają się poranne spotkania managerów kluczowych obszarów firmy, może się okazać, że są tam wszyscy kogo trzeba. Ważne jest, żeby co najmniej jeden z członków zespołu pochodził z działu informatycznego, aby pomóc w nadzorowaniu potrzeb związanych z zasobami IT. 

Przy budowaniu zespołu należy ustalić następującą strukturę personelu.

Product Owner:

  • Jest właścicielem wizji projektu
  • Zarządza informacją w zespole
  • Podejmuje ostateczne decyzje
  • Akceptuje lub odrzuca efekty pracy
  • Product Owner „buduje właściwe rzeczy”

Scrum Master:

  • Jest czynnikiem zmiany
  • Zapewnia produktywność
  • Zapewnia współpracę w zespole
  • Organizuje regularne spotkania, podczas których członkowie zespołu raportują co zostało zrobione i nad czym obecnie pracują
  • Rozwiązuje problemy zespołowe
  • Monitoruje pracę by minimalizować przestoje
  • Minimalizuje ilość elementów, nad którymi zespół pracuje w danej chwili

Zespół:

  • Tworzy szczegółowe plany
  • Zatwierdza wykonanie elementu
  • Koncentruje się na ciągłym dostarczaniu funkcji wysokiej jakości
  • Generuje alternatywne rozwiązania dla Product Ownera
  • Zarządza własną pracą

Najbardziej skuteczny zespół to taki, który współpracuje ze sobą oraz spotyka się co najmniej raz dziennie, żeby podsumować osiągnięcia, aktualnie prowadzone prace oraz wszelkie możliwe trudności. Ważne jest, żeby zachęcać zespół do kreatywności podczas każdego spotkania.

Pierwszy projekt

„Zobaczyć to uwierzyć”, to powód dla którego twoja firma powinna podjąć się pierwszego projektu digitalizacyjnego. Upewnij się, że wszystkie wstępne wymagania zostały spełnione:

  • wybór odpowiednich ludzi do zespołu, posiadający zarówno kompetencje techniczne, jak i biznesowe,
  • właściwe uzasadnienie biznesowe,
  • zapoznanie i przygotowanie zespołu do pracy w Scrum/Agile,
  • wybór odpowiedniej metody zarządzania,
  • upewnienie się, że wybrany projekt jest zgodny ze sposobem myślenia firmy.

Każda firma działa inaczej. Korzyścią Scrum/Agile jest zdolność zespołu projektowego do podejmowania szybkich decyzji, z którymi każdy członek zespołu jest zaznajomiony. Łatwo wyhamować projekt, gdy zespół projektowy jest stworzony z osób z różnych działów, mających różne potrzebny. Dlatego czasami lepiej jest ograniczyć swój pierwszy projekt tylko do jednego działu. Naszym celem jest wykazanie się kreatywnością i współpracą, będzie to łatwiejsze do osiągnięcia poprzez ludzi, którzy już się znają.

Prototypowanie

Tworzenie niepełnej, lecz funkcjonalnej w określonym zakresie wersji rozwiązania to dobre podejście do tworzenia energii i ekscytacji w zespole. Jak stwierdziliśmy, "Zobaczyć to uwierzyć", prototypowanie daje możliwość zobaczenia i poczucia, że twój projekt ożywa. Co więcej, pozwala przetestować zaprojektowane funkcjonalności i wyeliminować ewentualne błędy lub uwzględnić brakujące procesy. Jeśli zdecydujesz się umieścić swój projekt w produkcji, ważne jest, aby mieć plan wycofania, który nie wpłynie na działanie twojej firmy.

Na zakończenie

Jeśli twoi współpracownicy podchodzą do ciebie i pytają, czy mogą używać twojego produktu lub kiedy inna firma chce się dowiedzieć, jak to zrobiłeś, wiesz, że wybrałeś odpowiedni projekt. Dzięki swojemu sukcesowi udowodniłeś, że:

  1. Możesz opracować aplikację o wysokiej wartości w krótkim czasie, 20 dni lub krócej.
  2. Biznes, poziom produkcji i technologia, mogą razem tworzyć wspaniałe rzeczy.
  3. Możesz osiągać znakomite cele z pomocą małego zespołu i przy niewielkich kosztach.

I ponownie starożytny generał Sun Tzu może Ci zaoferować swoją mądrość: „Jeśli znasz już wroga i jeśli znasz siebie, nie musisz obawiać się wyniku setek bitew.”

Przeczytaj więcej na temat metodologii Scrum: Cztery pułapki czyhające na Scrum Masterów w codziennej pracy

Autorem wpisu jest

Paweł Dyrda, JCommerce

Project Manager

Od 9 lat związany z branżą IT oraz z Service i Project Managementem. W JCommerce pełni rolę Project Managera i Scrum Mastera w projekcie dla niemieckiego klienta.

Komentarze

  • Przemek Stochel dnia 2018-07-18 10:32:25
    Paweł, w artykule brakuje mi pomysłu na "wyrwanie" 5-9 osób z ich codziennej pracy do tego nowego projektu na ok 20 dni. Może nowa pozycja Timesheet - "projekty 20 dni"? Pozdrawiam Przemek

Skontaktuj się z nami